Tutustu vaihtarin muistilistaan

Vaihto-opiskelu tai harjoittelu ulkomailla on mukavaa aikaa, ja siitä pitää pystyä nauttimaan.

Ennen kuin vaihtojakso alkaa, on kuitenkin hoidettava paljon eri asioita, jotta vaihto sujuu ongelmitta.

Vaihtarin muistilistasta saat kaiken tarpeellisen tiedon vaihtoon lähtiessä ja sieltä palatessa.

Muistilista toimii tukenasi, jos vaihtoprosessin aikana herää kysymyksiä, ja siitä kannattaa käydä aika ajoin tarkistamassa, onko muistanut tehdä kaiken tarpeellisen.

Lue muistilista huolellisesti läpi vaihdon eri vaiheissa. Muistathan, että vaihto-opiskelijana sinulla on velvollisuuksia myös palattuasi Suomeen.

Sekä vaihtohakemuksen jättäminen että suurin osa vaihtojärjestelyistä hoidetaan Mobility Onlinessa. Tutustu eri vaiheisiin, jotta osaat huomioida vaihdon kuhunkin vaiheeseen liittyvät erityispiirteet.

Avaa muistilista alta!

Ennen vaihtoa

Hae vaihtoon

Hakuaikoja on kaksi kertaa vuodessa: syyskuussa ja tammi-helmikuussa. Vaihtohausta tiedotetaan Diakin nettisivuilla sen alkaessa. Vaihtohakemus tehdään Mobility Online -hakuportaalissa.

Jos et ehtinyt täyttää hakemusta tai sinulla on itse hankittu harjoittelupaikka, kysy lisätietoa kv-koordinaattoreilta. Löydät heidän yhteystietonsa sivun alalaidasta.


Osallistu valintahaastatteluun

Kun hakemuksesi on otettu vastaan, saat tiedon ilmoittautumisesta vaihtohaastatteluun.

Haastattelun tarkoituksena on selvittää opiskelijan soveltuvuus vaihtoon ja kartoittaa lopullinen vaihtokohde. Vaihtohakemuksessa ilmoitetaan kolme ensisijaista toivetta, mutta etenkin Aasiaan ja Afrikkaan suuntautuvissa vaihdoissa lopullinen vaihtokohde sovitaan haastattelussa.

Selvitä ennen vaihtohaastattelua, mistä opintokokonaisuudesta olet lähtemässä vaihtoon ja mitkä ovat tuon opintokokonaisuuden tavoitteet. Pohdi myös, mikä työala tai asiakasryhmä sinua erityisesti kiinnostaa (esim. lapset, vanhukset, vammaiset jne.).

Hakukelpoiset hakijat saavat hyväksymisilmoituksen kuukauden kuluessa haastattelusta.


Osallistu kansainvälisen opiskelijavaihdon valmennukseen

Kun sinut on valittu kv-vaihtoon, sinut lisätään MyDiakissa kv-valmennuskurssille. Valmennuskurssi on pakollinen kaikille vaihtoon lähtijöille, ja se suoritetaan vaihtoa edeltävänä lukukautena. Kurssiin sisältyy valmennuspäivä Helsingissä ja paljon hyödyllistä tietoa vaihdon käytännön järjestelyistä ja huomioitavista asioista (esim. vakuutus, rokotukset, kokemustarinoita).

Kehittyviin maihin (Aasia, Afrikka) valmennus toteutetaan PRO1-opintojaksossa. Eurooppaan ja Free mover -vaihtoihin muualle kuin Aasiaan ja Afrikkaan lähteville opiskelijoille se toteutetaan Orientation for Diak Exchange (ODE) -opintojaksona.

PRO1-valmennus sisältää laajempia kestävän kehityksen sisältöjä, joten kurssilla voivat opiskella myös esim. avoimen AMK:n opiskelijat tai Diakiin muualta tulleet vaihto-opiskelijat.

Molemmista kursseista vastaa kv-koordinaattori Elena Silverang (elena.silverang@diak.fi).


Tutustu vastaanottavan korkeakoulun tai harjoittelupaikan hakuprosessiin ja jätä tarvittaessa hakemus

Eurooppalaiset korkeakoulut edellyttävät vaihto-opiskelijoilta erillisen vaihtohakemuksen tekemistä. Tutustu vastaanottavan korkeakoulun hakuprosessiin korkeakoulun sivuilla.

