Tutustu vaihtarin muistilistaan

Suuri osa vaihtoon liittyvistä paperiasioista hoidetaan sähköisesti opiskelijan työpöydällä

Vaihto-opiskelu tai harjoittelu ulkomailla on ikimuistoinen kokemus. Ennen kuin vaihtojakso alkaa, on kuitenkin hoidettava paljon eri asioita, jotta vaihto sujuu ongelmitta. Vaihtarin muistilistaan on koottu muistettavat asiat vaihtoon lähtiessä ja sieltä palatessa.

Avaa muistilista alta!

Ennen vaihtoa

Hae vaihtoon

Hakuaikoja on kaksi kertaa vuodessa: syyskuussa ja tammi-helmikuussa. Vaihtohausta tiedotetaan Diakin nettisivuilla sen alkaessa. Hakuprosessi on kuvattu Näin haet vaihtoon sivuilla.


Osallistu kansainvälisen opiskelijavaihdon valmennukseen

Kun sinut on valittu kv-vaihtoon, sinut lisätään MyDiakissa kv-valmennuskurssille. Valmennuskurssi on pakollinen kaikille vaihtoon lähtijöille, ja se suoritetaan vaihtoa edeltävänä lukukautena. Kurssiin sisältyy valmennuspäivä Helsingissä ja paljon hyödyllistä tietoa vaihdon käytännön järjestelyistä ja huomioitavista asioista (esim. vakuutus, rokotukset, kokemustarinoita).


Tutustu vastaanottavan organisaation hakuprosessiin ja toimita tarvittavat dokumentit ajallaan

Opiskeluvaihto: Korkeakoulut edellyttävät vaihto-opiskelijoilta erillisen vaihtohakemuksen tekemistä. Tutustu vastaanottavan korkeakoulun hakuprosessiin korkeakoulun sivuilla. Jätä kaikki vaaditut hakemuspaperit määräpäivään mennessä korkeakoulun edellyttämällä tavalla (sähköpostitse, järjestelmän kautta, kv-koordinaattorin kautta).

Harjoitteluvaihto: Ota yhteyttä harjoitteluorganisaatioon ja sovi harjoittelusta. Liitä viestiin tarvittaessa CV ja motivaatiokirje englanniksi tai organisaation kielellä. Malleja: https://europass.cedefop.europa.eu/documents/curriculum-vitae/examples.
Sovi harjoittelun päivämääristä -> Päivitä tieto Mobility Onlineen.
Sovi harjoittelun sisällöistä ja tavoitteista ja varmista niiden soveltuvuus ohjelmasi sisältöasiantuntijalta.


Tee Learning Agreement

Learning Agreementissä (LA) sovitaan opiskelijan, vastaanottavan organisaation ja Diakin välillä vaihdon sisällöistä (opinnot tai/ja työtehtävät).

Learning Agreementissa (LA) on kyse opiskelijan oikeusturvasta: vastaanottava organisaatio lupaa tarjota LA sopimukseen kirjatut sisällöt ja Diak lupaa ne hyväksilukea LA sopimuksen mukaisesti. Suhtaudu siis LA:n täyttämiseen vakavasti, ja selvitä, mitä sisältöjä aiot tehdä sekä miten ne korvataan Diakissa. Sovi sisällöistä ohjelmasi sisältöasiantuntijan kanssa.

Sisältöjen suunnittelu aloitetaan jo valintahaastattelussa. Tämän jälkeen tutustu kohdeorganisaation tarjontaan ja tee alustava suunnitelma. Kurssilistat julkaistaan usein vasta juuri ennen vaihdon alkua, joten voit tehdä ensimmäisen suunnitelman edellisen vuoden kurssilistojen pohjalta ja päivittää sen, kun lopullinen kurssilista julkaistaan. Työharjoittelun sisältöjen suunnittelussa auttaa aiemmin vaihdossa olleiden opiskelijoiden raportteihin tutustuminen. Suunnitelmassa on tärkeää huomioida kokonaistyömäärä ja sen kohtuullisuus.

