Palveluliiketoiminnan henkilörekisteri

Diakin maksullinen palveluliiketoiminnan asiakastietoja käsitellään palvelujen tuottamisen ja toteuttamisen takia. Maksullista palvelutoimintaa ovat esimerkiksi työelämän tilaamat maksulliset koulutukset, asiantuntijaluennot ja työpajat. Koulutuksiin osallistuvien tietoja käsitellään koulutuksen toteuttamiseksi (esim. tarjoilujen määrä, todistusten kirjoittaminen).  

Henkilötietoja käsitellään myös laskutusta ja kirjanpitoa varten sekä osallistujatodistusten laatimista varten.  

Työnohjauspalvelujen myynti perustuu puitesopimukseen tai suoraan sopimukseen tilaajaorganisaation kanssa, mutta Diak ei kerää työnohjauspalveluun osallistuvien tietoja. 

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai osallistujan omaan suostumukseen. 

Diakin työelämäpalveluiden henkilörekisteri sisältää Diakin maksullisen palveluliiketoiminnan asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden sekä näiden tahojen työntekijöiden tietoja. 

Tiedot kerätään suoraan asiakkailta, yhteistyökumppaneilta ja osallistujilta itseltään. 

Työelämäpalveluiden henkilörekisteri sisältää mm. seuraavia tietoja: 

• Osallistujan nimi ja yhteystiedot 
• Henkilötunnus  
• Sukupuoli 
• Äidinkieli ja/tai asiointikieli 
• Kansalaisuus 
• Taustaorganisaatio.  

Toteutusta varten tarvittavat henkilötiedot säilytetään siihen asti, että koulutus on toteutettu ja mahdolliset todistukset toimitettu. Henkilötietoa säilyy myös kirjanpitoaineistossa lakisääteisen ajan (6 vuotta). Jos suoritustietoja viedään opintohallinnon järjestelmiin, niitä säilytetään rekisterissä pysyvästi. 

Digitaalinen aineisto: Diakin omat järjestelmät suojataan hallinnollisin ja teknisin keinoin henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, käyttöoikeuksien rajauksilla ja tietoteknisillä toimenpiteillä.
 
Paperiaineisto: Paperiaineistoa ei kerätä, mutta Jos paperista aineistoa syntyy, se säilytetään lukitussa tilassa ja viedään tuhottavaksi lukitussa roskasäiliössä (”tietosuojaroskis”), kun käyttötarkoitus on päättynyt. 

Diak raportoi tilastotietoa lakisääteisten velvollisuuksiensa mukaan tilastoviranomaisille, esimerkiksi Opetushallitukselle, opetus- ja kulttuuriministeriölle ja työvoimaviranomaisille.  Lisäksi ECTS-laatukriteerit täyttävistä koulutuksista (esimerkiksi työnohjaajakoulutuksesta) välitetään suoritustiedot kansalliseen VIRTA-opintotietopalveluun, jota ylläpitää Tieteen tietotekniikan keskus CSC. VIRTA-opintotietopalvelusta tietoja luovutetaan erilaisille suomalaisille viranomaistahoille.  

Diak voi käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja sopimukseen perustuen. Ulkopuolinen käsittelijä voi olla esimerkiksi IT-järjestelmän toimittaja. 

Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa. 

Diakin hallinnoimat järjestelmät eivät siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja voi kuitenkin siirtyä, jos se on välttämätöntä tiedon käyttötarkoituksen toteuttamiseksi, esimerkiksi jos toteutetaan kansainvälisiä koulutuksia. Jos tällaisia siirtoja on tarpeen tehdä, ne toteutetaan tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti käyttämällä esimerkiksi EU:n mallisopimuslausekkeita tai nimenomaista suostumusta.  

Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit myös pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja pyytää virheellisten tietojen oikaisemista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa henkilötietojesi käsittelyä koskeva suostumuksesi. 

Tämän lisäksi voit esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta. Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tällaista käsittelyä on esimerkiksi taloushallintoa varten tehtävä henkilötietojen käsittely ja tietojen ilmoittaminen Verohallinnolle. 

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin omaan tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella.  

Voit myös olla tarvittaessa yhteydessä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.  

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
029 566 6700
www.tietosuoja.fi
Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777