Avoin ja osallisuutta mahdollistava toimintakulttuuri ei synny pelkästä strategiasta vaan arjen teoista. Diakonia-ammattikorkeakoulussa (Diak) henkilöstö kokoontui yhteiskehittämisen työpajaan tunnistamaan toimintakulttuurin vahvuuksia ja kehittämiskohteita.
Avoin ja osallisuuden mahdollistava toimintakulttuuri tarkoittaa toimintaympäristöä, jossa tieto liikkuu vapaasti, päätöksenteko on läpinäkyvää ja jokaisella työntekijällä on aito mahdollisuus vaikuttaa yhteiseen tekemiseen. Se ei ole vain dioja strategiassa vaan esimerkiksi niitä hetkiä, kun kollega auttaa erilaisissa pulmatilanteissa. Avoin ja osallisuuden mahdollistava toimintakulttuuri on organisaation strateginen kilpailuetu (Schein & Schein, 2016).
Avoimessa toimintakulttuurissa on kyse psykologisesta turvallisuudesta (Edmondson, 2018; Clark, 2020) ja rakenteellisesta läpinäkyvyydestä. Arjessa tämä ilmenee tiedon demokratisointina, jolloin tieto on kaikkien saavutettavissa oleva yhteinen resurssi. Se tarkoittaa myös aitoa vaikuttamista, jossa asiantuntijat osallistuvat päätöksentekoon pelkän kuulemisen sijaan sekä virheiden sallimista oppimiskokemuksina.
Diakin kehittämispäivillä järjestettiin yhteiskehittämisen työpaja, jossa reflektoitiin Diakin avointa ja osallisuutta mahdollistavaa toimintakulttuuria. Työpajaan osallistui noin 40 työntekijää, jotka jaettiin noin viiden hengen ryhmiin. Aluksi virittäydyttiin teemaan ja luotiin me-tunnetta pohtimalla kysymystä: ”Kun astuin ovesta sisään, mitä tuli mukanani?” Tämän jälkeen pohdittiin onnistumisia toimintakulttuurissa.
Diakissa tuetaan toisia ja tehdään yhdessä
”Osallistava” ja ”avoin” ovat abstrakteja käsitteitä, minkä vuoksi niitä havainnollistettiin onnistumisten avulla. Lisäksi ”osallistava” on organisaatiolähtöinen käsite, ja se muotoiltiin uudelleen ihmislähtöisemmäksi käsitteeksi, joka on ”osallisuutta mahdollistava”. ”Osallisuutta mahdollistava” korostaa olosuhteiden, tilan ja resurssien luomista sille, että ihmiset voivat itse toimia omista lähtökohdistaan. Tässä artikkelissa käytetään osallisuutta mahdollistava -käsitettä.
Ryhmän jäsenet kirjoittivat ensin itsekseen post-it-lapuille, millaisia onnistumisia he yhdistävät Diakin avoimeen ja osallisuutta mahdollistavaan toimintakulttuuriin. Kokemuksia käsiteltiin ryhmissä, minkä jälkeen halukkaat saivat jakaa muutaman onnistumisen kaikkien kesken.
Kerätyt onnistumiset kuvastavat sitä, missä Diakin korkeakouluyhteisö on vahvimmillaan: toisten tukemisessa ja yhdessä luomisessa. Keskeisiä onnistumisia olivat:
1. Hierarkiaton tuki ja psykologinen turvallisuus
Osallistujat kokivat, että Diakissa ei tarvitse jännittää titteleitä tai tiimirajoja: kollegaa voi lähestyä ja neuvoa voi pyytää matalalla kynnyksellä. Tämä ei ole itsestäänselvyys vaan psykologista turvallisuutta parhaimmillaan. Kun työyhteisössä uskalletaan olla haavoittuvia ja nostaa esiin asioita, luodaan tilaa aidolle oppimiselle.
2. Osaamista jaetaan yli rajojen
Diakissa yhteistyö on arkea. Osaaminen yhdistyy uusilla tavoilla esimerkiksi lehtoreiden parityöskentelyssä, hanketyössä ja vapaasti ideoimalla esimerkiksi yhteiskehittämisen verkostossa. Aktiivinen vinkkien ja toimintatapojen jakaminen yli kampusrajojen sekä moniammatillinen työskentely lisäävät toisilta oppimista.
3. Innostava yhteistyö opiskelijoiden kanssa
Yhteiset kohtaamiset, kuten yhteistyö hankkeiden ja opiskelijoiden välillä tai yhteiset seminaarit, innostavat kaikkia. Hyvä toimintakulttuuri välittyy myös opiskelijoille, ja hekin tukevat toisiaan. Osallistujien onnistumisen tunne kumpuaa sujuvasta yhteistyöstä ja opiskelijoiden tyytyväisyydestä.
4. Avoin ja osallisuuden mahdollistava kulttuuri näkyy arjessa
Osallisuuden mahdollistava toimintakulttuuri on Diakissa sekä strategia että yksilön kokemus. Diakissa työntekijöiden näkemyksiä kuunnellaan ja ne vaikuttavat päätöksentekoon. Avoimuutta lisää reaaliaikainen tieto organisaation taloudesta ja tuloksista. Diakissa on myös vapaus kehittää työtä ja mahdollisuus osallistua itseä kiinnostaviin toimintoihin.
Diakin toimintakulttuurin nykytila ja kehittämiskohteet
Tunnistetut onnistumiset kertovat Diakin toimintakulttuurin vahvuuksista, mutta kehitettävääkin on. Työpajassa osallistujat arvioivat Diakin toimintakulttuurin nykytilaa asteikolla 1–10. Arvioiden mediaani oli 7, ja suurin osa arvioista sijoittui välille 7–8.
