Audiovisuaalisten aineistojen henkilörekisteri
Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus?
Audiovisuaalisten aineistojen käsittelyn tarkoitus on Diakin toiminnan ja historian dokumentointi sekä markkinointiviestinnän toteuttaminen.
Mihin käsittely perustuu?
Käsittely perustuu suostumukseen ja oikeutettuun etuun. Oikeutettu etu on Diakin toiminnan ja historian dokumentointi.
Kenen tietoja rekisteri sisältää?
Audiovisuaalisten aineistojen henkilörekisteri sisältää Diakin tapahtumiin osallistuvien henkilöiden tietoja, Diakin tämänhetkisten ja aiempien työntekijöiden tietoja, Diakin tämänhetkisten ja aiempien opiskelijoiden tietoja sekä Diakin tämänhetkisen ja aiemman ylimmän johdon tietoja. Rekisterissä on myös Diakin tapahtumien esiintyjien ja tapahtumatyöntekijöiden tietoja.
Mistä tiedot on kerätty?
Tiedot kerätään suoraan rekisteröidyiltä itseltään.
Mitä henkilötietoja rekisteri sisältää?
Audiovisuaalisten aineistojen henkilörekisterissä on valokuvia, videotallenteita ja äänitallenteita.
Kuinka kauan rekisterin sisältämiä henkilötietoja säilytetään?
Rekisterin tietoja säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan. Oman historian dokumentointia varten osaa aineistosta säilytetään pysyvästi.
Miten rekisterin tiedot on suojattu?
Digitaaliset aineistot: Tietojen käyttäminen edellyttää henkilökohtaisia käyttöoikeuksia, jotka on myönnetty vain niille henkilöille, joiden työn suorittamiseen näiden tietojen käsitteleminen liittyy. Diakin järjestelmät suojataan hallinnollisin ja teknisin keinoin henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, käyttöoikeuksien rajauksilla ja tietoteknisillä toimenpiteillä.
Paperiaineistot: Kuvausluvat kerätään paperilomakkeina. Ne säilytetään lukollisissa tiloissa, jossa on kulunvalvonta. Kun käyttötarve on päättynyt, paperiaineisto viedään hävitettäväksi lukollisessa roskasäiliössä (”tietosuojaroskiksessa”).
Luovutetaanko tietoja jonnekin?
Diak voi käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja sopimukseen perustuen. Ulkopuolinen käsittelijä voi olla esimerkiksi IT-järjestelmän toimittaja. Henkilötietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa ulkopuoliselle tapahtumapaikalle.
Tehdäänkö automaattista päätöksentekoa?
Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.
Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?
Järjestelmät eivät siirrä tietoa EU/ETA-alueen ulkopuolelle, mutta on mahdollista, että viestit, tallenteet tai striimaukset voivat välittyä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Mitä oikeuksia minulla on?
Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja pyytää virheellisten tietojen oikaisemista.
Tämän lisäksi voit esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta.
Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin omaan tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella.
Voit myös olla tarvittaessa yhteydessä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.
Tietesuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
029 566 6700
www.tietosuoja.fi
Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777