Learning Agreementin hyväksyy Diakin kv-sisältöasiantuntija. Katso lisätiedot Erasmus+ ohjelman ohjeistuksesta.

  • Learning Agreement tehdään Mobility Onlinessa
  • Siihen hankitaan allekirjoitukset ennen vaihtoa. Opiskelijan, Diakin ja vastaanottavan organisaation allekirjoittama Learning Agreement tulee olla skannattuna Mobility Onlinessa kun haet apurahaa.
  • Allekirjoitettu Learning Agreement on tärkeää ottaa mukaan vaihtoon.
  • Mikäli sisällöt muuttuvat, learning agreement päivitetään ja hankitaan uudet allekirjoitukset. LA tulee vastata vaihdon todellisia sisältöjä.
  • Kopio täytetystä ja kaikkien osapuolten allekirjoittamasta Learning Agreementista ladataan Mobility Onlineen viimeistään vaihdon päätyttyä.
  • Vaihdon päätyttyä Mobility Onlineen ladataan myös kohdekorkeakoulusta saatu opintorekisteriote tai harjoitteluorganisaatiosta saatu harjoittelutodistus.

Asuntoasiat

Hae asuntoa kohdemaassa hyvissä ajoin. Kysy kohdeorganisaatiosta vinkkejä asunnon hakuun. Asuntomarkkinoilla on paljon huijareita, joten jos hankit asunnon itse, varmista asunnontarjoajan luotettavuus kohdeorganisaatiosta.

Jos lähdet vaihtoon korkeakouluun, heillä saattaa olla tarjolla opiskelija-asuntoloita, joihin haetaan osana kohdekoulun hakuprosessia.

Euroopan ulkopuolisissa kohteissa (Nepal, Vietnam, Tansania, Swazimaa) maakoordinaattori auttaa asunnon hankinnassa.

Helsingissä opiskelevat voivat hyödyntää Suomen kotinsa jälleenvuokrauksessa facebook ryhmää Apartments for students in Helsinki Metropolitan area.


Harjoitteluvaihto: Tulosta ja ota mukaasi harjoitteludokumentit

Tulosta ja ota mukaasi kaikki alla olevat tavoite- ja arviointilomakkeet sekä kirje harjoittelun ohjaajalle:

Jos teet harjoittelun Diakin partnerikorkeakoulun kautta niin, että harjoittelusi on osa korkeakouluopintojasi kohdemaassa, saat todennäköisesti kohdekorkeakoulun käyttämät lomakkeet ja voit silloin käyttää niitä.

Jos vastaavia lomakkeita ei ole partnerikorkeakoulussa, voit käyttää Diakin tavoite- ja arviolomakkeita mutta kirjettä ei tarvitse viedä ohjaajalle.

Aasiaan ja Afrikkaan meneville opiskelijoille jaetaan suosituskirje viimeisen lähiopetuspäivän aikana.


Ilmoita ulkomaan jaksosta Kelaan

Ulkomailla suoritettava opiskelu- ja harjoittelujakso on aina ilmoitettava Kelaan. Opintotuen muutos (oTm) kannattaa tehdä Kelan sähköisessä asiointipalvelussa. Kela tarkistaa sähköisen järjestelmän kautta jätettyjen hakemusten osalta vaihdon tiedot suoraan Diakista.

Tietojen vahvistamista varten kv-toimisto tarkistaa vaihdon tiedot Mobility Onlinesta. Huolehdithan siis, että vaihdon päivämäärät, vaihtokohde ym. tiedot ovat ajan tasalla.

Jos sinulla on kysymyksiä liittyen opintotukiasioihin, kannattaa ensisijaisesti olla yhteydessä Kelaan.

Opintorahan, asumislisän ja opintolainan määristä ulkomailla opiskellessa voit lukea Kelan sivuilta.


Hae apurahaa

Apurahaa haetaan sähköisesti Mobility Onlinessa. Muista tarkistaa pankkiyhteystietosi ja hyväksyä vastuuvapauslausekkeen ehdot ennen apurahan hakemista.