Jätä joko paperilla tai vastaanottavan korkeakoulun sähköisen järjestelmän kautta tehty hakemus määräpäivään mennessä.


Suunnittele opintosi ja tee Learning Agreement

Hakemuksen lisäksi sinun täytyy täyttää Learning Agreement, jossa sovitaan opiskelijan, vastaanottavan korkeakoulun ja Diakin välillä tehtävistä opinnoista.

Learning Agreementissa on kyse opiskelijan oikeusturvasta: vastaanottava korkeakoulu lupaa siihen kirjatut opinnot ja Diak lupaa ne hyväksilukea sopimukseen kirjoitetun mukaisesti. Suhtaudu siis LA:n täyttämiseen vakavasti, ja selvitä, mitä opintoja aiot tehdä sekä miten ne korvataan Diakissa.

Opintojen suunnittelu aloitetaan jo valintahaastattelussa. Tämän jälkeen tutustu korkeakoulun kurssitarjontaan ja tee alustava opintosuunnitelma. Opintosuunnitelmassa on tärkeää huomioida kokonaistyömäärä ja sen kohtuullisuus.

Learning Agreementin hyväksyy Diakin sisältöasiantuntija. Katso lisätiedot Erasmus+ ohjelman ohjeistuksesta.

  • Learning Agreement tehdään Mobility Onlinessa
  • Alkuperäinen tulostettu Learning Agreement kulkee aina opiskelijan mukana.
  • Kohdekorkeakoulussa Learning Agreementiin pyydetään kohdekorkeakoulun edustajan allekirjoitus.
  • Kopio täytetystä ja kaikkien osapuolten allekirjoittamasta Learning Agreementista ladataan Mobility Onlineen viimeistään vaihdon päätyttyä.
  • Vaihdon päätyttyä Mobility Onlineen ladataan myös kohdekorkeakoulusta saatu opintorekisteriote.

Harjoittelijavaihto Euroopassa: Learning Agreement for traineeship

Harjoittelusopimuksen täyttävät ja palauttavat vain Erasmus-harjoitteluvaihtoon lähtevät opiskelijat, eivät siis Erasmus-opiskelijavaihtoon lähtevät tai Euroopan ulkopuolelle harjoitteluvaihtoon lähtevät. Tulosta harjoittelusopimus Mobility Onlinesta.

Harjoittelusopimus on sitova asiakirja, joten siihen kannattaa kirjata tavoitteet mahdollisimman tarkasti.

Hanki harjoittelusopimukseen harjoittelupaikkasi allekirjoitus. Pidä aina alkuperäinen sopimus itselläsi. Skannattu kopio harjoittelusopimuksesta, jossa on kaikkien osapuolten allekirjoitukset, liitetään omiin tietoihin Mobility Onlinessa kohdassa Upload training agreement.

Sinun, Diakin ja vastaanottavan organisaation allekirjoittama Learning Agreement tulee olla skannattuna Mobility Onlinessa kun haet apurahaa. Harjoittelusopimuksessa on myös osiot, joissa käydään läpi harjoittelun tavoitteet. Näitä voit käydä läpi oman harjoittelusi ohjaajan kanssa. Dokumentti vastaa sivua 2 Learning Agreementissa.


Tulosta ja ota mukaasi harjoitteludokumentit

Tulosta ja ota mukaasi kaikki alla olevat tavoite- ja arviointilomakkeet sekä kirje harjoittelun ohjaajalle:

Jos teet harjoittelun Diakin partnerikorkeakoulun kautta niin, että harjoittelusi on osa korkeakouluopintojasi kohdemaassa, saat todennäköisesti kohdekorkeakoulun käyttämät lomakkeet ja voit silloin käyttää niitä.

Jos vastaavia lomakkeita ei ole partnerikorkeakoulussa, voit käyttää Diakin tavoite- ja arviolomakkeita mutta kirjettä ei tarvitse viedä ohjaajalle.

Aasiaan ja Afrikkaan meneville opiskelijoille jaetaan suosituskirje viimeisen lähiopetuspäivän aikana.


