Fasilitointi auttaa monialaista verkostoa siirtymään rinnakkaisista näkökulmista yhteiseen ymmärrykseen. Tämä toteutuu parhaimmillaan, kun osallistujilla on jo pohjatieto, jolle työskentely voi rakentua. Mikäli pohjatieto on vaihtelevaa, on usein viisainta aloittaa yhteisellä koulutuksella: täysipainoinen yhteiskehittäminen rakentuu jaetulle tilannekuvalle, joka luo tasaveroiset mahdollisuudet osallistua ja rakentaa yhteistä ymmärrystä.
Fasilitaattori voi toimia johdon työparina, kun tunnistettua haastetta ei ole mahdollista ratkaista yksin. Fasilitaattori kutsutaan mukaan, kun tavoitellaan uusia ideoita, innovaatioita tai tukea konkreettisiin muutosaskeliin.
Oppeja monialaisen yhteistyön yhteiskehittämisprosesseista
Monialaisuus tuottaa fasilitointiin erityiset haasteensa, kun työskentely tuo yhteen erilaisia organisaatioita, ammatillisia taustoja ja työkulttuureja. Kun mukana on ammattilaisia, esihenkilöitä ja johtoa eri organisaatioista, yhdessä työskentely vaatii erityistä herkkyyttä ja suunnitelmallisuutta.
Fasilitaattorina olen tunnistanut työskentelyä edistäviä tekijöitä, joita tulee huomioida ennen työskentelyä, työskentelyn aikana sekä työskentelyn päätyttyä. Hyvä prosessi on hyvin valmisteltu, tuottaa tuloksia ja auttaa siirtämään ne osaksi arkea.
Hyvä valmistelu luo pohjan pysyville muutoksille
Monialainen yhteiskehittämisprosessi lähtee liikkeelle hyvästä valmistelusta. Tyypillisesti työskentelyn tarve tunnistetaan esihenkilöiden, johdon tai kehittäjien toimesta. Fasilitaattori voi toimia johdon ja kehittäjien työparina ja tukea yhteisen haasteen jäsentämisessä, työskentelyn tavoitteen määrittelemisessä sekä huomioillaan edistää onnistunutta työskentelyä kaikissa vaiheissa.
Fasilitoidulla työskentelyllä halutaan tyypillisesti ratkaista jokin haaste tai ongelma. Työskentelyn tavoitteen määrittämisessä strategiset tavoitteet, hyvinvointikertomukset, tutkimukset ja erilaiset kyselyt toimivat tärkeänä taustatietona ja suuntaavat työskentelyä oikeaan kohteeseen. Työskentelyä ohjaavan tavoitteen rajaaminen on tärkeä vaihe, sillä se suuntaa myös toteutuksen suunnittelua ja määrittelee tuloksia. Sitoutumisen kannalta on tärkeää, että alustava tavoite on johdon määrittelemä, mutta sen konkretisointiin tarvitaan myös esihenkilöt ja ammattilaiset.
Kun tavoitellaan uutta monialaista työtapaa, työskentelyyn tarvitaan ammattilaisia, esihenkilöitä ja johtajia.
Johtajat tunnistavat tavoitteen kannalta olennaiset toimijat, joiden tieto, näkemykset ja kokemukset tuottavat lisäarvoa yhteiseen työskentelyyn. Heillä on myös mandaatti mahdollistaa ammattilaisille työaikaa. Onnistunut työskentely vaatii ymmärrystä organisaatiossa olevasta osaamisesta, joka halutaan näkyväksi ja hyödynnettäväksi.
Osallistujavalinta on strateginen päätös. On tärkeä tunnistaa toimijat, jotka rakentavat työskentelyssä yhteistä tilannekuvaa ja jotka edistävät kaikkia osapuolia tukevia ratkaisuja. Uudet yhteistyön rakenteet eivät synny vain ammattilaisten tuottamien innovaatioiden pohjalta. Kun tavoitellaan uutta monialaista työtapaa, työskentelyyn tarvitaan ammattilaisia, esihenkilöitä ja johtajia. Tarvitaan päätösvaltaa tehdä työtehtäviin, resursointiin tai yhteistyöhön liittyviä muutoksia, jotka mahdollistavat uusien toimintatapojen juurtumisen uusiksi käytännöiksi.
