Toimiva asiakirjahallinto tukee organisaation yhdenvertaista ja hyvää hallintotapaa. Diakonia-ammattikorkeakoulun (Diak) päätöspohjat päivitettiin uudistetun asiakirjastandardin mukaiseksi. Päätöspohjien ulkoisen päivittämisen lisäksi päätöksiin lisättiin mallifraaseja.
Diakissa päivitettiin kesällä asianhallintajärjestelmän viralliset päätöspohjat vastaamaan uudistettua asiakirjastandardia (SFS 2487:2024). Päätöspohjia ovat esimerkiksi hallintopäätösten pohjat sekä toimielinten, kuten hallituksen, päätöspohjat eli käytännössä esityslistat ja pöytäkirjat. Asiakirjastandardi saattaa kuulostaa puisevalta hallintobyrokratialta, mutta se takaa, että asiakirjat ovat yhtenäisiä ja selkeitä ja niiden laadinta, käsittely ja lukeminen olisi mahdollisimman helppoa. Standardista löytyy ohjeet muun muassa asiakirjan asettelusta ja rakenteesta, tietoalueista sekä metatiedoista.
Uudistettu asiakirjastandardi vastaa digiajan vaatimuksiin
Asiakirjastandardin on julkaissut Suomen standardoinnin keskusjärjestö SFS ja sen soveltaminen on vapaaehtoista. Uudistettu asiakirjastandardi julkaistiin 2024 ja se laadittiin vastaamaan digiajan tarpeisiin.
Edellinen versio standardista oli julkaistu vuonna 2007 ja se oli rakennettu aikana, jolloin asiakirjoja luotiin kyllä sähköisesti, mutta valmistuttuaan ne usein tulostettiin. Koska enää asiakirjoja ei tarvitse luoda tulostaminen ja paperin säästäminen edellä, uudistettu asiakirjastandardi on mietitty väljemmäksi ja muunneltavammaksi.
Enää keskiössä eivät ole tietojen rivi- ja sarakepaikat A4-kokoisen paperin asettelulla vaan joustavammat tietoalueet. Rivivälejä on suurennettu ja asettelua väljennetty niin, että asiakirja olisi helposti silmäiltävissä ja se toimisi myös esimerkiksi puhelimen ruudulla.
Lisäksi saavutettavuus on huomioitu paremmin ja esimerkiksi tietoja on pyritty siirtämään pois ala- ja ylätunnisteista, joita kaikki ohjelmat eivät tunnista.
Mallifraasit päätösten perusteluissa ja esityksissä yhdenmukaistavat ja selkeyttävät päätöksentekoa
Samalla kun Diakissa päätöspohjat päivitettiin teknisesti vastaamaan uudistettua asiakirjastandardia, hallintopäätöksiin tehtiin samassa uudistustyössä mahdollisuuksien mukaan valmiita fraaseja päätöksen perusteluihin ja päätösesityksiin.
Hallintopäätöksellä tarkoitetaan viranomaisen (tässä tapauksessa ammattikorkeakoulun) hallintoasiassa tekemää ratkaisua, jossa on mukana asianosainen, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta päätös koskee. Käytännössä ammattikorkeakoulun hallintopäätöksissä asianosainen on yleensä opiskelija tai hakija ja päätöstyyppejä ovat muun muassa opiskelijavalintoihin, opinto-oikeuteen sekä kurinpitomenettelyyn liittyvät päätökset. Hallintopäätöksessä on oltava tietyt hallintolain (434/2003) määräämät tiedot ja päätös on perusteltava.
Asianosaisen oikeusturva on taattu, kun oikeat säännökset ovat varmasti mukana päätöksessä selkeästi esitettynä.
Hallintopäätöksen perusteluissa on ilmoitettava, mitkä seikat ja selvitykset ovat vaikuttaneet asian ratkaisuun sekä mainittava sovelletut säännökset. Ammattikorkeakoulun tekemät päätökset ovat pääsääntöisesti hyvin määrämuotoisia ja ne perustuvat yleensä ammattikorkeakoululakiin (932/2014) tai ammattikorkeakoulun omaan tutkintosääntöön. Tämän takia päätöspohjien päivityksessä pystyttiin rakentaa valmiita fraaseja tai fraasivaihtoehtoja perusteluihin, joista päätöksen esittelijä pystyy tilanteen mukaan valitsemaan tai täydentämään oikeat perustelut ja esitykset. Aikaisemmin päätöksen esittelijän on pitänyt itse koostaa päätöksen sisältö. Tämä on ollut huomattavasti työläämpää ja samojen päätöstyyppien sisällöt ovat saattaneet olla keskenään erilaisia.
Nyt päätösten mallifraasit toimivat kehyksinä, joiden sisällä päätöksen esittelijä voi koostaa esityksen ja perustelut. Asianosaisen oikeusturva on taattu, kun oikeat säännökset ovat varmasti mukana päätöksessä selkeästi esitettynä. Kunkin päätöstyypin mallipohjaan on myös kiinnitetty valmiiksi oikea muutoksenhakuohje.
Tavoitteena parempi hallinto
Uudistunut asiakirjastandardi oli Diakissa paitsi tilaisuus päivittää päätösasiakirjapohjat vastaamaan digitaalisen ajan vaatimuksia myös kimmoke kiinnittää huomiota päätösten sisällölliseen laatuun ja vahvistaa hyvää hallintoa.
Laillisuusvalvoja on useasti ratkaisuissaan kiinnittänyt huomiota siihen, että päätökset on perusteltava. Mallifraasien laittaminen suoraan päätöspohjiin on yksi tapa varmistaa, että oikeat ja kattavat perustelut tulevat päätöksestä varmasti ilmi. Uudet päätöspohjat mallifraaseineen ovat selkeitä ja saavutettavia sekä edesauttavat asianosaisten oikeusturvan toteutumista ja yhdenvertaisuutta.
Lähteet
Hallintolaki (434/2003). Verkkosivu. Saatavilla 28.9.2026. https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2003/434
SFS Suomen Standardit. SFS 2487:2024 Asiakirjan asettelu ja metatiedot. Standardi 9. painos, vahvistettu 14.6.2024.
SFS Suomen Standardit. SFS 2487 Asiakirjan asettelu ja metatiedot. Verkkosivu. Saatavilla 28.9.2026. https://sfs.fi/standardeista/tutustu-standardeihin/suositut-standardit/asiakirjastandardi-sfs-2487-asiakirjan-asettelu-ja-metatiedot/
SFS Suomen Standardit. Asiakirjastandardi seuraa aikaansa. Verkkosivu. Saatavilla 28.9.2026. https://sfs.fi/blogi/asiakirjastandardi-seuraa-aikaansa/