Ilmoita opintotuen muutoksista Kelaan

Ulkomailla suoritettava opiskelu- ja harjoittelujakso on aina ilmoitettava Kelaan. Opintotuen muutos (oTm) kannattaa tehdä Kelan sähköisessä asiointipalvelussa. Kela tarkistaa sähköisen järjestelmän kautta jätettyjen hakemusten osalta vaihdon tiedot suoraan Diakista.

Tietojen vahvistamista varten kv-toimisto tarkistaa vaihdon tiedot Mobility Onlinesta. Huolehdithan siis, että vaihdon päivämäärät, vaihtokohde ym. tiedot ovat ajan tasalla.

Jos sinulla on kysymyksiä liittyen opintotukiasioihin, kannattaa ensisijaisesti olla yhteydessä Kelaan.

Opintorahan, asumislisän ja opintolainan määristä ulkomailla opiskellessa voit lukea Kelan sivuilta.


Hae apurahaa

Apurahaa haetaan sähköisesti Mobility Onlinessa. Muista tarkistaa pankkiyhteystietosi ja hyväksyä vastuuvapauslausekkeen ehdot ennen apurahan hakemista.

Samassa yhteydessä kannattaa huolehtia, että vaihdon päivämäärät ovat Mobility Onlinessa oikein, koska Erasmus-vaihdoissa apurahan suuruus maksetaan vaihtopäivien lukumäärän mukaan.

Apurahaa maksetaan siis kaikille vaihtopäiville, eikä vaihdon kestoa voi pyöristää ylös tai alaspäin täysiin kuukausiin apurahaa laskettaessa.

Huomioithan, että apurahaprosessi vie aikaa, joten tee apurahahakemus heti kun olet saanut harjoittelu- tai opintosuunnitelman valmiiksi. Erasmus-apurahasta ennen vaihtoa maksetaan n. 80 % ja loppuosuus vaihdon jälkeen, kun kaikki toimenpiteet on suoritettu.


Hanki matkaliput, työluvat, oleskeluluvat ja viisumit

Vaihtoon lähtijänä vastaat itse matkalippujen, työlupien, oleskelulupien ja viisumien hankkimisesta. Selvitä siis työlupa- ja viisumiasiat hyvissä ajoin ja hae niitä ajoissa. Lisätietoa viisumiasioista ja matkustamisesta ulkomaille voit lukea Ulkoministeriön sivuilta.

Kaukokohteisiin matkustavien suosittelemme hankkimaan liput samalle lennolle. Tämä helpottaa huomattavasti saapumisjärjestelyjä, kuten jatkokuljetuksia lentokentältä, majoittumista ja alun orientaatiota.


Huolehdi vakuutuksista ja hanki eurooppalainen sairaanhoitokortti

EU- tai ETA-maahan opiskelijavaihtoon lähtevällä opiskelijalla on oltava eurooppalainen sairaanhoitokortti. Eurooppalaisen sairaanhoitokortin voit tilata ilmaiseksi Kelan sivuilta, ja sen avulla saat kohdemaassa hoitoa samoin periaattein kuin kyseisen maan kansalaiset.

Diak myöntää matkustajavakuutukset kaikkiin sellaisiin vaihtoihin, jotka on hyväksytty Diakin vaihtoprosessiin.

Diakin vakuutus ei sisällä matkatavara- ja myöhästymisvakuutusta. Suosittelemme kaikkien opiskelijoiden tarkistavan Diakin vakuutuksen ehdot ja summat ja miettivän, mikä on riittävä vakuutusturva omalla kohdalla.

  • Diakin vakuutuksesta saa vakuutustodistuksen. Tulosta se Mobility Onlinesta ennen lähtöä. Vakuutustodistuksesta löytyvät vakuutuksen ehdot ja yhteystiedot hätätilanteissa.
  • Vakuutustodistus on riittävä osoitus vakuutusturvasta, mutta voit hankkia myös vakuutuskortin oman kampuksesi opintotoimistosta tai kv-koordinaattorilta.
  • Palauta vakuutuskortti Diakiin vaihdon päätyttyä. Vakuutusturva on voimassa vain vaihdon aikana, eli huomioithan tämän, jos matkustelet ulkomailla vaihtojakson jälkeen.

