Hanke on monivaiheinen prosessi, jossa unelmat ja todellisuus eivät aina kohtaa. Tässä artikkelissa pureudutaan hanketyön yleisimpiin kompastuskiviin sekä pohditaan keinoja niiden ratkaisemiseksi.
Hankkeet ovat tiettyyn päämäärään tähtääviä suunnitelmallisia toimintakokonaisuuksia, jotka ovat olemassa tietyn määräajan. Usein hankkeita toteutetaan useamman organisaation yhteistyönä. Tässä artikkelissa käydään läpi erilaisia hanketyössä eteen tulevia tyypillisiä haasteita, joista moni liittyy hankkeiden perusolemukseen ja hanketyön luonteeseen. Artikkeli perustuu kolmesta Euroopan sosiaalirahaston rahoittamasta hankkeesta saatuihin oppeihin ja aiheeseen liittyvään kirjallisuuteen.
Sudenkuoppa: suunnitelma ei ole realistinen
Tyypillinen hankkeiden ongelma on suunnitelman ja todellisuuden välinen ristiriita. Hankesuunnitelmassa visioitu toteutus saattaa olla käytännössä liian kunnianhimoinen: resurssit eivät esimerkiksi riitä suunnitelman toteuttamiseen tai osallistujia ei saada sitoutettua suunnitelman mukaiseen toimintaan. Joskus myös hankkeen tavoitteet tai toivotut tulokset osoittautuvat epärealistisiksi tai toimintaympäristössä on ehtinyt tapahtua merkittäviä muutoksia.
Suunnitelma on vasta suunnitelma, joka väistämättä perustuu epätäydelliseen tietoon. Siinä kohtaa, kun hankkeen toteuttaminen alkaa, toimintaympäristössä on useinkin tapahtunut muutoksia, joita ei ole suunnitteluvaiheessa välttämättä osattu ennakoida. Hankkeen edetessä ymmärrys suunnitelman virheoletuksista ja ongelmakohdista lisääntyy. Tämä on hankkeiden olemassaoloon luonnollisesti kuuluva ulottuvuus, jonka myös rahoittajat useimmiten ymmärtävät.
Kaikissa kolmessa hankkeessa eteen tullut haaste liittyi hankesuunnitelmiin kirjattuihin pitkiin ja raskaisiin koulutuskokonaisuuksiin, joihin olisi pitänyt osallistua työajalla. Erilaisia kursseja ja koulutuksia oli runsaasti tarjolla, ja vaativassa kilpailutilanteessa ihmisiä oli haastavaa sitouttaa useamman koulutuskerran kokonaisuuksiin.
Ongelma ratkaistiin sillä, että koulutukset palasteltiin yksittäisistä koulutuskerroista koostuviin lyhytkoulutuksiin, jolloin osallistujien kiinnostus heräsi. Kasvokkaiset tai hybridikoulutukset päätettiin toteuttaa kokonaan etänä, jolloin ne olivat hanketoteuttajille kevyempiä järjestää ja osallistujille tasalaatuisempia. Myös koulutuksiin ja työpajoihin osallistumisesta neuvotteleminen esihenkilöiden kautta hyvissä ajoin lisäsi tapahtumien suosiota.
KOHDE-hankkeessa alkuperäisestä hankesuunnitelmasta poikettiin myös kohderyhmän rajausta laajentamalla. Hankkeessa oli haasteita saada osallistujia hankkeen alkuperäisistä yhteistyökunnista, jolloin koulutusten markkinointia laajennettiin koko Pohjois-Pohjanmaan alueelle. Lisäksi jo pidettyjen koulutusten pohjalle rakennettiin itseopiskelualusta, jolloin jo pidettyihin koulutuksiin saatiin uusia opiskelijoita.
Kun lähdetään ratkomaan suunnitelman ja todellisuuden välistä epäsuhtaa, suunnitelmaa kannattaa tarkastella ja aikatauluttaa pienemmissä osissa. On hyvä tarkkaan pohtia sitä, mitkä osat ovat toteutettavissa ja mihin kaivattaisiin muutosta. Jos suunnitelma on resursseihin nähden epärealistinen, mitä toteutuksesta voisi perustellusti jättää pois?
