Tapahtumien henkilörekisteri 

Diakonia-ammattikorkeakoulu, PL 12, 00511 Helsinki

https://www.diak.fi/diak/yhteystiedot/

Tietosuojavastaavan sähköposti: tietosuojavastaava@diak.fi

Henkilötietoja käsitellään Diakin tapahtumien järjestämiseen, tapahtumaan liittyvään viestintään ja palautteen pyytämiseen. Tilaisuuksissa saatetaan ottaa valokuvia tai videotallenteita. Niistä ilmoitetaan erikseen. Jos tilaisuus lähetetään verkossa ja/tai tallennetaan, siitä ilmoitetaan erikseen. Tapahtumien yhteydessä järjestettävän tarjoilun järjestämiseksi voidaan kysyä tietoja erityisruokavalioista. Henkilötiedot kerätään suoraan osallistujilta. 

Käsittely perustuu suostumukseen. 

Tapahtumien henkilörekisteri sisältää tapahtumien osallistujien, puhujien, muiden esiintyjien ja tapahtumien työntekijöiden tietoja.  

Tiedot kerätään suoraan rekisteröidyiltä itseltään. 

Tapahtumien henkilörekisterissä on mm. seuraavia henkilötietoja: nimi, yhteystiedot, markkinointilupa, organisaatiotieto ja titteli.  

Lisäksi rekisterissä on seuraavia erityisiä (arkaluonteisia) henkilötietoja: tieto erityisruokavaliosta. 

Tapahtumailmoittautumiset poistetaan vuosittain. Kuvauslupia säilytetään yhtä kauan kuin aineisto on käytössä.  

Digitaaliset aineistot: Tietojen käyttäminen edellyttää henkilökohtaisia käyttöoikeuksia, jotka on myönnetty vain niille henkilöille, joiden työn suorittamiseen näiden tietojen käsitteleminen liittyy.  Diakin järjestelmät suojataan hallinnollisin ja teknisin keinoin henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, käyttöoikeuksien rajauksilla ja tietoteknisillä toimenpiteillä. 

Paperiaineistot: Kuvausluvat kerätään paperilomakkeina. Ne säilytetään lukollisissa tiloissa, jossa on kulunvalvonta. Kun käyttötarve on päättynyt, paperiaineisto viedään hävitettäväksi lukollisessa roskasäiliössä (”tietosuojaroskiksessa”).  

Diak voi käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja sopimukseen perustuen. Ulkopuolinen käsittelijä voi olla esimerkiksi IT-järjestelmän toimittaja. Henkilötietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa ulkopuoliselle tapahtumapaikalle. Tapahtumien catering-palveluiden järjestäjille ilmoitetaan osallistujamäärä ja tarvittavien erityisruokavalioiden määrä, mutta ei erityisruokavaliota käyttävien henkilöiden nimiä. 

Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa. 

Järjestelmät eivät siirrä tietoa EU/ETA-alueen ulkopuolelle, mutta on mahdollista, että viestit, tallenteet tai striimaukset voivat välittyä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

Tietoja siirretään tai luovutetaan EU/ETA-alueen ulkopuolelle, minne ja kenelle:

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Toiminnan kansainvälisestä luonteesta johtuen Diak saattaa kuitenkin palveluja tarjotessaan käyttää resursseja, sovelluksia ja palvelimia, jotka sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa Diak varmistaa, että tiedon siirrolle on olemassa laillinen oikeusperuste ja että henkilötiedot suojataan esimerkiksi edellyttämällä EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita ja asianmukaisten teknisten ja organisatoristen suojaustoimenpiteiden noudattamista. Lisäksi tällaisen tiedonsiirron yhteydessä toteutetaan tarvittaessa TIA-arviointi sekä seurataan tiedossa olevien tiedonsiirron kohteena olevien maiden yleistä tietosuojan tasoa. Kaikissa tapauksissa tiedonsiirto toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja vain siinä laajuudessa kuin on ehdottoman välttämätöntä.

Sinulla on aina oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit pyytää jäljennöstä itseäsi koskevista henkilötiedoista ja pyytää mahdollisten virheellisten tietojen oikaisemista.

Voit myös esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta. Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että emme käsittelisi niitä ollenkaan. Lisäksi, voit pyytää, että emme tee osaltasi sellaista päätöstä, joka perustuu pelkästään automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn.

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella https://www.vismasignforms.com/form/fa53720e-cc71-4b92-b062-6db43e0d33d3.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Tätä varten voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
Puh. 029 566 6700
www.tietosuoja.fi

Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: Puh. 029 566 6777