Miten johdetaan valtakunnallista viestintää ja markkinointia rajallisilla resursseilla

Aura Vuorenrinne

Diak on valtakunnallinen ammattikorkeakoulu, jolla on toimintaa Helsingissä, Oulussa, Porissa ja Itä-Suomessa. Kooltaan Diak on pieni toimija, mikä näkyy erityisesti markkinointiviestinnän budjetissa. Haasteena on se, että markkinoinnin ja viestinnän tulee olla valtakunnallista, mutta resurssit ovat rajalliset.

Diakin viestintä- ja markkinointitiimin jäsenet työskentelevät Helsingissä, Oulussa ja Porissa. Yhteistyö ja johtaminen toteutuvat pääosin etänä, ja myös mediasuhteita hoidetaan usein virtuaalisesti. Valtakunnallisena korkeakouluna Diakilla on pitkä kokemus hajautetusta työstä jo ennen pandemiaa, joten käytännöt ovat jo pitkään olleet vakiintuneita.

Valtakunnallista näkyvyyttä pienellä budjetilla

Pienen budjetin ja suuren näkyvyystarpeen ristiriitaa on ratkottu keskittämällä mainontaa digikanaviin: sosiaaliseen mediaan, ohjelmalliseen ostamiseen ja videopalveluihin. Pelkkä diginäkyvyys ei kuitenkaan riitä, joten sitä on täydennetty ulkomainonnalla kampuskaupungeissa ja -maakunnissa.

Sisällöntuotantoa tuetaan yhteistyöllä opetushenkilöstön ja opiskelijakunnan kanssa. Heidän kauttaan viestintään saadaan paikallista materiaalia ja ideoita, jotka vahvistavat kampusten arjen tasapuolista näkyvyyttä. Mediasuhteiden rakentaminen monella paikkakunnalla on vaativaa, mutta paikallisten viestijöiden ansiosta olemme oppineet ymmärtämään eri alueiden keskusteluja ja erityispiirteitä.

Pienen budjetin ja suuren näkyvyystarpeen ristiriitaa on ratkottu keskittämällä mainontaa digikanaviin.

Hajautettu tiimi on mahdollisuus

Se, että viestijöitä on Diakin eri kampuksilla, tuo valtakunnalliselle korkeakoululle paljon hyötyä. Sisältöjä syntyy eri puolilta Suomea, pääkaupunkikeskeisyys vähenee ja paikallisiin tarpeisiin voidaan vastata paremmin.

Samalla tiimin arjen yhteisöllisyyden ylläpitäminen vaatii tietoista työtä: spontaanit kohtaamiset puuttuvat ja tunteiden tunnistaminen etäyhteydellä on haastavampaa. Jos työntekijän iloa tai turhautumista ei huomata, voi motivaatio hiipua ja tulokset kärsiä. (Haapakoski ym., 2020, s. 96.)

Siksi luottamuksen rakentaminen, ristiriitojen nopea ratkaisu ja psykologinen läsnäolo ovat etäjohtamisen kulmakiviä (Haapakoski ym., s. 117). Tiiminvetäjän on oltava herkkä aistimaan tiimin ja työntekijöiden mielialaa ja tunnelmia, vaikka vuorovaikutus tapahtuu ruudun välityksellä.

Vuorovaikutus rakentaa tiimihengen

Ihmisten välinen vuorovaikutus on avainasemassa etätyöhön ja hajautetun tiimin johtamiseen liittyvissä haasteissa. Esihenkilön on työskenneltävä väsymättä sen hyväksi, että ihmisten vuorovaikutussuhteet toimivat. Konfliktit pitää ratkaista nopeasti ja mahdollisimman vähin vaurioin, jotta kärpäsestä ei kasva härkästä. (Haapakoski ym., s. 117.)

Viikoittaisissa tiimipalavereissa käydään aina aluksi läpi jokaisen kuulumiset: viikonlopun tapahtumat, pienet arjen asiat. Kuulumisten vaihto vie vain vartin, mutta on valtavan tärkeä luottamuksen ja yhteisöllisyyden rakentaja.

Tämän jälkeen jokainen kertoo viikon työtehtävänsä, jolloin tulee näkyväksi jokaisen rooli Diakin viestinnän ja markkinoinnin kokonaisuudessa.

Tiimihenki ei synny itsestään, vaan vaatii rakenteita ja esihenkilön aktiivisuutta. On myös tärkeää juhlia pieniäkin onnistumisia: jakaa mediaosumia, hehkuttaa kampanjoita, kertoa toisille arjen sattumuksista ja iloita yhdessä virtuaalisella keskustelupalstalla. Se ylläpitää motivaatiota ja vahvistaa tunnetta siitä, että olemme samalla puolella ja teemme kaikki työtä yhteisen tavoitteen eteen.

Hajautetun tiimin johtaminen on opettanut, että läheisyys ei ole maantieteellistä vaan psykologista. Kun vuorovaikutus on avointa, tavoitteet selkeitä ja onnistumiset jaettuja, voi pieni tiimi tehdä valtakunnallisesti suuria asioita.