Tutustu ennen lähtöä kohdemaasi palveluverkostoon ja miten toimit, jos sairastut. Suoralaskuttavia lääkäreitä ja sairaaloita ei ole joka maassa, joten päätä, miten hoidat esim. yllättävät lääkärikulut. Tarkista samat tiedot myös oman vakuutuksesi kohdalta.

Huomioithan, että matkavahingosta ilmoittaminen on opiskelijan vastuulla. Voit olla Diakin kv-opiskelijapalveluihin yhteydessä kaikissa vahinkotilanteissa (international.office@diak.fi). Diakin vakuutusyhtiönä matkustajavakuutuksien osalta toimii LähiTapiola.


Rikostaustaote

Lasten ja nuorten parissa työskentelevien täytyy toimittaa harjoittelupaikkaan englanninkielinen rikostaustaote.

Otetta ei tarvitse toimittaa Diakiin. Otteen voi hakea sähköisesti Suomi.fi-asiointipalvelussa. Harjoittelun alkaessa rikostaustaote saa olla korkeintaan kuukauden vanha. Otteen saa noin viikon kuluessa tilauksesta.


Tee matkustusilmoitus

Kaikkien Diakin opiskelijoiden on tehtävä matkustusilmoitus Ulkoministeriön sähköisen matkustusilmoituspalvelun kautta. Lisätietoa löydät Ulkoministeriön sivuilta.


Tarkista terveys- ja rokotustilanne

Kv-valmennuksessa käsitellään terveys- ja turvallisuuskysymyksiä yksityiskohtaisesti. Tarkista valmennuskurssin alustalta terveydenhoitajan materiaalit.

Jos käytät reseptilääkkeitä, tarkista niiden riittävyys ennen vaihtoa ja käy lääkärintarkastuksessa.

Jos lähdet vaihtoon Pohjoismaiden ulkopuolelle, muista paluusi jälkeen tutustua myös seuraavan harjoittelupaikkasi tarttuvia tauteja koskeviin ohjeisiin.

Vaihdon aikana

Ilmoita muutoksista

Muista päivittää opinto- tai harjoittelusuunnitelmaan tulevat muutokset.

Epäselvissä tapauksissa kysy lisätietoa kv-koordinaattorilta. Jos vaihtojaksosi lyhenee tai pitenee merkittävästi, ota myös yhteyttä.

Diakin kv-liikkuvuuspalvelut ja muut opiskelijapalvelut (opinto-ohjaus, kuraattorin palvelut ym.) ovat käytössäsi vaihdon aikana.


Lataa tarvittavat dokumentit Mobility Onlineen

Muista ladata Mobility Online -järjestelmään vaihdon aikana kaikki dokumentit, kuten Letter of Confirmation, Transcript of Records ja Training Certificate (jos kyseessä on harjoittelu).

Myös vaihtoraportti on hyvä ladata järjestelmään. Kaikkien osapuolten allekirjoittaman sopimuksen tulee löytyä järjestelmästä viimeistään vaihdon alkaessa.


Ilmoita turvallisuuspoikkeamat INCY-järjestelmään

Diakissa on käytössä turvallisuuspoikkeamien ilmoituksiin käytössä INCY-järjestelmä, johon kirjaudutaan Diakin opiskelijatunnuksilla, muodossa lyhyttunnus@student.diak.fi.

Poikkeukset käsitellään järjestelmässä ja sinne tulisi ilmoittaa seuraavia poikkeamia:

  • Ongelmatilanne kv. harjoittelussa, esimerkiksi seuraavat asiat voidaan ilmoittaa INCY:ssä: onnettomuus, aiheutunut vamma tai muu epäselvä tilanne harjoittelupaikassa
  • Turvallisuus kv. vaihdossa
  • Katso lisätietoja Diakin turvallisuusperiaatteista

Muista vakuutus

Mikäli olet lähtenyt kv-vaihtoon Diakin prosessin mukaisesti, olet oikeutettu Diakin matkustajavakuutukseen. Vakuutuksen tarjoaja on LähiTapiola. Mahdollisia lääkäri- ja muita korvauksia voit hakea suoraan LähiTapiolan palvelusta. Kannattaa ilmoittaa vahingosta tai akuutista tilanteesta myös Diakin kv-liikkuvuuspalveluihin: international.office [at] diak.fi


Jaa kokemuksiasi!

