Tutkimuslupien henkilörekisteri

 Diak käsittelee tietoja henkilöistä, jotka hakevat lupaa käyttää Diakia, sen opiskelijoita tai henkilöstöä tutkimus- tai kehittämistyön kohteena. Henkilötietoja käytetään kyseisen tutkimuslupahakemuksen käsittelyyn ja siihen liittyviin yhteydenottoihin, esimerkiksi kun hakijalle ilmoitetaan tutkimuslupapäätöksestä. 

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin (mm. ammattikorkeakoululaki), yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttöön. Joissain tapauksissa perusteena voi myös olla rekisteröidyn suostumus. 

Tutkimuslupien henkilörekisteri sisältää tutkimusluvan hakijoiden, tutkimuksen tekijöiden ja siitä vastaavien, ohjaajien ja tutkimusluvan käsittelijöiden tietoja. 

Tiedot kerätään tutkimusluvan hakijoilta ja heidän toimittamistaan tutkimuslupa-asiakirjoista. 

Tutkimuslupien henkilörekisteri sisältää mm. seuraavia tietoja: 

• Tutkimuksen tiedot 
• Tutkimusluvan hakijan nimi ja yhteystiedot 
• Tutkimuksen ohjaajan tiedot 
• Tutkimuksen tekijöiden nimet 
• Tutkimuksen toimeksiantajan tiedot 

Myös muita henkilötietoja voidaan käsitellä, jos niitä sisältyy tutkimuslupa-asiakirjoihin. 

Tietoja säilytetään pääsääntöisesti 20 vuotta Diakin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti sähköisessä järjestelmässä, joka poistaa ne automaattisesti, kun säilytysaika on päättynyt. Vanhemmat aineistot säilytetään paperimuodossa ja hävitetään säilytysajan päätyttyä. Osa aineistosta säilytetään pysyvästi Kansallisarkiston määräyksestä. 

Digitaaliset aineistot: Aineistoa vastaanotetaan sähköpostitse ja sitä käsitellään vain digitaalisessa muodossa Diakin päätöksenteon ja asianhallinnan järjestelmässä, joka on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, salasanoilla, käyttöoikeuksien rajoituksilla ja muilla tietoteknisillä keinoilla. 

Paperiaineistot: Paperiaineistoa ei kerätä, mutta aiemmin syntynyttä paperiaineistoa säilytetään lukollisissa tiloissa, jossa on kulunvalvonta. Kun säilytysaika on päättynyt, se viedään hävitettäväksi lukollisessa roskasäiliössä (”tietosuojaroskiksessa”). 

Henkilötietoja ei luovuteta Diakin ulkopuolelle, mutta Diak voi käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja sopimukseen perustuen. Ulkopuolinen käsittelijä voi olla esimerkiksi IT-järjestelmän toimittaja. 

Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa. 

Diakin käyttämät tietojärjestelmät eivät siirrä tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. On kuitenkin mahdollista, että tutkimukseen osallistuvat henkilöt sijaitsevat EU/ETA-alueen ulkopuolella ja käyttävät tietoja siellä.   

Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit myös pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja pyytää virheellisten tietojen oikaisemista.  

Tämän lisäksi voit esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta. Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.  

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin omaan tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella.  

Voit myös olla tarvittaessa yhteydessä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.  

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
029 566 6700
www.tietosuoja.fi
Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777