Euroopan komissio on ottanut ohjelmakaudella 2021–2027 laajasti käyttöön kansainvälisten hankkeiden kertakorvaus- eli Lump sum -budjetit. Uusi rahoitusmalli muuttaa merkittävästi hankkeiden raportointikäytäntöjä ja sujuvoittaa arjen hallinnointia.
Euroopan koulutuksen ja kulttuurin toimeenpanovirasto EACEA hyödyntää Lump sum -budjetteja useissa toiminnoissaan. Hakuvaiheessa hakijat valitsevat kahdesta kertakorvaustyypistä:
- Kertakorvaustyyppi 1: Ennalta määrätty, pienemmän kokonaisbudjetin haku (esim. 30 000 tai 60 000 euroa).
- Kertakorvaustyyppi 2: Hankeperusteinen budjetti, johon liitetään yksityiskohtainen budjettitaulukko.
Arviointikomitea pisteyttää hakemuksen ja varmistaa ennen rahoituspäätöstä, että budjetti on realistinen, kohtuullinen ja myöntämisperusteiden mukainen. Vaatimus siitä, että montako eri maata pitää olla mukana hankkeessa, vaihtelee hakujen mukaan.
Joka tapauksessa hankekumppaneita tulee olla mukana useista Euroopan maista. Hankkeen budjetoidut kustannukset perustuvat todellisiin kuluihin, minkä vuoksi ne vaihtelevat kumppaneittain. Joissakin kustannusluokissa, kuten matka- ja elinkustannuksissa, komissio edellyttää Euroopan tason yksikkökustannusten käyttöä.
Raportointi keskittyy tositteiden sijaan tuloksiin
Lump sum -hankkeen raportoinnissa huomio siirtyy yksittäisistä kuiteista tavoitteiden toteutumiseen. Rahoitus maksetaan sen mukaan, kuinka hyvin hankesuunnitelma toteutuu ja tavoitteet saavutetaan.
Aiemmin raportointia hallitsivat yksityiskohtaiset talousdokumentit, kuten työajanseurannat, työsopimukset, laskut, sopimukset ja boarding pass -tarkastuskortit. Käytännössä tämä tarkoitti esimerkiksi ulkomaan matkalaskujen osalta sitä, että liitteenä piti olla boarding passit. Se oli keino todistaa, että matka on oikeasti toteutunut. Kärjistetysti voisi sanoa, että taloudessa ”juostiin näiden perässä”. Uudessa mallissa ei todellisista kustannuksista tarvitse toimittaa erillisiä talousraportteja. Nyt voidaan keskittyä seuraamaan hankkeen kustannuksia ilman ylimääräistä dokumenttien keräämistä.
Lump sum -hankkeen raportoinnissa huomio siirtyy yksittäisistä kuiteista tavoitteiden toteutumiseen.
Toiminnan ja tehtyjen toimenpiteiden yksityiskohtainen dokumentointi on kuitenkin edelleen välttämätöntä. Jos asetetuista tavoitteista jäädään, hankekumppaneiden on pystyttävä osoittamaan tehneensä kaikkensa suunnitelman toteuttamiseksi.
Sisäinen talousseuranta säilyy ennallaan
Vaikka talousraportteja ei toimiteta rahoittajalle, jokainen hankekumppani seuraa omia toteutuneita kustannuksiaan budjetissa pysymiseksi. Kirjanpidossa noudatetaan edelleen kansallista lainsäädäntöä ja kansainvälisiä standardeja.
Talouden osalta väliraportissa ilmoitetaan vain yksi yhteissumma kaikilta kumppaneilta. Loppuraportoinnista ei vielä ole kokemuksia, mutta oletuksena on samanlainen raportti talouden osalta kuin väliraportoinnissa. Hanketarkastuksia voidaan tehdä hankkeen aikana tai loppumaksun jälkeen, mutta ne kohdistuvat toimintojen täytäntöönpanoon ja vaatimustenmukaisuuteen – eivät perinteiseen taloustarkastukseen.
Hankkeen päätoteuttajan stressi vähenee tämän uudistuksen myötä, sillä enää ei tarvitse pyytää dokumentteja hankekumppaneilta. Jokainen kumppani huolehtii omien dokumenttien asianmukaisesta arkistoinnista. Uudistus vähentää talousraportointiin kuluvaa aikaa erityisesti hankkeen päätoteuttajan, mutta myös hankekumppaneiden osalta ja työaikaa vapautuu muuhun työhön.
