Työelämässä puhutaan paljon joustavuudesta. Parhaimmillaan se näkyy kykynä auttaa kollegaa, tarttua uusiin tehtäviin ja löytää ratkaisuja tilanteissa, joissa suunnitelmat muuttuvat. Erityisesti hanketyössä muutokset ovat osa arkea, jolloin joustavuudelle on paikkansa.
Joustavuus on yksi työyhteisön tärkeimmistä voimavaroista. Se auttaa organisaatioita selviytymään muutoksista ja varmistaa, että yhteiset tavoitteet etenevät myös vaikeampina aikoina. Joustavuus ei kuitenkaan ole kestävää, jos se perustuu yksittäisten työntekijöiden jatkuvaan venymiseen ja muuttuu pysyväksi toimintatavaksi.
Hanketyössä muutokset ja yllättävät tilanteet, kuten poissaolot ja henkilövaihdokset, kuuluvat arkeen. Niiden keskellä tiimin jäsenet ottavat usein hetkellisesti lisävastuuta ja varmistavat, että työ etenee suunnitellusti. Tärkeää on kuitenkin varmistaa, ettei työkuorma kasaannu liikaa samoille ihmisille.
Muutokset kuuluvat hanketyöhön
Ryhmähankkeissa jokaisella toteuttajaorganisaatiolla ja tiimin jäsenellä on oma roolinsa, tehtävänsä ja vastuualueensa. Projektipäällikkö vastaa kokonaisuudesta ja yhteistyön sujuvuudesta. Asiantuntijat huolehtivat omista tehtäväalueistaan, ja hallinnollinen tuki vastaa omista prosesseistaan.
Osaamisen kehittäminen onnistuu parhaiten työyhteisössä, jossa haasteista voidaan keskustella avoimesti ja apua tarjotaan matalalla kynnyksellä.
Vaikka hankesuunnitelmissa työmäärät ja tehtävät pyritään määrittelemään mahdollisimman realistisesti, arki tuo väistämättä mukanaan tilanteita, joita ei voida ennakoida. Jos joku jää sairauslomalle tai irtisanoutuu hankkeesta ennen seuraajan löytymistä, muiden on usein hoidettava poislähteneen vastuita omien tehtäviensä lisäksi. Tämä voi tarkoittaa uusien asioiden opettelua ja tehtävien priorisointia.
Tilapäinen vastuiden uudelleenjärjestely kuuluu normaaliin työelämään. Pitkittyessään tilanne muuttuu kuitenkin ongelmalliseksi. Kun tehtäviä siirtyy jatkuvasti samoille ihmisille ilman resurssien lisäämistä tai tilanteen korjaamista, joustavuudesta tulee pysyvä toimintamalli. Silloin riskinä on, että organisaatio alkaa pitää ylimääräistä venymistä normaalina osana työtä.
Useimmiten ongelmat ratkeavat hyvällä yhteistyöllä ja yhteisellä halulla pitää projekti käynnissä suunnitelmien mukaisesti. Moni asiantuntija on laajentanut osaamistaan juuri tilanteissa, joissa on joutunut hetkellisesti tarkastelemaan tehtäviä oman vastuualueensa ulkopuolelta. Näin syntyy arvokasta ymmärrystä koko hankkeen toiminnasta ja eri roolien merkityksestä.
Osaamisen kehittäminen hyödyttää koko tiimiä
Kaikki hankkeiden haasteet eivät johdu poissaoloista tai henkilövaihdoksista. Joskus ongelmana on, ettei työntekijä selviydy työtehtävistään tai ole riittävän sitoutunut hoitamaan niitä. Tehtäviä jää tekemättä, päätöksiä viivytellään tai niiden toteuttaminen jää muiden harteille.
Tilanteessa kannattaa selvittää, millaista tukea työntekijä tarvitsee tehtävässään onnistumiseen. Esimerkiksi mentoroinnilla, perehdytyksellä, koulutuksella ja tiedon jakamisella voidaan vahvistaa työntekijän osaamista. Samalla osaaminen jakautuu laajemmalle, jolloin hankkeen eteneminen ei ole yksittäisten henkilöiden varassa.
Osaamisen kehittäminen onnistuu parhaiten työyhteisössä, jossa haasteista voidaan keskustella avoimesti ja apua tarjotaan matalalla kynnyksellä. Kukaan ei osaa kaikkea, eikä tarvitsekaan. Tärkeämpää on tunnistaa, milloin tarvitsee tukea, ja uskaltaa pyytää sitä. Avoin keskustelu auttaa löytämään ratkaisuja ennen kuin pienet haasteet kasvavat suuremmiksi ongelmiksi.
Hyvinvointi syntyy tasapainosta
Kun työelämässä tarvitaan välillä venymistä, useimmat ovat valmiita auttamaan kollegaa kiiretilanteessa tai ottamaan hetkellisesti vastuulleen uusia tehtäviä. Tämä on tärkeä osa toimivaa yhteistyötä. Jos töitä on kuitenkin liikaa, työntekijä uupuu, jolloin tuloksellisuuskin kärsii. Tällöin vastuita on jaettava uudestaan.
Työhyvinvointiin vaikuttaa työmäärän lisäksi se, miten työntekijällä on mahdollisuus oppia, kehittyä ja onnistua työssään. Kun työntekijä kokee osaamisensa kasvavan ja työnsä merkitykselliseksi, myös motivaatio ja jaksaminen vahvistuvat.
Joustavuus tarvitsee tuekseen rakenteita
Joustavuus on työelämän tärkeä vahvuus ja monen onnistuneen hankkeen näkymätön voimavara. Se auttaa selviytymään muutoksista sekä tukee tiimin yhteishenkeä. Joustavuus ei voi kuitenkaan perustua siihen, että samat ihmiset venyvät jatkuvasti muiden puolesta.
Hanketyössä muutoksiin ei aina voi vaikuttaa, mutta niihin voidaan varautua. Kun tietoa jaetaan avoimesti, osaamista kehitetään ja haasteisiin puututaan ajoissa, yllättävätkin tilanteet ovat helpommin hallittavissa. Tämä tukee sekä työntekijöiden hyvinvointia että hankkeen tavoitteiden saavuttamista.
Kirjoittajat
Arja Lappalainen
Diakonia-ammattikorkeakoulu Projektikoordinaattori
