Digitalisaatio on muokannut taloushallintoa kautta historian. Miten kehitys on vaikuttanut henkilöstöön ja johtamiseen?
Digitalisaatiosta puhuttaessa voidaan kysyä, milloin digitalisaatio alkoi. Alkoiko se binaarilukujen kehittämisestä 1600-luvulla? Vai esimerkiksi mekaanisen ja analogisen teknologian kehityksestä digitaaliseksi 1950-luvulta lähtien?
Diakonia-ammattikorkeakoulussa digitalisaatio oli läsnä jo heti perustamisvaiheessa vuonna 1996. Jo tuolloin olivat käytössä esimerkiksi tietokoneet, opiskelijahallintajärjestelmä ja kirjanpito-ohjelma. Paljon piti kuitenkin tehdä myös käsin, kun tietoja piti syöttää järjestelmiin. Tietokoneiden käyttö olikin alkuun enemmän tietojen syöttöä ja lukujen yhteenlaskua.
Sähköinen taloushallinto kehittyi
Digimurros tarkoitti aluksi pitkälti prosessien digitalisointia, myös Diakonia-ammattikorkeakoulussa. Digitalisaatiossa kehitys on kuitenkin ollut niin rajua, että monet prosessit on voitu jättää sovelluksille kokonaisuudessaan. Sähköinen taloushallinto onkin ottanut yhä suuremman roolin taloushallinnan rutiinitehtävissä.
Ostolaskut siirtyvät verkkolaskuina organisaatiolta toiselle. Sen jälkeen ostolasku kiertää organisaation omassa järjestelmässä tarkastettavana ja hyväksyttävänä. Kun ostolasku on hyväksytty, siirtyy se maksuun pankkijärjestelmään. Samalla organisaation pankkitililtä siirtyvät rahat ostolaskun lähettäneen organisaation pankkitilille. Käytännössä ”oikea raha” ei kuitenkaan liiku, sillä molempien organisaatioiden pankkitilin saldot vain muuttuvat.
Rutiinitehtävistä ongelmanratkaisuun
Automatisointi ja ohjelmistot ovat tehostaneet toimintaa ja vähentäneet virheitä. Myös ohjelmistorobotiikka, koneoppiminen ja tekoäly ovat jo osa taloushallintoa. Ohjelmistojen kehittyminen on mahdollistanut tietokoneiden hyödyllisemmän käytön ja mahdollistanut työntekijöiden käytön vaativimpiin tehtäviin, jotka kuitenkin edellyttävät enenevässä määrin ongelmanratkaisukykyä ja vuorovaikutustaitoja.
Järjestelmien vaihtaminen on nopeaa, mutta ihmisten opettaminen uusiin työtapoihin vie aikaa. Automaation rakentaminen ei tapahdu itsestään vaan vaatii suunnittelua, tietojen ja/tai prosessien mahdollista päivittämistä, toisinaan integraatioiden rakentamista tai esimerkiksi automatisoidun toiminnon oikeellisuuden tarkastamista. Työssä kehittyminen ja työssä oppiminen ovat olennainen osa työtä.
Järjestelmien vaihtaminen on nopeaa, mutta ihmisten opettaminen uusiin työtapoihin vie aikaa.
Digitalisaatio muokkaa taloushallinnon henkilöstön osaamisvaatimuksia. Jatkossa tarvitaan yhä enemmän analyyttista ajattelua, teknologiaosaamista, viestintätaitoja, luovuutta ja yhteistyötaitoja. Ennen kaikkea tarvitaan uskallusta. Uusia asioita ei voi pelätä, vaan on opeteltava uusia tapoja toimia: on otettava käyttöön uusia ohjelmistoja ja alustoja. On uskallettava antaa robotille mahdollisuus tehdä oma osansa ja laajennettava omaa osaamistaan uusille alueille. On uskallettava kokeilla ja olla rohkea.
Hyvä johtaja antaa tilaa kokeilla
Organisaatioiden johtajien roolina on luoda kulttuuri, jossa kokeilut ovat sallittuja ja työntekijät pääsevät kehittämään omaa työtään. Digitalisaation aiheuttamat muutokset vaikuttavat myös johtamiseen. Johtajien tehtävä ei ole johtaa ohjelmistorobotteja vaan ihmisiä.
Johtamisessa digitalisaation aikana on hyvä huomioida neljä seikkaa:
- Ihmisten ja muutoksen johtaminen – Ihmiset ovat teknologian rinnalla edelleen organisaatioiden tärkein voimavara.
- Digitaalisen kehityksen huomioiminen – Digitalisaatio tulee läpileikkaamaan kaikki organisaation toiminnot.
- Liiketoiminnan kehittäminen – Data ja analytiikka mahdollistavat tehokkaampaa päätöksentekoa ja uudenlaisia liiketoimintamalleja.
- Suoritusmittareiden kehittäminen – Mittareiden on vastattava organisaation todellisia tarpeita ja tuettava tavoitteiden saavuttamista.
Hyvinvoiva ja motivoitunut työntekijä on yrityksen tehokkain resurssi, johon kannattaa panostaa. Digitalisaatio tuo uusia työkaluja, mutta ne eivät syrjäytä ihmistä, vaan vahvistavat hänen rooliaan.
Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe20251210116964