Hyvin suunniteltu työskentely vapauttaa innovoimaan ja tuottaa tuloksia
Tavoitteellinen työskentely on selkeästi etenevä kokonaisuus, jossa on aikaa ja tilaa ajatusten vaihtoon ja pohdintaan. Fasilitaattorin tehtävä on luoda olosuhteet, joissa jokainen kokee olonsa turvalliseksi ja arvokkaaksi. On tärkeätä kokea tulleensa kuulluksi ja myös kuunnella muita. Hyvin johdettu työskentely mahdollistaa dialogin, mutta myös suuntaa keskustelua tavoitteellisesti.
Monialaisten haasteiden ratkaisemisessa työntekijöiden rooli on erityinen, koska heillä on läheisin suhde asiakkaisiin. Työntekijöillä ei ole valtaa vaikuttaa kollegoiden työhön, koska ne päätökset tehdään heidän taustaorganisaatioissaan. Valitut työskentelymenetelmät voivat tasoittaa valtaeroja ja edistää kokemusta yhdenvertaisuudesta. Turvalliseksi koettu ilmapiiri mahdollistaa myös rakentavat, kriittiset näkemykset ja edistää niiden pohjalta yhdessä tehtyjä ratkaisuja.
Toimivan monialaisen työskentelyn lopputuloksena osallistujilla on jaettu näkemys nykytilasta. He ovat kuulleet toistensa näkemyksiä ja muodostaneet niiden pohjalta entistä laajemman ymmärryksen yhteisestä työstä. Nykytilan pohjalta tarkennetaan tavoitetta ja nimetään konkreettisia toimenpiteitä niiden edistämiseksi. Jokainen osallistuja tunnistaa oman ja organisaationsa tehtävät ja vastuut sekä vastavuoroisen toiminnan vaikutukset. Työskentelyn tuloksena syntyy esimerkiksi toteutussuunnitelma, joka kokoaa yhteisen näyn otettavista askelista ja toteutuksen aikataulusta. Fasilitaattorin rooli on tukea jaetun tiedon käsittelyä ja tarvittavien toimien konkretisoimista sekä auttaa tunnistamaan organisaatioissa ja niiden välillä tarvittavat sopimukset ja päätökset niiden toteutumiseksi.
Kokeilusta arvioinnin kautta juurtuneisiin yhteistyömalleihin
Innostunut ja aikaansaava työskentely tarvitsee tukea ideoiden ja suunnitelmien siirtämiseksi käytäntöön. Kun osallistujat edustavat kaikkia toiminnan tasoja, sovituilla käytännöillä ja ideoilla on suurempi mahdollisuus toteutua arjessa. Johdon sitoutuminen ja erityisesti myös osallistuminen työskentelyyn tuottaa lisäarvoa sekä itse työskentelyyn että myös tulosten toimeenpanoon.
Tavoitteellinen työskentely sisältää myös suunnitelman seurannasta ja arvioinnista. Innostavakin työskentely tarvitsee tukea ja kokemuksen juurtuvasta yhdessä tekemisen kulttuurista. On tärkeä pysähtyä tarkastelemaan etenemistä yhdessä sovitulla tavalla ja aikataululla. Seurantatapaamisessa tunnistetaan otetut askeleet, ja jaetaan huomiot onnistumisista ja mahdollisista hidasteista tai haasteista. Tapaamisessa arvioidaan jatkotoimia: mitä jatketaan, mitä muutetaan ja mistä luovutaan, ja kenen toimesta toteutus mahdollistuu.
Fasilitaattori johdon kumppanina edistää tavoitteellista työskentelyä, joka tuottaa lisäarvoa kaikille osapuolille. Syventynyt yhteistyö ja yhdessä muotoillut ratkaisut sekä niihin sitoutuminen tuottavat tuloksia.
Kirjoittajat
Anne Määttä
Diakonia-ammattikorkeakoulu Erityisasiantuntija, VTT
