Tapahtumien henkilörekisteri 

Henkilötietoja käsitellään Diakin tapahtumien järjestämiseen, tapahtumaan liittyvään viestintään ja palautteen pyytämiseen. Tilaisuuksissa saatetaan ottaa valokuvia tai videotallenteita. Niistä ilmoitetaan erikseen. Jos tilaisuus lähetetään verkossa ja/tai tallennetaan, siitä ilmoitetaan erikseen. Tapahtumien yhteydessä järjestettävän tarjoilun järjestämiseksi voidaan kysyä tietoja erityisruokavalioista. Henkilötiedot kerätään suoraan osallistujilta. 

Käsittely perustuu suostumukseen. 

Tapahtumien henkilörekisteri sisältää tapahtumien osallistujien, puhujien, muiden esiintyjien ja tapahtumien työntekijöiden tietoja.  

Tiedot kerätään suoraan rekisteröidyiltä itseltään. 

Tapahtumien henkilörekisterissä on mm. seuraavia henkilötietoja: nimi, yhteystiedot, markkinointilupa, organisaatiotieto ja titteli.  

Lisäksi rekisterissä on seuraavia erityisiä (arkaluonteisia) henkilötietoja: tieto erityisruokavaliosta. 

Tapahtumailmoittautumiset poistetaan vuosittain. Kuvauslupia säilytetään yhtä kauan kuin aineisto on käytössä.  

Digitaaliset aineistot: Tietojen käyttäminen edellyttää henkilökohtaisia käyttöoikeuksia, jotka on myönnetty vain niille henkilöille, joiden työn suorittamiseen näiden tietojen käsitteleminen liittyy.  Diakin järjestelmät suojataan hallinnollisin ja teknisin keinoin henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, käyttöoikeuksien rajauksilla ja tietoteknisillä toimenpiteillä. 

Paperiaineistot: Kuvausluvat kerätään paperilomakkeina. Ne säilytetään lukollisissa tiloissa, jossa on kulunvalvonta. Kun käyttötarve on päättynyt, paperiaineisto viedään hävitettäväksi lukollisessa roskasäiliössä (”tietosuojaroskiksessa”).  

Diak voi käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja sopimukseen perustuen. Ulkopuolinen käsittelijä voi olla esimerkiksi IT-järjestelmän toimittaja. Henkilötietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa ulkopuoliselle tapahtumapaikalle. Tapahtumien catering-palveluiden järjestäjille ilmoitetaan osallistujamäärä ja tarvittavien erityisruokavalioiden määrä, mutta ei erityisruokavaliota käyttävien henkilöiden nimiä. 

Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa. 

Järjestelmät eivät siirrä tietoa EU/ETA-alueen ulkopuolelle, mutta on mahdollista, että viestit, tallenteet tai striimaukset voivat välittyä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja pyytää virheellisten tietojen oikaisemista.  

Tämän lisäksi voit esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta. 

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin omaan tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella.  

Voit myös olla tarvittaessa yhteydessä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.  

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
029 566 6700
www.tietosuoja.fi
Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777