Samassa yhteydessä kannattaa huolehtia, että vaihdon päivämäärät ovat Mobility Onlinessa oikein, koska Erasmus-vaihdoissa apurahan suuruus maksetaan vaihtopäivien lukumäärän mukaan.

Apurahaa maksetaan siis kaikille vaihtopäiville, eikä vaihdon kestoa voi pyöristää ylös tai alaspäin täysiin kuukausiin apurahaa laskettaessa.

Huomioithan, että apurahaprosessi vie aikaa, joten tee apurahahakemus heti kun olet saanut harjoittelu- tai opintosuunnitelman valmiiksi. Erasmus-apurahasta ennen vaihtoa maksetaan n. 80 % ja loppuosuus vaihdon jälkeen, kun kaikki toimenpiteet on suoritettu.


Hanki matkaliput, työluvat, oleskeluluvat ja viisumit

Vaihtoon lähtijänä vastaat itse matkalippujen, työlupien, oleskelulupien ja viisumien hankkimisesta. Selvitä siis työlupa- ja viisumiasiat hyvissä ajoin ja hae niitä ajoissa. Lisätietoa viisumiasioista ja matkustamisesta ulkomaille voit lukea Ulkoministeriön sivuilta.

EU kansalaisen ei tarvitse hakea viisumia tai oleskelulupaa ennen toiseen EU maahan muuttoa.

Kaukokohteisiin matkustavien suosittelemme hankkimaan liput samalle lennolle. Tämä helpottaa huomattavasti saapumisjärjestelyjä, kuten jatkokuljetuksia lentokentältä, majoittumista ja alun orientaatiota.


Huolehdi vakuutuksista ja hanki eurooppalainen sairaanhoitokortti

EU- tai ETA-maahan opiskelijavaihtoon lähtevällä opiskelijalla on oltava eurooppalainen sairaanhoitokortti. Eurooppalaisen sairaanhoitokortin voit tilata ilmaiseksi Kelan sivuilta, ja sen avulla saat kohdemaassa hoitoa samoin periaattein kuin kyseisen maan kansalaiset.

Diak myöntää matkustajavakuutukset kaikkiin sellaisiin vaihtoihin, jotka on hyväksytty Diakin vaihtoprosessiin.

Diakin vakuutus ei sisällä matkatavara- ja myöhästymisvakuutusta. Suosittelemme kaikkien opiskelijoiden tarkistavan Diakin vakuutuksen ehdot ja summat ja miettivän, mikä on riittävä vakuutusturva omalla kohdalla.

  • Diakin vakuutuksesta saa vakuutustodistuksen. Tulosta se Mobility Onlinesta ennen lähtöä. Vakuutustodistuksesta löytyvät vakuutuksen ehdot ja yhteystiedot hätätilanteissa.
  • Vakuutustodistus on riittävä osoitus vakuutusturvasta, mutta voit hankkia myös vakuutuskortin oman kampuksesi opintotoimistosta tai kv-koordinaattorilta.
  • Palauta vakuutuskortti Diakiin vaihdon päätyttyä. Vakuutusturva on voimassa vain vaihdon aikana, eli huomioithan tämän, jos matkustelet ulkomailla vaihtojakson jälkeen.

Tutustu ennen lähtöä kohdemaasi palveluverkostoon ja miten toimit, jos sairastut. Suoralaskuttavia lääkäreitä ja sairaaloita ei ole joka maassa, joten päätä, miten hoidat esim. yllättävät lääkärikulut. Tarkista samat tiedot myös oman vakuutuksesi kohdalta.

Huomioithan, että matkavahingosta ilmoittaminen on opiskelijan vastuulla. Voit olla Diakin kv-opiskelijapalveluihin yhteydessä kaikissa vahinkotilanteissa (international.office@diak.fi). Diakin vakuutusyhtiönä matkustajavakuutuksien osalta toimii LähiTapiola.


Rikostaustaote

Lasten ja nuorten parissa työskentelevien täytyy toimittaa harjoittelupaikkaan englanninkielinen rikostaustaote.

