Johtoryhmät tekevät työtä toimintaympäristössä, jossa päätöksiä on tehtävä nopeasti, näkökulmat ovat moninaisia ja arjen haasteet vaihtelevat päivittäin. Siksi johtoryhmän toiminnan laatu vaikuttaa suoraan koko organisaation kykyyn toimia, uudistua ja vastata muutoksiin.
Toimiva johtoryhmä ei synny sattumalta. Se rakentuu yhteisestä tarkoituksesta, selkeistä toimintatavoista, keskinäisestä luottamuksesta sekä kyvystä käsitellä erimielisyyksiä rakentavasti. Parhaimmillaan johtoryhmä ei ole vain tiedonvaihdon foorumi, vaan yhteisen ajattelun, oppimisen ja kehittämisen paikka.
Yhteinen tarkoitus luo perustan yhteistyölle
Rakentavan tiimityön ensimmäinen edellytys on yhteinen ymmärrys siitä, miksi johtoryhmä on olemassa. Jos ryhmän jäsenillä on erilaisia käsityksiä sen tehtävästä, kokoukset voivat muuttua helposti irrallisiksi keskusteluiksi tai yksittäisten asioiden käsittelyksi ilman yhteistä suuntaa.
On tärkeää pysähtyä ajoittain pohtimaan:
- Mikä on johtoryhmän perustehtävä?
- Mitä tavoitteita sillä on?
- Miten johtoryhmän työ tukee koko työyhteisön toimintaa?
Kun yhteinen tarkoitus on kirkas, myös päätöksenteko ja vastuunjako helpottuvat.
Selkeät roolit vähentävät turhaa kuormitusta
Monessa johtoryhmässä kitkaa syntyy epäselvistä odotuksista. Kuka valmistelee asioita? Kuka tekee päätöksen? Milloin johtoryhmä päättää yhdessä ja milloin kyse on johtajan kuulemisesta ennen päätöstä?
Monessa johtoryhmässä kitkaa syntyy epäselvistä odotuksista. Kuka valmistelee asioita? Kuka tekee päätöksen?
Roolien selkeyttäminen lisää turvallisuutta ja vähentää väärinkäsityksiä. Erityisen tärkeää on tehdä näkyväksi ero niiden asioiden välillä, joista johtoryhmä voi yhteisesti päättää, ja niiden asioiden välillä, joissa johtaja pyytää näkemyksiä mutta kantaa lopullisen päätösvastuun.
Luottamus ja psykologinen turvallisuus mahdollistavat aidon keskustelun
Moni johtoryhmä koostuu kokeneista asiantuntijoista, joilla on vahvoja näkemyksiä. Tämä on voimavara vain silloin, kun ryhmässä on riittävästi luottamusta.
Psykologisesti turvallisessa johtoryhmässä jäsenet uskaltavat:
- esittää keskeneräisiä ajatuksia
- olla eri mieltä
- kysyä vaikeita kysymyksiä
- myöntää virheitä ja epävarmuutta.
Turvallinen ilmapiiri ei tarkoita konfliktittomuutta, päinvastoin. Se tarkoittaa, että ristiriidoista voidaan puhua avoimesti ilman pelkoa leimautumisesta tai sivuuttamisesta.
Erimielisyydet voivat olla johtoryhmän vahvuus
Johtoryhmissä syntyy väistämättä tilanteita, joissa näkemykset eroavat toisistaan. Ongelma ei ole itse ristiriita, vaan tapa, jolla sitä käsitellään. Liian usein keskustelu ajautuu omien kantojen puolustamiseen. Tällöin osapuolet keskittyvät siihen, mitä haluavat, mutta taustalla olevat tarpeet, huolet ja tavoitteet jäävät piiloon.
Rakentavampi tapa on pyrkiä ymmärtämään, miksi jokin näkemys on toiselle tärkeä. Kun huomio siirtyy kannoista intresseihin, löytyy usein yhteisiä tavoitteita enemmän kuin aluksi näyttää. Tämä lähestymistapa auttaa siirtymään väittelystä yhteiseen ongelmanratkaisuun.
Viisi käytännön vinkkiä johtoryhmätyön kehittämiseen
1. Valmistautukaa kokouksiin etukäteen
Tehokas kokous alkaa ennen kokousta. Asialista ja tarvittavat taustamateriaalit kannattaa toimittaa osallistujille hyvissä ajoin. Kun valmistautuminen on mahdollista, kokousaikaa voidaan käyttää tiedon jakamisen sijaan yhteiseen ajatteluun ja päätöksentekoon.
2. Erottakaa ideointi ja päätöksenteko
Johtoryhmän jäsenet siirtyvät usein liian nopeasti arvioimaan ehdotuksia. Kokeilkaa toimintatapaa, jossa käytetään esimerkiksi kymmenen minuuttia pelkkään ideointiin ilman arviointia. Vasta sen jälkeen tarkastellaan vaihtoehtojen toteuttamiskelpoisuutta. Tämä lisää luovuutta ja vähentää tarpeetonta vastakkainasettelua.
3. Sopikaa keskustelun pelisäännöistä
Yksinkertaisetkin periaatteet voivat parantaa keskustelukulttuuria merkittävästi. Tällaisia voivat olla esimerkiksi seuraavat:
- kuunnellaan loppuun asti
- kritisoidaan ajatuksia, ei ihmisiä
- pyritään ymmärtämään ennen vastaamista
- annetaan tilaa myös hiljaisemmille osallistujille.
Toimintatavoista sopiminen on hyödyllisiä vain silloin, kun niihin palataan säännöllisesti.
4. Ottakaa käyttöön havainnoijan rooli
Jos keskustelu jumittuu tai polarisoituu, yksi osallistujista voi hetkellisesti siirtyä havainnoijan rooliin. Hän ei ota kantaa asiaan, vaan tarkastelee keskustelun rakennetta esimerkiksi kysymällä:
- Mitä kysymystä olemme oikeastaan ratkaisemassa?
- Mitä näkökulmia keskustelusta puuttuu?
- Ketkä ovat puhuneet ja ketkä eivät?
Tämä auttaa koko ryhmää tarkastelemaan omaa toimintaansa uudesta näkökulmasta.
5. Arvioikaa omaa toimintaanne säännöllisesti
Toimivat tiimit eivät ole virheettömiä, vaan ne oppivat. Johtoryhmän kannattaa muutaman kerran vuodessa käyttää aikaa seuraavien kysymysten pohtimiseen:
- Mikä toimii hyvin?
- Mikä kuormittaa?
- Mitä voisimme tehdä toisin?
- Miten yhteistyömme on kehittynyt?
Jo pienet muutokset voivat parantaa ryhmän toimintaa merkittävästi.
Johtoryhmä rakentaa koko organisaation toimintakulttuuria
Johtoryhmän työskentelytavat heijastuvat väistämättä koko työyhteisöön. Jos johtoryhmä pystyy käymään kunnioittavaa keskustelua, käsittelemään erimielisyyksiä rakentavasti ja tekemään päätöksiä yhdessä, sama toimintakulttuuri vahvistuu myös muualla organisaatiossa.
Rakentava tiimityö ei tarkoita sitä, että kaikki ovat aina samaa mieltä. Se tarkoittaa kykyä hyödyntää erilaisia näkökulmia yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Juuri siinä piilee toimivan johtoryhmän suurin vahvuus.
Blogiteksti pohjautuu JOPE-hankkeessa kehitettyyn koulutusmateriaaliin, jota hyödynnettiin koulujen johtoryhmille toteutetuissa vuorovaikutus- ja viestintäkoulutuksissa.
