Tietoa valintakokeiden ja opiskelijavalintojen henkilötietojen käsittelystä

Diakonia-ammattikorkeakoulu, PL 12, 00511 Helsinki

https://www.diak.fi/diak/yhteystiedot/

Tietosuojavastaavan sähköposti: tietosuojavastaava@diak.fi

Opiskelijaksi hakevan henkilötietoja käsitellään, jotta Diak pystyy toteuttamaan valintakokeet ja opiskelijavalinnat. Lisäksi käsittelyä tehdään, jotta Diak voi toteuttaa ammattikorkeakoululle säädetyt viranomaistiedon keräämisen velvoitteet.  

Käsittelyn perusteena on ammattikorkeakoulun lakisääteinen tehtävä (mm. ammattikorkeakoululaki, valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista ja laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä). 

Valintakokeisiin ja opiskelijavalintoihin liittyvä henkilörekisteri sisältää tutkintoon johtavaan koulutukseen hakeneiden henkilöiden tietoja. Rekisteri sijaitsee Opintopolku.fi-palvelussa ja sen rekisterinpitäjä on Opetushallitus. Opintopolun tietosuojasta voit lukea lisää täältä: https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/tietosuojaselosteet-ja-evasteet 

Lisäksi rekisteri sisältää erillishaussa opiskeluoikeutta hakevien henkilöiden tietoja. 

Hakija syöttää itse omat henkilötietonsa Opintopolku-palveluun.  Diak käsittelee tietoja Opintopolun kautta. Erillishaussa hakija täyttää ensin Diakin puoltolomakkeen ja tämän jälkeen syöttää hakutiedot itse Opintopolku-palveluun.  

Voit lukea lisää Opintopolku-palvelun tietosuojasta täältä: https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/tietosuojaselosteet-ja-evasteet 

Valintakokeiden ja opiskelijavalintojen henkilörekisteri sisältää mm. tutkintoon johtavaan koulutukseen hakeneiden hakijoiden nimet, syntymäajat, yhteystiedot, koulutustiedot, hakukohteet, valintakoepisteet ja -vastaukset, erityisjärjestelyihin liittyvät tiedot, tiedon opiskelupaikan vastaanottamisesta ja ilmoittautumisesta opiskelijaksi. Rekisterillä on myös rajapinta toisen ja kolmannen asteen koulutustietoihin (esim. ylioppilastutkintolautakunta ja ammatillinen koulutus). 

Voit lukea lisää Opintopolku-palvelun tietosuojasta täältä: https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/tietosuojaselosteet-ja-evasteet 

Diak hävittää erillishakulomakkeet, kun hakukohde on avattu Opintopolkuun. 

Opintopolku-palvelun tietoja säilyttää Opetushallitus. Ne säilyvät 5 vuotta Opintopolku-palvelussa ja siirtyvät sen jälkeen Kansallisarkiston päätöksen perusteella pysyvästi Kansallisarkiston arkistoon. Tieto opiskelupaikan vastaanottamisesta säilytetään pysyvästi.  

Voit lukea lisää Opintopolku-palvelun tietosuojasta täältä: https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/tietosuojaselosteet-ja-evasteet 

Diakin digitaaliset aineistot suojataan käyttöoikeuksilla, salasanoilla, kaksivaiheisella tunnistautumisella, valvonnalla ja palomuureilla. Paperiaineistoa ei kerätä, mutta jos sitä syntyy, aineisto viedään hävitettäväksi lukollisessa roskasäiliössä (“tietosuojaroskis”). 

Opintopolku-palvelun tietojen suojauksesta voit lukea tietosuojailmoituksesta: https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/tietosuojaselosteet-ja-evasteet 

Opintopolku-palvelun tietojen mahdollisista luovutuksista voit lukea sen omasta tietosuojailmoituksesta: https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/tietosuojaselosteet-ja-evasteet 

Diak ei luovuta erillishakua koskevia tietoja kolmansille osapuolille. 

Rekisteriä käyttävissä Diakin järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.  

Opintopolku-palvelusta voi lukea lisää sen omasta tietosuojailmoituksesta: https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/tietosuojaselosteet-ja-evasteet 

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietoja siirretään tai luovutetaan EU/ETA-alueen ulkopuolelle, minne ja kenelle:

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Toiminnan kansainvälisestä luonteesta johtuen Diak saattaa kuitenkin palveluja tarjotessaan käyttää resursseja, sovelluksia ja palvelimia, jotka sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa Diak varmistaa, että tiedon siirrolle on olemassa laillinen oikeusperuste ja että henkilötiedot suojataan esimerkiksi edellyttämällä EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita ja asianmukaisten teknisten ja organisatoristen suojaustoimenpiteiden noudattamista. Lisäksi tällaisen tiedonsiirron yhteydessä toteutetaan tarvittaessa TIA-arviointi sekä seurataan tiedossa olevien tiedonsiirron kohteena olevien maiden yleistä tietosuojan tasoa. Kaikissa tapauksissa tiedonsiirto toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja vain siinä laajuudessa kuin on ehdottoman välttämätöntä.

Opintopolku-palvelusta voit lukea lisää sen omasta tietosuojailmoituksesta: https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/tietosuojaselosteet-ja-evasteet 

Sinulla on aina oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit pyytää jäljennöstä itseäsi koskevista henkilötiedoista ja pyytää mahdollisten virheellisten tietojen oikaisemista.

Voit myös esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta. Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että emme käsittelisi niitä ollenkaan. Lisäksi, voit pyytää, että emme tee osaltasi sellaista päätöstä, joka perustuu pelkästään automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn.

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella https://www.vismasignforms.com/form/fa53720e-cc71-4b92-b062-6db43e0d33d3.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Tätä varten voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
Puh. 029 566 6700
www.tietosuoja.fi

Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: Puh. 029 566 6777