Diakin viestintä ja kv-liikkuvuuspalvelut ottavat mielellään vastaan vaihtokuvia. Jos olet kiinnostunut, voit vaihtojakson aikana tuottaa materiaalia myös somekanaviimme muiden opiskelijoiden, yhteistyökumppaneiden ja hakijoiden nähtäväksi, esim. Diakin Instagram-tilille.

Jos olet kiinnostunut oman blogin pitämisestä, voit korvata sillä vaihdon lopussa tehtävän vaihtoraportin (viimeinen valmennuksen tehtävä).

Jos haluat jakaa vaihtojaksosi tunnelmia jo sen aikana tai vaihdon jälkeen Diakin viestintäkanaviin, ole rohkeasti yhteydessä Diakin viestintäpalveluihin: viestinta@diak.fi.

Vaihdon jälkeen

Osallistu paluureflektioon

Ulkomailta paluun jälkeen kaikki opiskelijat osallistuvat joko ryhmässä tai yksitellen paluureflektioon, jossa käsitellään opintokokonaisuuden tavoitteiden toteutumista vaihtojakson aikana.


Kerro kokemuksistasi vaihtoon lähteville

Muistathan jakaa kokemuksiasi ja osaamistasi! Jo vaihdossa olleet vaihto-opiskelijat antavat vaihtoon haluaville erittäin arvokkaita vinkkejä ja vertaistukea. Olisikin hyvä, että mahdollisimman moni vaihdosta palannut osallistuisi seuraavien lähtijöiden kv-infoon tai -valmennukseen. Kokemusten jako on osa kv-vaihtoprosessia.

Myös erilaisissa tapahtumissa kaivataan kansainvälisesti orientoituneita opiskelijoita. Voit halutessasi ryhtyä vaikka kv-tutoriksi!


Skannaa tarvittavat dokumentit Mobility Onlineen

Korkeakouluopintoja tehneet opiskelijat saavat vaihtokorkeakoulusta allekirjoituksin varustetun Learning Agreementin, Letter of Confirmationin ja opintorekisteriotteen. Harjoitteluvaihdosta saat todistuksen vaihtopäivistä.

Lataa kaikista dokumenteista skannattu kopio Mobility Onlineen.

Toimita kopio opintorekisteriotteesta ohjaavalle opettajalle, joka vie suoritukset Diakin opintorekisteriin.

Learning Agreementin ja opintorekisteriotteen alkuperäiset kappaleet jäävät sinulle.

Toimita dokumentit mahdollisimman pian vaihdon jälkeen. Ongelmatilanteissa ota yhteyttä kv-koordinaattoriin.


Kirjoita vaihtoraportti

Vaihtoraportti on kv-valmennuksen viimeinen tehtävä. Sen pohjan voi ladata kurssialustalta. Kirjoita vaihtoraporttiin yleisesti vaihtokokemuksesta ja asioista, joista luulet olevan hyötyä tuleville vaihto-opiskelijoille. Voit sisällyttää raporttiin myös kuvia.

Kerro esimerkiksi seuraavista asioista:

  • vaihtoaika, -kohde ja oma opiskelualasi
  • yleiskuvaus vaihtokohteesta
  • opinnot tai harjoittelu
  • vapaa-aika ja asuminen
  • mitä opit vaihdon aikana
  • vinkkejä tuleville vaihto-opiskelijoille.

Täytä EU Survey ja tee Erasmus OLS -kielitesti

Erasmus+-vaihdossa olleet palauttavat vaihdon jälkeen vaihto-ohjelman oman palautelomakkeen EU Surveyn. Linkki sähköiseen palautelomakkeeseen tulee automaattisesti omaan sähköpostiisi. Muista myös vastata kielitestin toiseen osioon.

Kun olet toimittanut kaikki tarvittavat vaihtoon liittyvät dokumentit, täyttänyt palautekyselyn ja tehnyt kielitestin toisen osan, sinulle maksetaan loppuosa Erasmus-apurahasta.

Onnittelut suorittamistasi opinnoista tai harjoittelusta sekä uusista kokemuksista!