Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvaus on tiedonhallintalain mukainen yhteenveto Diakin tietoaineistoista ja niiden käyttötarkoituksista. Kuvaus sisältää myös esimerkkejä hakutekijöistä, joilla tietoa voidaan hakea mainituista järjestelmistä.

Tietoaineistolla tarkoitetaan asiakirjoja ja asiakirjallista tietoa.

Diakin tietosuojaselosteet löytyvät Tietosuoja-sivulta.

Tietopyynnön tekeminen

Tietopyynnöt toimitetaan Diakonia-ammattikorkeakoulun kirjaamoon kirje- tai sähköpostilla (kirjaamo@diak.fi) ja siitä tulee käydä selvästi ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Huomaathan tietopyyntöihin liittyvät käsittelymaksut.

Salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin. Näissä tapauksissa asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Lisäksi voidaan pyytää myös muita lisätietoja, jos luovuttamisen edellytysten selvittäminen niin vaatii.

Huom! Jos olet Diakin opiskelija, niin pääset itse tarkistamaan ja muokkaamaan sinusta rekisteröityjä tietoja MyDiakissa.

Yleishallinto

Yleishallinnon tietoaineistot ovat pääasiallisesti Diakin johtamiseen, kehittämiseen ja hallintoon liittyviä asiakirjoja sekä päätöksiä, kokousasioita ja sopimuksia. Osa tiedoista on salassa pidettäviä.

Tietoaineistot on pääosin tallennettu asianhallintajärjestelmään.

Esimerkkejä hakutekijöistä:

  • päätöksen tai asian nimi, otsikko ja sisältö
  • päätöksen tai asian päivämäärä
  • sopimusosapuolten nimet
  • asiakirjatyyppi.

Osa aineistoista julkaistaan Diakin verkkosivuilla (esim. laatukäsikirja ja strategia). Muilta osin tietoaineistot eivät ole julkisesti saatavilla avointen rajapintojen kautta.

Henkilöstöpalvelut

Henkilöstöpalveluiden tietoaineistot liittyvät henkilöstö- ja työsuhdeasioiden suunnitteluun, hoitoon, seurantaan ja tilastointiin, rekrytointiin sekä palkan ja palkkioiden maksatukseen. Osa tiedoista on salassa pidettäviä.

Henkilöstöpalveluiden tietoaineistoja käsitellään pääasiallisesti henkilöstöjärjestelmässä (sisältää rekrytointijärjestelmän), työajan seurannan järjestelmässä ja asianhallintajärjestelmässä. Järjestelmät ovat Diakin sisäisiä.

Esimerkkejä hakutekijöistä:

  • henkilön nimi
  • päätöksen tai asian nimi
  • päätöksen tai asian käsittelypäivämäärä.

Henkilöstön yhteystiedot ovat saatavilla Diakin verkkosivujen kautta. Muilta osin tietoaineistot eivät ole julkisesti saatavilla avointen rajapintojen kautta.

Taloushallinto

Taloushallinnon tietoaineistot liittyvät lakisääteisen kirjanpidon ja tilinpäätöksen hoitamiseen, budjetointiin, seurantaan ja sisäiseen laskentaan, maksuliikenteen hoitamiseen, laskuttamiseen sekä hankintojen suunnitteluun ja toteuttamiseen. Osa tiedoista on salassa pidettäviä.

Taloushallinnon tietoja käsitellään taloushallinnon järjestelmissä, matkahallinnon järjestelmissä ja asianhallintajärjestelmässä.

Esimerkkejä hakutekijöistä:

  • asiakirjan nimi tai numero
  • hyväksyjän tai päätöksentekijän nimi
  • päivämäärä
  • yrityksen tai henkilön nimi.

Tietoaineistot eivät ole julkisesti saatavilla avointen rajapintojen kautta.

Kansainvälinen toiminta

Kansainvälisen toiminnan tietoaineistot liittyvät kansainvälisen yhteistyön ja liikkuvuuden (sekä opiskelijoiden että henkilöstön) suunnitteluun ja toteuttamiseen. Osa tiedoista on salassa pidettäviä.

Tietoaineistoja käsitellään pääosin asianhallintajärjestelmässä, liikkuvuudenhallintajärjestelmässä ja projektinhallintajärjestelmässä.

Esimerkkejä hakutekijöistä:

  • asiakirjan nimi
  • henkilön nimi
  • sopimusosapuolten nimet
  • asiakirjatyyppi
  • päätöksen nimi ja sisältö.

Tietoaineistot eivät ole julkisesti saatavilla avointen rajapintojen kautta.

Tila- ja turvallisuuspalvelut

Tila- ja turvallisuuspalveluiden tietoaineistot liittyvät toimitilojen käytettävyyteen ja turvallisuuteen, ylläpitoon ja huoltoon, kulunvalvontaan, puhelinliittymien hallinnointiin sekä poikkeamahavaintoihin. Osa tiedoista on salassa pidettäviä.

Tietoaineistoja käsitellään pääosin poikkeamahavaintojärjestelmässä, avainhallinnan järjestelmässä, kulunvalvonnan järjestelmässä sekä asianhallintajärjestelmässä.

Esimerkkejä hakutekijöistä:

  • asiakirjan tai henkilön nimi
  • puhelinnumero
  • asiakirjatyyppi
  • päätöksen nimi ja sisältö.

Tietoaineistot eivät ole julkisesti saatavilla avointen rajapintojen kautta.