Kehittämishankkeissa voidaan soveltaa ja hyödyntää erilaisia projektinhallintamenetelmiä. Esimerkiksi vastuumatriisissa kuvataan projektiin osallistuvien tahojen tai henkilöiden vastuut projektissa. Osituskaaviossa puolestaan voidaan visualisoida projektin eri työvaiheita ja niiden suhteita toisiinsa. Projektinhallinnalla pyritään turvaamaan projektin laadukas toteuttaminen. (Mäntyneva, 2025.) Kuitenkaan paraskaan työkalu tai taulukko ei itsessään vielä tuo juurikaan lisäarvoa, vaan työkaluja on myös muistettava ja osattava käyttää. Työkalujen antaman tiedon perusteella voi olla helpompi hahmottaa sitä, miten projektin toteutusta voi tarvittaessa muuttaa.
Sudenkuoppa: viestintä ei tuota tulosta
Viestintä ja markkinointi ovat monien hankkeiden onnistumisen kulmakiviä. Hankeviestintä poikkeaa monista muista viestinnän muodoista sen suhteen, että usein sillä pyritään saamaan aikaan tarkkaan määriteltyä ja hankkeen tavoitteita edistävää toimintaa. Useimmiten viestinnän kohteena on hyvin rajattu kohderyhmä esimerkiksi tietty ammattiryhmä. Monien hankkeiden ongelmana on, että viestimiseen käytetään paljon aikaa, vaivaa ja kenties rahaakin, mutta panostukset eivät tuota haluttua toimintaa kuten ilmoittautumisia hankkeen koulutuksiin. Joskus viestintä tai markkinointi ei tavoita oikeaa kohderyhmää tai kohderyhmä tavoitetaan, mutta viesti jää epäselväksi eikä edistä hankkeen tavoitteita.
Jos hankkeessa on tunnistettu, että tuloksellisuuden ongelmat liittyvät viestintään ja/tai markkinointiin, ollaan jo pitkällä. Tämän jälkeen tarvitaan tarkempi analyysi siitä, missä ongelma sijaitsee. Eikö viesti tavoita oikeita ihmisiä? Ovatko ongelmana väärät viestintäkanavat? Vai tavoittaako viesti oikeat ihmiset, mutta he eivät toimi toivotulla tavalla? Onko haaste viestin muoto ja sisältö tai ”myytävä” tuote?
KOHDE-hankkeessa viestinnän resursseja kului runsaasti somepäivitysten tekemiseen, mutta koulutuksiin ilmoittautuneista juuri kukaan ei kertonut saaneensa tietoa somepostausten kautta. Siksi viestinnän painopistettä muutettiin someviestinnästä sähköpostimarkkinointiin. Palautetta ei aina tarvitse pyytää formaaleiden lomakkeiden kautta, vaan sitä kannattaa kysyä myös vähemmän muodollisesti sopivilta henkilöiltä. Esimerkiksi tapahtumien yhteydessä osallistujilta voi kysellä, mitä kautta, millaista ja miten usein tietoa haluaa saada. Tärkeintä on pitää yllä avointa matalankynnyksen keskusteluyhteyttä kohderyhmän suuntaan. Viestinnän suunnittelussa ja toteutuksessa kannattaa myös hyödyntää yhteistyön voimaa ja järjestää tapahtumia esimerkiksi toisen saman kohderyhmän jakavan hankkeen kanssa.
MILAVA-hankkeessa yhdeksi haasteeksi muodostui usean toteuttajakorkeakoulun erilaiset käytännöt ja ohjeet viestinnän osalta. Toiset toteuttajat suosivat korkeakoulun omien somekanavien hyödyntämistä hankeviestinnässä, kun taas toisissa se oli kokonaan kielletty. Myös ohjeistukset hankekohtaisten kanavien perustamisesta vaihtelivat suuresti. Selkeintä olisi linjata koko hankkeen osalta viestintä päätoteuttajan ohjeistusten mukaisesti, mutta käytännössä osallistuijen mukaan saamiseksi on usein otettava kaikki mahdolliset keinot käyttöön.
Kun lähdetään ratkomaan suunnitelman ja todellisuuden välistä epäsuhtaa, suunnitelmaa kannattaa tarkastella ja aikatauluttaa pienemmissä osissa.
