Siirry sisältöön

Kansainvälisen liikkuvuuden henkilörekisteri

Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus? 

Kansainvälisen liikkuvuuden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Diakin kansainvälisen opiskelija- ja henkilöstöliikkuvuuden hallinnointi, opiskelija-, opettaja-, tai henkilökuntavaihtoon hakeutuminen ja liikkuvuusjakson järjestäminen, Diakiin vaihtoon hakevien opiskelijoiden ja Diakin omien opiskelijoiden ja Diakin henkilökunnan vaihtohakemusten käsittely. Lisäksi henkilötietoja käsitellään, jotta voidaan ylläpitää ja toteuttaa Diakin kansainvälisten kumppaneiden ja yhteistyökorkeakoulujen vaihto- ja yhteistyösopimuksia.

Henkilötietoja käsitellään vaihtojaksojen valmistelun ja toteuttamisen takia sekä korkeakouluilta vaaditun tilastoinnin toteuttamisen takia.  

Mihin käsittely perustuu? 

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvollisuuteen, yleistä etua koskevaan tehtävän suorittamiseen, sopimukseen ja/tai rekisteröidyltä saatuun suostumukseen.

Sovellettavat lait ovat muun muassa ammattikorkeakoululaki ja valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista 

Kansainvälinen yhteistyö ja sitä varten tarvittava henkilötietojen käsittely perustuu sopimuksiin. Diakin opettaja- ja henkilökuntavaihdon osalta henkilötietojen käsittely perustuu lisäksi vaihtoon osallistuvan työsopimukseen ja/tai muuhun työsuhteeseen liittyvään vaihtoa koskevaan sopimukseen.

Joissain tapauksissa käsittely perusteena voi myös olla rekisteröidyn suostumus.  

Kenen tietoja rekisteri sisältää? 

Kansainvälisen liikkuvuuden henkilörekisteri sisältää seuraavien ryhmien henkilötietoja: 

  • Diakista opiskeluvaihtoon tai harjoitteluun ulkomaille hakevat opiskelijat
  • Diakiin opiskeluvaihtoon tai harjoitteluun ulkomailta hakevat opiskelijat
  • Diakista ulkomaille lähtevä henkilökunta
  • Diakiin ulkomailta saapuva henkilökunta
  • Diakin kansainvälisten kumppaneiden yhteyshenkilöt. 

Mistä tiedot on kerätty? 

Henkilötiedot on kerätty pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään. Tämän lisäksi tietoja voidaan saada mm.:

  • vaihtohakemuksesta
  • opiskelijapalveluiden järjestelmistä
  • liikkuvuussopimuksista
  • matkahallintajärjestelmästä
  • kansainvälisiltä yhteistyökumppaneilta. 

Mitä henkilötietoja rekisteri sisältää? 

Kansainvälisen liikkuvuuden henkilörekisterissä käsitellään esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:

  • liikkuvuuden tiedot (esim. liikkuvuustyyppi, liikkuvuuden päivämäärät, vastaanottava/lähettävä organisaatio)
  • opiskelijan tai opettajan/henkilökunnan perustiedot (esim. nimi, syntymäaika, sukupuoli, kansalaisuus, äidinkieli, yhteystiedot, työtehtävät/rooli)
  • opiskelijan opintotiedot
  • lähiomaisen nimi ja yhteystiedot
  • Diakin maksamat apurahatiedot
  • tieto Diakin opiskelijan vakuutuksista
  • harjoitteluiden osalta mahdollisten yhteyshenkilöiden yhteystiedot
  • mahdolliset liikkuvuusohjelman tai liikkuvuuden vaatimat muut lisätiedot ja dokumentit (esim. CV) 

Rekisterissä on myös näitä erityisiä (arkaluonteisia) henkilötietoryhmiä: 

  • Rokotustiedot, mikäli niitä tarvitaan liikkuvuuden toteuttamiseen. 
  • Tietoja terveydellisestä tilanteesta tai rajoitteesta (esim. Kuuloon liittyvät rajoitteet).

Kansainväliseen liikkuvuuteen liittyvien sopimusten hallinnoinnissa käsitellään lisäksi seuraavia tietoja:

  • sopimuksen yhteyshenkilöiden ja allekirjoittajien nimet, tehtävänimikkeet ja organisaatio
  • sopimuksen yhteyshenkilöiden yhteystiedot. 

Kuinka kauan rekisterin sisältämiä henkilötietoja säilytetään? 

Opettaja- ja henkilökuntavaihtoon sekä opiskelijavaihtoon liittyviä osallistumistietoja sekä liikkuvuustilastoja säilytetään pysyvästi.

Opintopisteytetyt opintosuoritukset säilytetään myös pysyvästi ja ne tallennetaan Diakin opiskelijapalveluiden tietojärjestelmään (MyDiak), josta ne siirtyvät valtakunnalliseen VIRTA-tietovarantoon. Opiskelijavaihdossa suoritettujen opintojen opintorekisteriotteet säilytetään Mobility Online -järjestelmässä.

Henkilökohtaisten kansainvälisten apurahojen maksatukseen liittyvät tiedot säilytetään 10 vuotta. 

Miten rekisterin tiedot on suojattu? 

Digitaaliset aineistot: Tietoja käsitellään tapauskohtaisesti eri tietojärjestelmissä, jotka voivat olla Diakin tai toisen tahon ylläpitämiä. Tietojen käyttäminen edellyttää henkilökohtaisia käyttöoikeuksia, jotka on myönnetty vain niille henkilöille, joiden työn suorittamiseen näiden tietojen käsitteleminen liittyy.  Diakin järjestelmät suojataan hallinnollisin ja teknisin keinoin henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, käyttöoikeuksien rajauksilla ja tietoteknisillä toimenpiteillä.  

Paperiaineistot: Paperiaineistoa ei kerätä, mutta jos paperiaineistoa syntyy, niin se säilytetään lukollisissa tiloissa, jossa on kulunvalvonta. Kun käyttötarve on päättynyt, se viedään hävitettäväksi lukollisessa roskasäiliössä (”tietosuojaroskiksessa”). 

Luovutetaanko tietoja jonnekin? 

Kansainvälisen toiminnan tietoja toimitetaan (soveltuvin osin) Opetushallitukselle, opetus- ja kulttuuriministeriölle, Euroopan Unionille, muille toiminnan rahoittajille sekä muille laissa määritellyille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa myös kansainvälisen korkeakoulukumppanin järjestelmään opiskelijan suostumuksella. Tietojen luovutus tehdään pääsääntöisesti sähköisesti tiedonsiirtoyhteyksien avulla.

Tehdäänkö automaattista päätöksentekoa?  

Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa. 

Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle? 

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle kansainvälisen opiskelijavalinnan ja -vaihdon sekä kansainvälisen opettaja- tai henkilökuntavaihdon yhteydessä sekä niiden toteuttamiseksi. Jos tällaisia siirtoja on tarpeen tehdä, niin henkilötiedosta siirretään vain liikkuvuuden toteuttamisen kannalta välttämätön tieto. Siirto toteutetaan tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti käyttämällä esimerkiksi EU:n mallisopimuslausekkeita tai nimenomaista suostumusta.

Mitä oikeuksia minulla on? 

Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit myös pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja pyytää virheellisten tietojen oikaisemista.  

Tämän lisäksi voit esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta. Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.  

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin omaan tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella 

Voit myös olla tarvittaessa yhteydessä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.  

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
029 566 6700
www.tietosuoja.fi
Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777