Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Diakonia-ammattikorkeakoulu, PL 12, 00511 Helsinki
Tietosuojavastaavan sähköposti: tietosuojavastaava@diak.fi
Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus?
Henkilötietoja käsitellään Diakin verkkokaupan tilausten ja ostojen toteuttamiseen, kuten:
- koulutuksiin ja tapahtumiin ilmoittautumisten hallinta
- tilausten käsittely ja toimitus
- maksujen käsittely ja laskutukseen liittyvät toimenpiteet
- asiakaspalvelu ja asiakassuhteen hoito
- markkinointi (vain suostumuksella)
- kirjanpidolliset ja lakisääteiset velvoitteet
- palveluiden kehittäminen, raportointi ja viestintä (CRM-järjestelmän kautta)
Mihin käsittely perustuu?
Rekisteröidyn suostumus (markkinointiviestintä)
Sopimuksen täytäntöönpano (tilausten ja koulutusten toteutus
Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite (esim. kirjanpito)
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakaspalvelu, väärinkäytösten estäminen, palveluiden kehittäminen)
Kenen tietoja rekisteri sisältää?
Verkkokaupan asiakkaat, koulutuksiin ilmoittautuvat henkilöt sekä organisaatioasiakkaiden yhteyshenkilöt.
Mistä tiedot on kerätty?
Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään verkkokaupan tilauksen, ilmoittautumisen tai asiakasyhteydenoton yhteydessä.
Mitä henkilötietoja rekisteri sisältää?
- nimi
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero (tarvittaessa)
- laskutus- ja toimitusosoite
- organisaation / työnantajan nimi
- tilaustiedot (ostetut tuotteet, julkaisut ja koulutukset, ajankohta)
- maksutapahtuman tekniset tiedot (ei korttitietoja)
- asiakasviestit ja asiakaspalveluhistoria
- koulutuksiin liittyvät ilmoittautumis- ja osallistumistiedot
Kuinka kauan rekisterin sisältämiä henkilötietoja säilytetään?
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin käyttötarkoituksiin tai lainsäädännön edellyttämän ajan.
Säilytysajat ovat pääsääntöisesti seuraavat:
- Käyttämättömät käyttäjätilit anonymisoidaan 90 päivän kuluttua.
- Kesken jääneiden, epäonnistuneiden ja peruttujen tilausten henkilötiedot anonymisoidaan 90 päivän kuluttua.
- Hyvitettyjen ja valmiiden tilausten henkilötiedot anonymisoidaan verkkokauppajärjestelmässä 365 päivän kuluttua.
- Kirjanpitoon ja laskutukseen liittyviä henkilötietoja sisältävät aineistot säilytetään kirjanpitolainsäädännön sekä hankehallintaan ja hankerahoitukseen liittyvien säilytysvaatimusten mukaisesti viisitoista (15) vuotta tilikauden päättymisestä.
- Maksutapahtumat käsittelee Paytrail Oyj. Diak ei tallenna asiakkaiden maksukorttitietoja. Maksutapahtumien säilytysajoista vastaa Paytrail omien lakisääteisten velvoitteidensa mukaisesti.
- Verkkosivuston käytön analysointiin käytetään Matomo Cloud -palvelua. Analytiikkatietojen käsittely perustuu käyttäjän antamaan suostumukseen evästeiden kautta. Analytiikkatietoja säilytetään palvelun kulloinkin voimassa olevien asetusten mukaisesti.
Säilytysajan päätyttyä henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.
Miten rekisterin tiedot on suojattu?
Digitaaliset aineistot suojataan henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla, salasanoilla, kaksivaiheisella tunnistautumisella, valvonnalla ja palomuureilla. Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä suorittamiseksi.
Paperista aineistoa ei kerätä, mutta jos paperiaineistoa syntyy, sitä säilytetään käyttöajan kulunvalvotuissa tiloissa lukollisessa kaapissa ja se hävitetään käyttötarpeen päätyttyä lukollisessa roskasäiliössä (”tietosuojaroskis”).
Luovutetaanko tietoja jonnekin?
Tietoja voidaan luovuttaa lakisääteisistä syistä (esimerkiksi tilastointi) viranomaisille, mutta sitä ei luovuteta muille kolmansille osapuolille.
Diak voi käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja sopimukseen perustuen. Ulkopuolinen käsittelijä voi olla esimerkiksi IT-järjestelmän toimittaja.
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.
Tehdäänkö automaattista päätöksentekoa?
Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.
Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?
Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Toiminnan kansainvälisestä luonteesta johtuen Diak saattaa kuitenkin palveluja tarjotessaan käyttää resursseja, sovelluksia ja palvelimia, jotka sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa Diak varmistaa, että tiedon siirrolle on olemassa laillinen oikeusperuste ja että henkilötiedot suojataan esimerkiksi edellyttämällä EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita ja asianmukaisten teknisten ja organisatoristen suojaustoimenpiteiden noudattamista. Lisäksi tällaisen tiedonsiirron yhteydessä toteutetaan tarvittaessa TIA-arviointi sekä seurataan tiedossa olevien tiedonsiirron kohteena olevien maiden yleistä tietosuojan tasoa. Kaikissa tapauksissa tiedonsiirto toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja vain siinä laajuudessa kuin on ehdottoman välttämätöntä.
Mitä oikeuksia minulla on?
Sinulla on aina oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit pyytää jäljennöstä itseäsi koskevista henkilötiedoista ja pyytää mahdollisten virheellisten tietojen oikaisemista.
Voit myös esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta. Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.
Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että emme käsittelisi niitä ollenkaan. Lisäksi, voit pyytää, että emme tee osaltasi sellaista päätöstä, joka perustuu pelkästään automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn.
Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella Visma Sign Forms – Verkkolomake
Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Tätä varten voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.
Yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
Puh. 029 566 6700
www.tietosuoja.fi
Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: Puh. 029 566 6777