Hankeviestinnän tueksi on olemassa useita oppaita ja muistilistoja (esim. Hermiö ym., 2021; Pöyhönen ym., 2022). Viestintä on tehotonta, jos ei ole mietitty tarkkaan sopivia kanavia, muotoja, tavoitteita, kohderyhmää ja minkä viestintäkanavien kautta kohderyhmän tavoittaa. Tärkeässä roolissa on asiakaslähtöinen viestintäsuunnitelma, jonka laatimisessa on mahdollisuuksien mukaan hyödynnetty viestinnän asiantuntijoiden osaamista. Suunnitelman tulee tukea jokapäiväistä työtä ja toisaalta muuttua ja päivittyä tarpeen mukaan. Viestinnän vaikuttavuutta kannattaa seurata jatkuvasti ja muuttaa tarvittaessa valittua strategiaa.
Viestinnän ongelmakohtien tunnistamisessa kannattaa hyödyntää ensisijaisesti kohderyhmän asiantuntemusta ja pyytää heiltä mahdollisuuksien mukaan palautetta muun toiminnan ohella myös viestinnästä. Palaute- ja ilmoittautumislomakkeisiin kannattaa lisätä kysymys ”mistä sain tiedon tästä tapahtumasta”, jolloin nähdään, mitkä viestintäkanavat tavoittavat kohderyhmän ja mitkä eivät. Kannattaa myös pohtia sitä, mitä sellaista hanke voisi tarjota, joka ratkaisi jonkun kohderyhmän arjessa läsnä olevan konkreettisen ongelman. Hankkeen päättyminen sinänsä ei kenties saa osallistumaan päätöstilaisuuteen, mutta tilaisuudessa saatavat käytännönläheiset neuvot esimerkiksi vanhemmuuden tukemiseen saattavat saadakin.
Sudenkuoppa: yhteistyö ei lähde luonnistumaan
Monesti hanketyötä tehdään kahden tai useamman organisaation hankekonsortiossa. Hanketiimin yhteistyön käynnistyminen ja toimivien yhteistyön tapojen ja yhteisen ymmärryksen löytäminen voi viedä aikaa. Toimiva yhteistyö ei useinkaan rakennu tai pysy yllä itsestään, vaan se vaatii usein tietoista huomiota ja panostuksia. Monesti yhteistyön vaalimisen ajatellaan vievän liikaa resurssia varsinaisesta sisällöllisestä hanketyöstä. Erilaiset työskentelytavat ja organisaatiokulttuurit yhdistettynä hanketyöhön liittyvään aikapaineeseen saattavat kuitenkin myöhemmin näkyä ylimääräisinä jännitteinä ja työskentelyn vaikeutumisena. Yhteisen ymmärryksen jatkuva huomioiminen on tärkeää siksikin, että hanketiimin jäsenten vaihtuminen kesken hankkeen on suhteellisen yleistä.
Hankkeita toteuttavat ihmiset, joten vuorovaikutus on keskeinen osa hanketyötä. Hyvä, luottamuksellinen ilmapiiri, jossa hanketiimin jäsenet uskaltavat tuoda omat ajatuksensa ja kysymyksensä julki, on hyvä pohja yhteistyölle ja motivaatiolle. Hyvän vuorovaikutuksen ja ilmapiirin luomiseen on olemassa yksinkertaisia keinoja, kuten yhteinen käsitteiden määrittely, aktiivinen toisten kuunteleminen ja se, että näihin asioihin varataan tarvittava aika ja paikka (Burton ym., 2025). Hanketiimin sisäisen toimivuuden ylläpitoon ja edistämiseen on olemassa myös valmiita työkaluja, esimerkiksi Hyvän hanketyön anatomia -hankkeen keskustelukortit, jotka ovat ladattavissa hankkeen nettisivuilta (Laurea ammattikorkeakoulu, i.a.). Hanketiimin ryhmäytymisen tukena voi hyödyntää myös TASSU-hankkeessa tuotetun digitaalisen työkalupakin menetelmiä, eritoten Jäänmurtajat-kategoriasta.