Kullekin ryhmälle annettiin tehtäväksi nimetä yksi tärkeimmäksi katsomansa kehittämiskohde. Kun keskitytään yhteen kehittämiskohteeseen kerrallaan, muutos on todennäköisempää, ja yksikin onnistuminen voi aloittaa laajemman muutoksen organisaatiossa.
Työpajasta voidaan tiivistää kolme kehittämiskokonaisuutta, joille ideoitiin myös konkreettisia kehittämistapoja.
Toimintakulttuuri ei ole koskaan valmis, vaan se muotoutuu jokaisessa kohtaamisessa.
1. Osallisuus ja prosessien läpinäkyvyys
Osallisuuden mahdollistava toimintakulttuurin kehittäminen tarkoittaa sitä, että olisi hyvä vielä kehittää selkeää toimintamallia, jotta osallisuus toteutuisi yhdenvertaisesti.
- Selkeät osallistumispolut: kuvataan konkreettisesti, miten henkilöstö voi osallistua eri projekteihin ja asiantuntijaryhmiin.
- Läpinäkyvät prosessit: Henkilöstö on tietoinen millaisia työn kehittämisen prosesseja on olemassa ja miten niitä kehitetään. Tiedon on oltava kaikkien saatavilla.
- Palautetta ehdotuksista: Henkilötön tehdessä ehdotuksia, organisaation edustajat kertovat myös mitä ehdotuksille tapahtuu. Tämä on tärkeää myös silloin, kun ehdotusta ei viedä eteenpäin.
2. Tiedonkulku ja yhteistyö yli yksikkörajojen
Tiedonkulussa on kaksi haastetta: tieto ei kulje riittävästi yksiköiden välillä ja toisaalta tietoa on liikaa.
- Yhteistyö yli yksikkörajojen: vahvistetaan yksiköiden välistä yhteistyötä ja tiedonjakoa. Tavoitteena on jakaa olennainen tieto ilman tietotulvaa.
- Osaamisen kartoitus: luodaan selkeä malli organisaation sisäisen erityisosaamisen tunnistamiseen ja hyödyntämiseen.
- Asiantuntijavaihto: kannustetaan asiantuntijoita työskentelemään yli projekti- ja yksikkörajojen, jotta hiljainen tieto ja kokemus siirtyvät organisaatiossa.
3. Yhteisöllinen oppiminen ja vuorovaikutteiset kohtaamiset
Digitaaliset työkalut tehostavat arkea, mutta syvällinen kehittäminen vaatii myös kasvokkaista yhteistyötä.
- Tilaa kohtaamisille: Varataan aikaa ja tiloja, joissa henkilöstö voi jakaa kokemuksia ja kehittää työtä yhdessä. Kasvokkainen vuorovaikutus vahvistaa luottamusta ja psykologista turvallisuutta.
- Palautekulttuuri: Vahvistetaan henkilöstön taitoja antaa ja vastaanottaa rakentavaa palautetta. Palaute on oppimisen väline, ei arvostelu.
- Opiskelijat mukaan kehittämiseen: Otetaan opiskelijat vahvemmin mukaan TKI-toimintaan ja harjoitteluprosesseihin. He tuovat mukanaan tuoretta näkökulmaa ja haastavat vakiintuneita käytäntöjä.
Toimintakulttuurin kehittäminen on arjen tekoja ja yhteistä suuntaa
Toimintakulttuuri ei ole koskaan valmis, vaan se muotoutuu jokaisessa kohtaamisessa. Sen kehittämiseen liittyy, että organisaation arvot ja arjen käytännöt ovat mahdollisimman yhteneväiset. (Schein & Schein, 2016.)
Menestyksekäs toimintakulttuurin muutos syntyy koko henkilöstön osallisuudesta, psykologisesta turvallisuudesta ja avoimesta vuorovaikutuksesta. Johdon ja esihenkilöiden tehtävä on näyttää suuntaa ja luoda olosuhteet, joissa uudenlaiset toimintatavat ja jatkuva oppiminen ovat mahdollisia. Lopulta toimintakulttuuri rakentuu jokaisen työyhteisön jäsenen arjen teoista: avun pyytämisestä, vinkkien jakamisesta ja toisten kuuntelemisesta. (Schein & Schein, 2016.)
Lähteet
Clark, T. R. (2020). The 4 Stages of Psychological Safety: Defining the Path to Inclusion and Innovation. Berrett-Koehler Publishers.
Edmondson, A. C. (2018). The Fearless Organization: Creating Psychological Safety in the Workplace for Learning, Innovation, and Growth. John Wiley & Sons.
Schein, E. H., & Schein, P. A. (2016). Organizational Culture and Leadership (5. p.). John Wiley & Sons. Vuokila-Oikkonen, P. (2021). Ratkaisuja tuottava yhteiskehittäminen lähestymistapana ja menetelmänä. Teoksessa E. Keskitalo, E., & P. Vuokila-Oikkonen (toim.), Yhteiskehittämällä ratkaisuja sote-palveluihin: Kansalaiset ja palvelunkäyttäjät mukaan kehittämiseen. (Diak Työelämä 25). Diakonia-ammattikorkeakoulu. http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-493-392-6
Kirjoittajat
Tea Kairi
Diakonia-ammattikorkeakoulu Projektipäällikkö, KM
Päivi Vuokila-Oikkonen
Diakonia-ammattikorkeakoulu Erityisasiantuntija, TtT, psyk. sh, pedagogi, työelämän kehittäjä -muutos valmentaja – työnohjaaja (STO ry), LP-NP- kouluttaja, Erätauko-ohjaaja
