Rekrytoinnin henkilörekisteri

Rekrytoinnin henkilörekisterissä käsitellään työnhakijoiden henkilötietoa, jotta Diak voi toteuttaa avoimeksi ilmoitettujen tehtävien sekä korkeakoulu- ja opetusharjoittelujen rekrytointeja ja avointen hakemusten prosessointia. 

Rekrytoinnin henkilörekisterin henkilötiedon käsittelyn peruste on oikeutettu etu. Oikeutettu etu on rekrytointien toteuttaminen. 

Rekrytoinnin henkilörekisteri sisältää Diakille työhakemuksensa lähettäneiden hakijoiden tietoja. 

Tiedot on kerätty hakijoilta itseltään. 

Rekrytoinnin henkilörekisterissä on hakijoista mm. seuraavia tietoja: nimi, yhteystiedot, syntymäaika, sukupuoli, kansalaisuus, työsuhdehistoria, esihenkilökokemus, haettavaan tehtävään liittyvät muut tiedot. Lisäksi hakija voi lisätä hakemukseen liitteitä, esimerkiksi CV:n ja hakemuskirjeen, joista voi käydä ilmi muuta henkilötietoa. 

Avoimet hakemukset säilytetään 3 kuukautta tai 6 kuukautta. Hakemukset ilmoitettuihin tehtäviin säilytetään 24 kuukautta. 

Digitaaliset aineistot suojataan käyttöoikeuksilla, salasanoilla, kaksivaiheisella tunnistautumisella, valvonnalla ja palomuureilla.  

Paperista aineistoa ei kerätä, mutta jos paperiaineistoa syntyy, sitä säilytetään käyttöajan kulunvalvotuissa tiloissa lukollisessa kaapissa ja se hävitetään käyttötarpeen päätyttyä lukollisessa roskasäiliössä (”tietosuojaroskis”). 

Tietoja voidaan luovuttaa lakisääteisistä syistä (esimerkiksi tilastointi) viranomaisille, mutta sitä ei luovuteta muille kolmansille osapuolille. Diak voi käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja sopimukseen perustuen. Ulkopuolinen käsittelijä voi olla esimerkiksi IT-järjestelmän toimittaja. 

Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa. 

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit myös pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja pyytää virheellisten tietojen oikaisemista. Voit myös esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta.  

Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.    

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin omaan tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella.  

Voit myös olla tarvittaessa yhteydessä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.  

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
029 566 6700
www.tietosuoja.fi
Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777