Otetta ei tarvitse toimittaa Diakiin. Otteen voi hakea sähköisesti Suomi.fi-asiointipalvelussa. Harjoittelun alkaessa rikostaustaote saa olla korkeintaan kuukauden vanha. Otteen saa noin viikon kuluessa tilauksesta.


Tee matkustusilmoitus

Kaikkien Diakin opiskelijoiden on tehtävä matkustusilmoitus Ulkoministeriön sähköisen matkustusilmoituspalvelun kautta. Lisätietoa löydät Ulkoministeriön sivuilta.


Tarkista terveys- ja rokotustilanne

Kv-valmennuksessa käsitellään terveys- ja turvallisuuskysymyksiä yksityiskohtaisesti. Tarkista valmennuskurssin alustalta terveydenhoitajan materiaalit.

Jos käytät reseptilääkkeitä, tarkista niiden riittävyys ennen vaihtoa ja käy lääkärintarkastuksessa.

Jos lähdet vaihtoon Pohjoismaiden ulkopuolelle, muista paluusi jälkeen tutustua myös seuraavan harjoittelupaikkasi tarttuvia tauteja koskeviin ohjeisiin.

Vaihdon aikana

Ilmoita muutoksista

Muista päivittää opinto- tai harjoittelusuunnitelmaan tulevat muutokset.

Epäselvissä tapauksissa kysy lisätietoa kv-koordinaattorilta. Jos vaihtojaksosi lyhenee tai pitenee merkittävästi, ota myös yhteyttä.

Diakin kv-liikkuvuuspalvelut ja muut opiskelijapalvelut (opinto-ohjaus, kuraattorin palvelut ym.) ovat käytössäsi vaihdon aikana.


Lataa tarvittavat dokumentit Mobility Onlineen

Muista ladata Mobility Online -järjestelmään vaihdon aikana kaikki dokumentit, kuten Letter of Confirmation, Transcript of Records ja Training Certificate (jos kyseessä on harjoittelu).

Myös vaihtoraportti on hyvä ladata järjestelmään. Kaikkien osapuolten allekirjoittaman sopimuksen tulee löytyä järjestelmästä viimeistään vaihdon alkaessa.


Ilmoita turvallisuuspoikkeamat INCY-järjestelmään

Diakissa on käytössä turvallisuuspoikkeamien ilmoituksiin käytössä INCY-järjestelmä, johon kirjaudutaan Diakin opiskelijatunnuksilla, muodossa lyhyttunnus@student.diak.fi.

Poikkeukset käsitellään järjestelmässä ja sinne tulisi ilmoittaa seuraavia poikkeamia:

  • Ongelmatilanne kv. harjoittelussa, esimerkiksi seuraavat asiat voidaan ilmoittaa INCY:ssä: onnettomuus, aiheutunut vamma tai muu epäselvä tilanne harjoittelupaikassa
  • Turvallisuus kv. vaihdossa
  • Katso lisätietoja Diakin turvallisuusperiaatteista

Muista vakuutus

Mikäli olet lähtenyt kv-vaihtoon Diakin prosessin mukaisesti, olet oikeutettu Diakin matkustajavakuutukseen. Vakuutuksen tarjoaja on LähiTapiola. Mahdollisia lääkäri- ja muita korvauksia voit hakea suoraan LähiTapiolan palvelusta. Kannattaa ilmoittaa vahingosta tai akuutista tilanteesta myös Diakin kv-liikkuvuuspalveluihin: international.office [at] diak.fi


Jaa kokemuksiasi!

Käytä vaihdosta jakamissasi kuvissa #diakexchange hashtagia.

Diakin viestintä ja kv-liikkuvuuspalvelut ottavat mielellään vastaan vaihtokuvia. Jos olet kiinnostunut, voit vaihtojakson aikana tuottaa materiaalia myös somekanaviimme muiden opiskelijoiden, yhteistyökumppaneiden ja hakijoiden nähtäväksi, esim. Diakin Instagram-tilille. Jos haluat jakaa vaihtojaksosi tunnelmia jo sen aikana tai vaihdon jälkeen Diakin viestintäkanaviin, ole rohkeasti yhteydessä Diakin viestintäpalveluihin: viestinta@diak.fi.

