Ryhmähankkeessa organisaatioiden tahtotila yhteistyöhön ja yhteisen hankkeen tavoitteiden toteuttamiseen on lähtökohtaisesti voimakas. Hankkeen toteuttavat ja vievät maaliin aina organisaatioita edustavat yksilöt erilaisine taustoineen. Hanketiimin käytänteillä voidaan vahvistaa sekä tiimiläisten työkykyä että työn tuloksellisuutta.
Hanketiimin työ on tavoitteellista toimintaa, jota ohjaa hankesuunnitelma. Ideaalitilanteessa saman pöydän ääreen eri taustoista kokoontuvat hanketoimijat alkavat itseohjautuvasti ja sulavasti toimia hanketiiminä, joka sanoittaa tavoitteet, toimintatavat ja aikataulut samalla tavalla. Totuus on toisenlainen; eri organisaatioissa vallitsevat erilaiset toimintakulttuurit, vuorovaikutuskäytänteet ja asiantuntijuuden jakamisen mallit. Jokainen hanketiimin jäsen on myös oma persoonansa omine työelämä- ja vuorovaikutustaitoineen. Tiimiläisillä voi olla erilaisia odotuksia ja huolia yhteiseen työskentelyyn liittyen. Erilaisien lähtökohtien vuoksi yhteisen toiminnan selkärangaksi, synergian ja lisäarvon tuottamisen mahdollistamiseksi kannattaa työstää hanketiimin käytänteet.
Hanketiimin käytänteiden tarkoitus on edistää hankkeen tavoitteiden toteutumista, sujuvaa ja oikea-aikaista keskinäistä viestintää, sekä vahvistaa työkykyä ja työniloa. Käytänteet tulisi luoda tutustumisen ja ryhmäytymisen käynnistyttyä, sillä ne tukevat tehtävänkuvien sisäistämistä ja tavoitteisiin sitoutumista sekä lisäävät luottamusta ja oikeudenmukaisuuden kokemusta tiimiläisten kesken.
Mitä, milloin, miten – ja mitä jos?
Yhteisten käytänteiden pohdintaan ja työstämiseen tarvitaan koko tiimin läsnäolo ja osallistuminen. Työskentelyn kannalta paras vaihtoehto on kokoontuminen kiireettömässä ja rennossa ilmapiirissä, fyysisesti samassa tilassa.
Yhteisten käytänteiden pohdintaan ja työstämiseen tarvitaan koko tiimin läsnäolo ja osallistuminen.
Projektipäällikön tehtävänä on fasilitoida käytänteiden laatimista. Pohdintaan voi johdatella kysymällä m-kysymyksiä: Millaista tekemistä meiltä edellytetään, että tavoitteet toteutuvat? Miten edistämme oikea-aikaista ja sujuvaa viestintää? Mitä tiimissä pitäisi olla, että voimme kokea turvallisuutta, innostusta, työniloa? Mitä minä tuon tähän tiimiin? Mitä velvollisuuksia meillä on toisiamme kohtaan? Miten toimitaan, kun tulee haasteita? Onnistuneella kysymysten asettelulla saadaan vastauksia muun muassa vuorovaikutuksen, aikataulujen noudattamisen, ristiriitatilanteiden ratkaisemisen ja asiantuntijuuden jakamisen teemoihin.
Pohdinnan tulokset kootaan esitettyjen kysymysten alle esimerkiksi post it -lapuille. Samalla jokainen tiimiläinen tulee kuulluksi ja saa taustoittaa toiveitaan. Tärkeintä ei ole metodi, vaan jokaisen tiimiläisen osallistuminen sekä yhteisen ymmärryksen muodostaminen tiimin käytänteistä ja niiden merkityksestä. Projektipäällikkö laatii pohdinnoista tuotoksen, tallentaa sen tiimin yhteiselle kanavalle ja nostaa yhteiset käytänteet esille seuraavassa hanketiimin kokoontumisessa.
Kun hanketiimiläiset sisäistävät vastuunsa, ei käytänteisiin välttämättä tämän jälkeen tarvitse enää palata. Ne otetaan esille hankeyhteistyön edetessä, jos niiden noudattamista aletaan kyseenalaistaa käytännön toiminnassa tai niitä tulisi yhteisestä toiveesta muokata. Käytänteet on syytä kerrata myös mahdollisten henkilöstövaihdosten yhteydessä.
Luottamus ja yhteistyö vievät tavoitteisiin
Hanketiimiin päädytään eri syistä. Toinen hakeutuu itse mukaan intoa ja innovatiivisuutta puhkuen ja toiselle hanketyö osoitetaan täyttämään vajaaksi jäävää työvelvoitetta. Sekä tiimityön sujuvuuden että yksilön työkyvyn kannalta hedelmällisintä on tehtävässä tarvittavaan osaamiseen ja omaehtoiseen päätökseen perustuva hanketiimin jäsenyys. Pakkotyöksi koettu työtehtävä, osaamisenpuute tai huonot tiimityötaidot harvoin edistävät yhteistä hyvää.
Oli lähtötilanne mikä tahansa, hyvät työelämätaidot omaava henkilö ymmärtää, että hankkeessa toimiminen on pohjimmiltaan yhteistyösuhde. Hän asettuu tiimin jäseneksi ilman sen suurempaa draamaa ja sitoutuu yhdessä luotuihin käytänteisiin, jotta tiimin olemassaolon tarkoitus – hankkeen tavoitteiden mahdollisimman hyvä toteuttaminen – todentuu hyvässä yhteisymmärryksessä ja kaikkien tiimiläisten onnistumista ja työkykyä tukien.
Ryhmähankkeen edetessä voi käydä niin, että tiimiläinen ei sisäistä rooliaan, merkitystään ja vastuitaan tiimissä. Riskinä on, että hän ulkoistaa ne ja alkaa edellyttää muilta niiden täyttämistä. Tämä kuormittaa hanketiimiä ja nakertaa keskinäistä luottamusta. Projektipäällikön velvollisuus on huolehtia siitä, että vapaamatkustajan rooliin ei ole tiimissä mahdollista siirtyä. Hanketiimin käytänteet koskevat kaikkia tiimiläisiä.
Pohjimmiltaan hanketiimin käytänteissä on kyse psykologisen turvallisuuden vahvistamisesta. Psykologisesti turvallisessa tiimissä energian voi suunnata perustehtävään, kollegoilta saa tarvittaessa tukea ja oman panoksensa voi antaa huoletta koko tiimin käyttöön. Näin toimien eri organisaatioiden asiantuntijoista muodostettu hanketiimi on todellakin enemmän kuin osiensa summa.
Pysyvä osoite: https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe20251105105383