Yhteistyön onnistumiseen kannattaa panostaa heti alussa, jotta kaikille osapuolille syntyy jaettu ymmärrys siitä, mitä oikein ollaan tekemässä ja mikä on kunkin organisaation ja työntekijän rooli hankkeen tavoitteiden edistämisessä. Aloitustapaamiseen panostaminen, tutustuminen, yhteisten pelisääntöjen luominen, toiveiden ja odotusten sanoittaminen sekä luottamuksen rakentaminen mielellään kasvokkaisissa kohtaamisissa maksaa vaivan. Samalla vähennetään riskiä väärinymmärrysten ja tietokatkosten syntymiseen hankkeen edetessä. Riittävän tiiviit tapaamiset ja selkeä johtaminen varmistavat, että yhteisymmärrys tavoitteesta ja visiosta säilyy ja kaikki tietävät, mitä ollaan tekemässä. Selkeä roolitus ja vastuunjako sekä yhteistyön toimivuuden säännöllinen reflektointi helpottavat hankkeen edistämistä. Jotta sekä työntekijöiden että organisaatioiden motivaatio pysyy yllä, on hyvä pyrkiä varmistamaan, että kukin toimija pääsee soveltamaan käytäntöön omia vahvuuksiaan ja kiinnostuksen kohteitaan. Onnistumisten näkyväksi tekeminen ja juhlistaminen on osa hanketoiminnan arkea.
Sudenkuoppa: motivaatio hiipuu loppua kohden
Hankkeen loppuraportin kirjoittaminen on urakka, johon voi olla vaikea motivoitua, jos hanketyöntekijöiden mieli on jo tulevissa hankkeissa tai muissa töissä. Hanketiimi voi hajota ennen aikojaan tai yleinen väsymys alkaa kovan hankerupeaman loppuvaiheilla vaivata. Vaarana saattaa myös olla, ettei hankkeessa tuotettu tieto juurru kohderyhmän tai organisaatioiden toimintaan ja samoja asioita päädytään ideoimaan ja kehittämään uudelleen uusilla resursseilla hyödyntämättä jo aiemmin tehtyä työtä.
On hyvä muistaa, että hankkeen toimintojen ja tulosten juurruttaminen ei ole vain hankkeen loppuvaiheen työtä vaan se on prosessi, joka alkaa heti hankkeen alusta ja kehittyy koko hankkeen ajan. Halonen on tarkastellut projektien juurruttamistyötä ja määrittelee juurruttamisen projektin suunnitelmalliseksi toiminnaksi, joka varmistaa projektin tulosten kiinnittymisen pysyviin rakenteisiin (Halonen & Metropolia ammattikorkeakoulu, 2021). Tuotteistaminen liittyy kiinteästi juurruttamiseen. Tuotteistamisessa hyvästä käytännöstä tai toimintatavasta muokataan selkeä ratkaisu, joka vastaa kohdehenkilön tai -organisaation haasteeseen (Torkko, 2020). Hankkeen toimintojen juurruttaminen esimerkiksi kumppaniorganisaatioihin, johonkin pysyvään rakenteeseen tai työntekijöiden toimenkuvaan auttaa hankkeen toimintojen juurtumista. Hankkeen aktiivisten osallistujien tai yhteiskehittäjien nimeäminen “lähettiläiksi” voi edistää hankkeen tulosten levittämistä.
Huolellisesti tehdyt väliraportoinnit ja jatkuva tehtyjen toimenpiteiden ja tulosten seuranta keventävät hankkeen loppuraportoinnin vaatimaa panostusta. TASSU-hankkeessa kerättiin hankkeen toimintoihin osallistuneilta sähköisellä kyselyllä palautetta niin tilaisuuksien yhteydessä kuin hankkeen loppuvaiheessa. Näiden palautteiden pohjalta myös kirjoitettiin jo hankkeen aikana blogikirjoituksia, joiden analysoitua tietoa voitiin hyödyntää loppuraportin kirjoittamisessa. Tästä oli huomattava apu hankkeen kiireisessä loppuvaiheessa.
Loppuraporttiakin voi alkaa hahmottelemaan hyvissä ajoin. Yhteistyö hankekonsortion sisällä auttaa eteenpäin sekä sisällön tuottamisessa että urakan rytmittämisessä ja motivoinnissa. Yhteistyötä toisten samoihin aikoihin päättyvien hankkeiden kanssa voi viritellä. Diakissa hankkeiden arviointi- jatkuvuus- ja juurrutusprosessi eli AJJ-prosessi ohjaa hankkeen loppuvaiheessa tiettyjen asioiden tarkasteluun, mikä vie osaltaan loppuraportointia eteenpäin.