Vaihdon jälkeen

Osallistu paluureflektioon

Ulkomailta paluun jälkeen kaikki opiskelijat osallistuvat joko ryhmässä tai yksitellen paluureflektioon, jossa käsitellään opintokokonaisuuden tavoitteiden toteutumista vaihtojakson aikana.


Kerro kokemuksistasi vaihtoon lähteville

Muistathan jakaa kokemuksiasi ja osaamistasi! Jo vaihdossa olleet vaihto-opiskelijat antavat vaihtoon haluaville erittäin arvokkaita vinkkejä ja vertaistukea. Olisikin hyvä, että mahdollisimman moni vaihdosta palannut osallistuisi seuraavien lähtijöiden kv-infoon tai -valmennukseen. Kokemusten jako on osa kv-vaihtoprosessia.

Myös erilaisissa tapahtumissa kaivataan kansainvälisesti orientoituneita opiskelijoita. Voit halutessasi ryhtyä vaikka kv-tutoriksi!


Skannaa tarvittavat dokumentit Mobility Onlineen

Korkeakouluopintoja tehneiden opiskelijoiden tulee hankkia vaihtokorkeakoulun kv-toimistosta:

  1. Allekirjoituksin varustettu Learning Agreement (jossa kaikki kurssit, jotka todellisuudessa suoritit),
  2. Letter of Confirmation (vaihdon päivämäärät), joka on allekirjoitettu vaihdon lopussa
  3. Opintorekisteriote eli Transcript of records (korkeakoulut lähettävät opintorekisteriotteen sähköisesti tai postitse viikkoja/kuukausia vaihdon jälkeen, selvitä ennen vaihdon loppumista, miten ote sinulle toimitetaan).

Harjoitteluvaihdossa olleet hankkivat vaihdon päätteksi harjoitteluorganisaatiosta seuraavat todistukset:

Lataa kaikista dokumenteista skannattu kopio Mobility Onlineen.

Toimita kopio opintorekisteriotteesta ohjaavalle opettajalle, joka vie suoritukset Diakin opintorekisteriin.

Learning Agreementin ja opintorekisteriotteen alkuperäiset kappaleet jäävät sinulle.

Toimita dokumentit mahdollisimman pian vaihdon jälkeen. Ongelmatilanteissa ota yhteyttä kv-koordinaattoriin.


Kirjoita vaihtoraportti

Vaihtoraportti on kv-valmennuksen viimeinen tehtävä. Sen pohjan voi ladata kurssialustalta. Kirjoita vaihtoraporttiin yleisesti vaihtokokemuksesta ja asioista, joista luulet olevan hyötyä tuleville vaihto-opiskelijoille. Voit sisällyttää raporttiin myös kuvia.

Kerro esimerkiksi seuraavista asioista:

  • vaihtoaika, -kohde ja oma opiskelualasi
  • yleiskuvaus vaihtokohteesta
  • opinnot tai harjoittelu
  • vapaa-aika ja asuminen
  • mitä opit vaihdon aikana
  • vinkkejä tuleville vaihto-opiskelijoille.

Täytä EU Survey ja tee Erasmus OLS -kielitesti

Erasmus+-vaihdossa olleet palauttavat vaihdon jälkeen vaihto-ohjelman oman palautelomakkeen EU Surveyn. Linkki sähköiseen palautelomakkeeseen tulee automaattisesti omaan sähköpostiisi. Muista myös vastata kielitestin toiseen osioon.

Kun olet toimittanut kaikki tarvittavat vaihtoon liittyvät dokumentit, täyttänyt palautekyselyn ja tehnyt kielitestin toisen osan, sinulle maksetaan loppuosa Erasmus-apurahasta.

Onnittelut suorittamistasi opinnoista tai harjoittelusta sekä uusista kokemuksista!