Tietohallinto

Tietohallinnon tietoaineistot liittyvät tietotekniikan, tietojärjestelmien, tietoturvallisuuden ja tietosuojan suunnitteluun ja toteuttamiseen sekä käyttäjä- ja laitehallintaan. Osa tiedoista on salassa pidettäviä.

Tietoaineistoja käsitellään pääasiallisesti käyttäjähallintarekisterissä ja palvelunhallinnan järjestelmissä.

Esimerkkejä hakutekijöistä:

  • käyttäjätunnus
  • laitetunnus
  • henkilön nimi
  • henkilötunnus.

Tietoaineistot eivät ole julkisesti saatavilla avointen rajapintojen kautta.

Viestintä ja markkinointi

Viestinnän ja markkinoinnin tietoaineistot liittyvät sisäisen ja ulkoisen viestinnän ja markkinoinnin suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan. Osa tiedoista on salassa pidettäviä.

Tietoaineistoja käsitellään verkkoviestinnän alustoilla, asiakkuudenhallinnan järjestelmässä ja asianhallintajärjestelmässä.

Esimerkkejä hakutekijöistä:

  • tiedoston tai asiakirjan nimi
  • henkilön tai yrityksen nimi
  • sähköpostiosoite.

Tietoaineistot eivät ole saatavilla julkisesti avointen rajapintojen kautta.

Kirjasto-, tieto- ja julkaisupalvelut

Kirjasto- ja tietopalveluiden tietoaineistot liittyvät kirjasto- ja tietopalveluiden suunnitteluun ja toteuttamiseen, kirjastomaksujen laskuttamiseen sekä kirjaston käyttäjien asiakassuhteen hoitamiseen. Julkaisupalvelujen tietoaineistot liittyvät Diakin tuottamien julkaisutietojen jakeluun ja tilastolliseen seurantaan.

Kirjasto- ja tietopalvelujen tietoaineistoja käsitellään pääasiallisesti kirjaston asiakasrekisterijärjestelmässä ja opintohallintojärjestelmässä. Justus-julkaisutietojen tallennuspalvelun avulla kerätyt tietoaineistot talletetaan OKM:n Virta-julkaisutietopalveluun.

Esimerkkejä hakutekijöistä:

  • kirjastokortin numero
  • asiakastiedot
  • varaustunnus
  • henkilötunnus
  • kirjoittajan nimi
  • julkaisun tiedot.

Julkaisutiedot ovat haettavissa mm. Juuli- ja Tiedejatutkimus.fi -palveluissa. Tietoaineistot eivät muilta osin ole julkisesti saatavilla avointen rajapintojen kautta.

Koulutus ja opiskelijapalvelut

Koulutuksen ja opiskelijapalveluiden tietoaineistot liittyvät tutkintoon johtavan ja ei-tutkintoon johtavan koulutuksen suunnitteluun ja toteuttamiseen, opintojen käytännön toteutukseen, opiskeluoikeuden hallintaan ja tutkinnon myöntämiseen. Osa tiedoista on salassa pidettäviä.

Tietoaineistoja käsitellään pääasiallisesti asianhallintajärjestelmässä, opintohallinnon järjestelmässä sekä opiskelun asioinnin ja verkko-oppimisen järjestelmissä.

Esimerkkejä hakutekijöistä:

  • opiskelijanumero
  • ryhmätunnus
  • toteutuksen tunnus
  • henkilön nimi
  • henkilötunnus.

Opetussuunnitelmista ja jaksojen toteutuksista on saatavilla tietoa verkkosivujen kautta. Tietoaineistot eivät ole muilta osin julkisesti saatavilla avointen rajapintojen kautta.

TKI-toiminta

TKI-toiminnan tietoaineistot liittyvät Diakin tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan suunnitteluun ja toteuttamiseen, hankkeiden suunnitteluun ja toteuttamiseen sekä yhteistyön toteuttamiseen kumppaneiden ja sidosryhmien kanssa. Lisäksi TKI-toiminnan tietoaineistot sisältävät tutkimuseettiseen ohjaukseen liittyviä tietoja.

Tietoaineistoja käsitellään pääasiassa projektinhallintajärjestelmässä, asiakkuudenhallintajärjestelmässä, tapahtumanhallintajärjestelmässä, hankerahoittajien järjestelmissä, asianhallintajärjestelmässä ja matkahallintajärjestelmässä. Osa tiedoista on salassa pidettäviä.

Esimerkkejä hakutekijöistä:

  • sopimusosapuolet
  • asiakirjan nimi, sisältö ja päiväys
  • hankenumero.

Tietoaineistot eivät ole julkisesti saatavilla avointen rajapintojen kautta.

Liiketoiminta

Liiketoiminnan tietoaineistot liittyvät maksulliseen palveluliiketoimintaan: tilauskoulutusten ja -tutkimusten sekä työelämän kehittämispalveluiden suunnitteluun, toteuttamiseen ja myyntiin sekä asiakkuudenhallintaan. Osa tiedoista on salassa pidettäviä.

Tietoaineistoja käsitellään pääasiassa asianhallintajärjestelmässä, opintohallintojärjestelmässä, projektinhallintajärjestelmässä ja asiakkuudenhallintajärjestelmässä.

Esimerkkejä hakutekijöistä:

  • asiakastiedot
  • asiakirjan nimi.

Tietoaineistot eivät ole julkisesti saatavilla avointen rajapintojen kautta.