Palvelunhallinnan henkilörekisteri

Diakonia-ammattikorkeakoulu, PL 12, 00511 Helsinki

https://www.diak.fi/diak/yhteystiedot/

Tietosuojavastaavan sähköposti: tietosuojavastaava@diak.fi

Diakin henkilöstön, opiskelijoiden ja sidosryhmien tuki- ja palvelupyyntöjen suorittamiseksi. 

Käsittelyn perusteena on ammattikorkeakoulun lakisääteinen tehtävä (mm. ammattikorkeakoululaki, valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista ja laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä). Lisäksi käsittelyn perusteena voi toimia sopimus tai suostumus. 

Palvelunhallinnan henkilörekisteri sisältää Diakin henkilöstön ja opiskelijoiden sekä muiden Diakille tuki- tai palvelupyynnön tehneiden tietoja. Rekisterissä on myös palvelupyynnön sisältämiä tietoja. 

Tiedot kerätään pääasiallisesti suoraan rekisteröidyiltä itseltään. Tukipyynnön ratkaisemista varten tietoa saadaan myös Diakin HR-, ICT- ja opiskelijapalveluilta. 

Palvelunhallinnan henkilörekisterin sisältämä henkilötieto riippuu käytettävästä palvelusta ja siitä, onko palvelun käyttäjä Diakin opiskelija vai henkilökunnan jäsen. Tärkeimmät henkilötietoryhmät ovat: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, toimipaikka, käyttäjätunnus, käyttäjäryhmä, asiointikieli. Rekisterissä on tapauskohtaisesti myös muuta tietoa, esimerkiksi tietoa käytössä olevista järjestelmistä, tila, pyynnön saapumisaika, palvelupyyntöön liittyvät tiedot. Palvelutilanteessa voi kertyä tietoa myös ulkopuolisista tahoista. Lisäksi on mahdollista, että palvelupyynnön tekijä liittää pyyntöön arkaluonteista tietoa, esimerkiksi lääkärintodistuksen.  

Henkilötietoja säilytetään 10 vuotta. Jos palvelupyyntöön on liitetty arkaluonteista tietoa, se poistetaan järjestelmästä välittömästi. 

Palvelunhallintaa suojataan käyttöoikeuksilla, salasanoilla, kaksivaiheisella tunnistautumisella, valvonnalla ja palomuureilla. Diak käyttää asianmukaisia salaustekniikoita ja kulunvalvontaa lukittuihin laitetiloihin. Paperista aineistoa ei kerätä. 

Henkilötietoja ei luovuteta Diakin ulkopuolelle, mutta Diak voi käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja sopimukseen perustuen. Ulkopuolinen käsittelijä voi olla esimerkiksi IT-järjestelmän toimittaja. 

Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa. 

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietoja siirretään tai luovutetaan EU/ETA-alueen ulkopuolelle, minne ja kenelle:

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Toiminnan kansainvälisestä luonteesta johtuen Diak saattaa kuitenkin palveluja tarjotessaan käyttää resursseja, sovelluksia ja palvelimia, jotka sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa Diak varmistaa, että tiedon siirrolle on olemassa laillinen oikeusperuste ja että henkilötiedot suojataan esimerkiksi edellyttämällä EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita ja asianmukaisten teknisten ja organisatoristen suojaustoimenpiteiden noudattamista. Lisäksi tällaisen tiedonsiirron yhteydessä toteutetaan tarvittaessa TIA-arviointi sekä seurataan tiedossa olevien tiedonsiirron kohteena olevien maiden yleistä tietosuojan tasoa. Kaikissa tapauksissa tiedonsiirto toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja vain siinä laajuudessa kuin on ehdottoman välttämätöntä.

Sinulla on aina oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit pyytää jäljennöstä itseäsi koskevista henkilötiedoista ja pyytää mahdollisten virheellisten tietojen oikaisemista.

Voit myös esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta. Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että emme käsittelisi niitä ollenkaan. Lisäksi, voit pyytää, että emme tee osaltasi sellaista päätöstä, joka perustuu pelkästään automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn.

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella https://www.vismasignforms.com/form/fa53720e-cc71-4b92-b062-6db43e0d33d3.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Tätä varten voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
Puh. 029 566 6700
www.tietosuoja.fi

Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: Puh. 029 566 6777