Lähteet
Burton, M., Seppänen, M., Sillanpää, I., Takanen, J., & Viljanen, J. (15.4.2025). Vuorovaikutuksen monet roolit – dialogisesta kuuntelemisesta kestävään yhteistyöhön hanketyössä. https://journal.laurea.fi/vuorovaikutuksen-monet-roolit-dialogisesta-kuuntelemisesta-kestavaan-yhteistyohon-hanketyossa/#aa7b8b4a
Halonen, K., & Metropolia Ammattikorkeakoulu. (2021). Projekti loppuu, mitä jää? Sosiaalisten innovaatioiden juurruttaminen. Metropolia Ammattikorkeakoulu. https://www.urn.fi/URN:ISBN:978-952-328-292-6
Hermiö, A., Merimaa, M., Wallin, R., Wegmuller, M., & Åman Kyyrö, M. (toim.), (2021) Hankeviestinnän käsikirja. Metropolia ammattikorkeakoulu. https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-328-313-8
Laurea ammattikorkeakoulu (i.a.). Hyvän hanketyön anatomia. Saatavilla 17.7.2025. https://www.laurea.fi/hankkeet/h/hyvan-hanketyon-anatomia/
Mäntyneva, M. (2025). Hallittu projekti: Jäntevästä suunnittelusta menestykselliseen toteutukseen. Kauppakamari.
Pöyhönen, M., Moreina Kares, E., & Garam, S. (13.9.2022). 5+1 vinkkiä onnistuneeseen hankeviestintään. https://esignals.fi/kategoria/tutkimus-ja-kehittaminen/51-vinkkia-onnistuneeseen-hankeviestintaan/
Torkko, N. (2020). Kehittämistyön tuotteistaminen. Opas projektityön näkyväksi tekemiseen. Metropolia Ammattikorkeakoulu. https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-328-216-2
Pysyvä osoite: https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe20251215119376
KOHDE – Hyvinvointiosaamista kuntiin
KOHDE-hankkeen tavoitteena oli vahvistaa Pohjois-Pohjanmaan kuntien, seurakuntien ja järjestöjen työntekijöiden osaamista lapsiperheiden terveyden ja hyvinvoinnin edistämisessä sekä lisätä eri toimijoiden välistä yhteistyötä ja uusien ideoiden kokeilemista. Hanketta toteuttivat Diakonia-ammattikorkeakoulu ja ODL Liikuntaklinikka, ja hankkeen toiminta-aika oli 1.11.2023–31.10.2025. Lue lisää KOHDE-hankkeesta.
TASSU – Tanssi ja musiikki sosiaalisen osallisuuden ja toimijuuden lähteenä
TASSU oli Oulun ammattikorkeakoulun ja Diakonia-ammattikorkeakoulun yhteishanke, jonka tavoitteena on torjua yhteiskunnallista syrjäytymistä kehittämällä uudenlaisia, osallisuutta ja toimijuutta tukevia menetelmiä. Hankkeen lopputuotos, digitaalinen luovien menetelmien työkalupakki, on julkaistu opin.fi-sivustolla. Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus myönsi hankkeelle rahoituksen Euroopan sosiaalirahastosta. Hankkeen toiminta-aika oli marraskuusta 2023 lokakuuhun 2025. Lue lisää TASSU-hankkeesta.
MILAVA – Mies, lapsi ja vanhemmuus
Pohjoissuomalaisten korkeakoulujen yhteisen Mies, lapsi ja vanhemmuus (MILAVA) -hankkeen tavoitteena oli vahvistaa isien hyvinvointia, osallisuutta ja aktiivista toimijuutta sekä edistää vanhempien välistä tasavertaisuutta, perheiden yksilölliset tarpeet ja tilanteet huomioiden. Hankkeessa tarjottiin uudenlaisia palveluita ja vertaistoimintoja isille, järjestettiin koulutuksia ammattilaisille sekä yhteiskehitettiin isätyön menetelmiä. Euroopan sosiaalirahaston osarahoittama hanke toimi vuosina 2023–2025. Ryhmähankkeen toteuttivat Oulun ammattikorkeakoulu, Oulun yliopisto, Lapin ammattikorkeakoulu, Kajaanin ammattikorkeakoulu ja Diakonia-ammattikorkeakoulu. Tutustu hankkeen verkkosivuihin.
