Tietoa Diakin Oulun- ja Porin-kampuksen sekä DiakHub Itä-Suomen Pieksämäen toimipisteen kulunvalvonnan, avainten ja kameravalvonnan henkilötietojen käsittelystä

Diakonia-ammattikorkeakoulu, PL 12, 00511 Helsinki

https://www.diak.fi/diak/yhteystiedot/

Tietosuojavastaavan sähköposti: tietosuojavastaava@diak.fi

Kunkin kampuksen kulunvalvonnan, avainhallinnan ja mahdollisen kameravalvonnan tarkoituksena on valvoa ja tarvittaessa tarkistaa, ketkä ovat liikkuneet kiinteistössä. Käsittelyn tavoitteena on turvata omaisuutta ilkivallalta ja rikoksilta sekä varmistaa ihmisten turvallisuutta.  

Diakin Oulun- ja Porin-kampukset sekä DiakHub Itä-Suomen Pieksämäen-toimipiste toimivat vuokratuissa tiloissa. Tämän takia Diak ei itse hallinnoi näiden kampusten kulunvalvontaa, avainhallintaa sekä mahdollista kameravalvontaa, vaan sen tekee vuokranantaja. 

Tästä ilmoituksesta saat yleiskuvan eri kampusten tilanteesta sekä tietoa siitä, keneltä voit pyytää halutessasi lisätietoa.  

Diak on vuokralla seuraavien toimijoiden tiloissa: 

• Oulun-kampus: Oulun Diakonissalaitoksen säätiö (ODL) 
• DiakHub Itä-Suomi/Pieksämäki: Kirkkopalvelut ry. 
• Porin-kampus: Diakon Palvelut Oy 

Henkilötietojen käsittelyn perusteesta saat lisätietoa tilojen vuokranantajilta. 

• Oulu: Rekisterissä on kiinteistössä liikkuvien henkilöiden tietoja. Avainrekisterissä on vain työntekijöiden tietoa, koska opiskelijoilla ei ole avaimia kiinteistöön.  
• Pieksämäki: Rekisterissä on kiinteistössä liikkuvien henkilöiden tietoja. Avainrekisterissä on vain työntekijöiden tietoa, koska opiskelijoilla ei ole avaimia kiinteistöön.  
• Pori: Rekisterissä on kiinteistössä liikkuvien henkilöiden tietoa. Avainrekisterissä on vain työntekijöiden tietoa, koska opiskelijoilla ei ole avaimia kiinteistöön. 
• Turku: Rekisterissä on kiinteistössä liikkuvien henkilöiden tietoa. 

Tarkempaa tietoa voit pyytää suoraan Diakin vuokranantajilta. 

Tiedot kerätään suoraan henkilöiltä itseltään, Diakin henkilöstöhallintajärjestelmästä sekä kiinteistöissä käytössä olevista valvontajärjestelmistä. 

Tarkempaa tietoa voit pyytää suoraan Diakin vuokranantajilta. 

Kulunvalvonnan rekisterissä on tyypillisesti mm. henkilöiden nimiä ja yhteystietoja, tietoa siitä, missä henkilö on kiinteistössä liikkunut ja koska sekä tietoa henkilön työroolista.  

Yksityiskohtaisempaa tietoa kunkin kampuksen kulunvalvonnan, avainhallinnan ja kameravalvonnan rekisterin sisältämistä henkilötiedoista saat toimitilojen vuokranantajilta. 

Säilytysajoista saat tarkempaa tietoa kunkin kampuksen vuokranantajalta. 

Tietojen suojaamisesta saat tarkempaa tietoa kunkin kampuksen vuokranantajalta. 

Yleinen käytäntö on, että tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, paitsi viranomaisille pyynnöstä esimerkiksi rikostutkintaa varten. Tarkempaa tietoa voit pyytää kunkin kampuksen vuokranantajalta. 

Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa. 

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

Tietoja siirretään tai luovutetaan EU/ETA-alueen ulkopuolelle, minne ja kenelle:

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Toiminnan kansainvälisestä luonteesta johtuen Diak saattaa kuitenkin palveluja tarjotessaan käyttää resursseja, sovelluksia ja palvelimia, jotka sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa Diak varmistaa, että tiedon siirrolle on olemassa laillinen oikeusperuste ja että henkilötiedot suojataan esimerkiksi edellyttämällä EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita ja asianmukaisten teknisten ja organisatoristen suojaustoimenpiteiden noudattamista. Lisäksi tällaisen tiedonsiirron yhteydessä toteutetaan tarvittaessa TIA-arviointi sekä seurataan tiedossa olevien tiedonsiirron kohteena olevien maiden yleistä tietosuojan tasoa. Kaikissa tapauksissa tiedonsiirto toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja vain siinä laajuudessa kuin on ehdottoman välttämätöntä.

Sinulla on aina oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit pyytää jäljennöstä itseäsi koskevista henkilötiedoista ja pyytää mahdollisten virheellisten tietojen oikaisemista.

Voit myös esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta. Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että emme käsittelisi niitä ollenkaan. Lisäksi, voit pyytää, että emme tee osaltasi sellaista päätöstä, joka perustuu pelkästään automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn.

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella Visma Sign Forms – Verkkolomake  

• Oulun-kampus: Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, ole yhteydessä ODL:n tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@odl.fi). Katso ODL:n tietosuojaseloste. 
• Pieksämäen-kampus: Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, ole yhteydessä Kirkkopalvelut ry:n tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@kirkkopalvelut.fi). Katso Kirkkopalveluiden tietosuojaselosteet.
• Porin-kampus: Diakon Palvelut Oy:n tietosuojakäytännöistä saat lisätietoa tietosuojailmoituksesta.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Tätä varten voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
Puh. 029 566 6700
www.tietosuoja.fi

Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: Puh. 029 566 6777