Palvelumuotoilu ja lean – sujuvuutta ja parempaa arkea taloushallintoon

Maija Majamäki

Taloushallinto uudistuu vauhdilla digitalisaation myötä, mutta teknologia vaatii rinnalleen ihmislähtöisiä kehittämismenetelmiä. Palvelumuotoilu ja lean-ajattelu auttavat rakentamaan prosesseja, jotka ovat sekä tehokkaita että sujuvia ja ennen kaikkea mielekkäitä käyttää.

Automaatio, pilvipalvelut ja tekoäly nopeuttavat prosesseja, vähentävät virheitä ja parantavat kustannustehokkuutta. Digitalisaation aikaansaama muutos taloushallinnossa on ollut merkittävä viimeisten vuosien aikana, ja se on muuttanut sekä työvälineitä että itse työn sisältöä (LAB Open, 2022). Muutos on vaatinut taloushallinnon ammattilaisilta runsaasti uuden tietotaidon sisäistämistä ja oman osaamisen kehittämistä.

Digitalisaation hyödyt ovat ilmeiset, mutta sen toteuttaminen vaatii huolellisuutta. Teknologian käyttöönotto ei ole nopea eikä vaivaton prosessi. Integraatiot eri järjestelmien välillä, testaukset ja henkilöstön koulutus vaativat aikaa ja monen tiimin yhteistyötä. Teknologia ei siis ole oikotie onneen, vaan sen onnistunut hyödyntäminen edellyttää osaamista, resursseja ja etenkin käyttäjälähtöistä lähestymistapaa (Valtiokonttori, 2024).

Taloushallinto strategisena kumppanina

Taloushallinnon asiakkaita ovat sekä sisäiset että ulkoiset sidosryhmät. Näin on myös Diakissa, jossa talouspalvelut toimii koko organisaation strategisena kumppanina ja palvelee laajaa asiakaskuntaa: henkilöstöä, opiskelijoita ja ulkoisia yhteistyötahoja. Päätöksenteon tueksi tuotetaan ennusteet ja talousanalyysit, jotka mahdollistavat strategian toteuttamisen ja tavoitteiden saavuttamisen. Digitalisaatio on keskeisessä roolissa laadukkaiden, läpinäkyvien ja luotettavien palveluiden tuottamisessa.

Käytännössä digitalisaatio näkyy arjessa monin tavoin. Ostolaskujen automaattinen käsittely vähentää manuaalista työtä ja nopeuttaa maksatusta. Käyttäjäystävälliset järjestelmät helpottavat sekä henkilöstön että opiskelijoiden asiointia. Myyntilaskutuksen sujuvuus ja virheettömyys herättävät luottamusta. Hanketoiminnassa digitaaliset työkalut mahdollistavat luotettavan budjetoinnin ja talouden seurannan, ja reaaliaikainen raportointi tukee johdon päätöksentekoa tarjoamalla ajantasaista tietoa talouden tilasta.

Digitalisaatio on keskeisessä roolissa laadukkaiden, läpinäkyvien ja luotettavien palveluiden tuottamisessa.

Ihmislähtöisyys ja tehokkuus kehittämisen perustana

Palvelumuotoilu tarjoaa systemaattisen tavan varmistaa, että kehitystyö lähtee todellisista käyttäjätarpeista. Menetelmä perustuu ihmislähtöiseen yhteiskehittämiseen, jossa palvelun käyttäjä otetaan aktiivisesti mukaan (Palvelumuotoilu Palo, 2024). Taloushallinnon työympäristössä tämä tarkoittaa, että kehittämiskohteita tunnistetaan eri sidosryhmien näkökulmista ja palautetta kerätään jatkuvasti. Tämä vähentää virheitä, nopeuttaa järjestelmien käyttöönottoa ja pienentää muutosvastarintaa.

Lean-ajattelu puolestaan keskittyy arvon tuottamiseen ja hukan karsimiseen. Kaikki työvaiheet, jotka eivät tuota lisäarvoa asiakkaalle, tulisi poistaa. Lean-periaatteiden avulla prosessit nopeutuvat, laatu paranee ja kustannukset pienenevät. (Efima, 2021.) Lean ei ole pelkkä menetelmä, vaan kulttuuri, joka kannustaa jatkuvaan parantamiseen ja henkilöstön osallistumiseen.

Taloushallinnon työtehtävien yksinkertaistaminen voi tuntua haastavalta, sillä toimintaan liittyy paljon lakisääteisiä vaatimuksia ja normeja, joita on noudatettava. Silti paljon on tehtävissä. Järjestelmien integraatioiden lisääminen, päällekkäisten tarkistusten karsiminen, hyväksyntäketjujen yksinkertaistaminen ja manuaalisten vaiheiden automatisointi voivat tehdä arjesta huomattavasti sujuvampaa.

Tulevaisuuden taloushallinto

Tulevaisuus tuo taloushallintoon yhä enemmän ennakoivaa analytiikkaa ja tekoälyratkaisuja. Parhaimmillaan digitalisaatio, palvelumuotoilu ja lean luovat yhdessä työympäristön, jossa teknologia hoitaa rutiinit.

Ihmiset voivat keskittyä siihen, missä he ovat parhaita eli luovuuteen, ongelmanratkaisuun ja vuorovaikutukseen. Siten yksi asia pysyy – ihmislähtöisyys. Teknologia tukee ihmistä, ei korvaa häntä.