Jatkuvan oppimisen henkilörekisteri

Jatkuvan oppimisen henkilörekisterin tietoja käsitellään, jotta Diak voi toteuttaa jatkuvan oppimisen palveluita. Lisäksi henkilötietoa käsitellään opiskelijakyselyiden suorittamista varten. Jatkuvalla oppimisella tarkoitetaan opintoja, jotka eivät johda tutkintoon, esimerkiksi avoimen ammattikorkeakoulun opintojaksoja, osaamiskokonaisuuksia sekä erikoistumis- ja täydennyskoulutuksia. 

Käsittelyn perusteena on ammattikorkeakoulun lakisääteinen tehtävä (mm. ammattikorkeakoululaki, valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista ja laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä). Joissain tilanteissa perusteena saattaa olla myös henkilön oma suostumus. 

Jatkuvan oppimisen henkilörekisteri sisältää avoimessa ammattikorkeakoulussa ja muussa tutkintoon johtamattomassa koulutuksessa Diakissa opiskelevien henkilötietoa. Rekisterissä on myös tietoja henkilöistä, jotka ovat varasijoilla.  

Suoraan opiskelijoilta itseltään. Lisäksi Diakin lehtorit, opinto-ohjaajat ja opintohallinto tuottavat rekisteriin opintojen suorittamiseen liittyviä tietoja.  

Jatkuvan oppimisen henkilörekisterissä käsitellään Diakin jatkuvan oppimisen koulutuksissa opiskelevien henkilöiden nimiä, yhteystietoja, tietoja pohjakoulutuksesta, opintojen rahoitukseen liittyviä tietoja, opiskeluoikeuden tietoja, opintosuoritustietoja, ohjaustietoja ja palautetietoja. Rekisterissä on myös tieto henkilön lähiomaisesta, jos opiskelija itse lisää sen järjestelmään.  

Erilaisilla henkilötiedoilla on erilaisia säilytysaikoja. Ne riippuvat lainsäädännöstä, viranomaisten määräyksistä tai käyttötarkoituksesta. Henkilötietojen säilytysajat on määritelty Diakin sisäisessä tiedonhallintasuunnitelmassa. Osa tiedoista on määrätty pysyvästi säilytettäviksi. Pysyvästi säilytettävät aineistot määrittelee Kansallisarkisto. Järjestelmissä henkilötiedon säilytys saattaa liittyä myös Diakin käyttäjätunnuksen voimassaoloon.   

Digitaaliset aineistot: Digitaalisia tietoja suojataan käyttöoikeuksilla, salasanoilla, kaksivaiheisella tunnistautumisella, valvonnalla ja palomuureilla.   

Paperiaineistot: Paperiset aineistot säilytetään lukollisissa tiloissa ja viedään säilytysajan jälkeen lukolliseen tietosuojasäiliöön (”tietosuojaroskis”) ja lähetetään tuhottavaksi.  

Diak luovuttaa tutkintoon johtavan koulutuksen henkilörekisteristä tietoja suoraan viranomaistahoille. Lisäksi tietoa siirretään kansalliseen VIRTA-opintotietopalveluun, jota ylläpitää Tieteen tietotekniikan keskus CSC. VIRTA-opintotietopalvelusta tietoja luovutetaan mm. seuraaville viranomaistahoille:  

• KOSKI, opintosuoritukset (OPH)
• VALVIRA, pätevyyksien vahvistaminen
• Työllisyysrahasto
• Tilastokeskus  
• OKM (korkeakoulun toiminnan seuranta ja rahoitus)    
• työvoimatoimistot (opiskelu ansiosidonnaisella työttömyyspäivärahalla) 

Diak voi käyttää ulkopuolisia tietojen käsittelijöitä sopimukseen perustuen. Ulkopuolisia käsittelijöitä ovat esimerkiksi IT-järjestelmien toimittajat.  

Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa. 

Järjestelmät ei siirrä tietoa EU/ETA-alueen ulkopuolelle. On kuitenkin mahdollista, että henkilötietoa voi siirtyä, mikäli opiskelija käyttää järjestelmiä EU/ETA-alueen ulkopuolella.  

Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit myös pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja pyytää virheellisten tietojen oikaisemista. Jos käsittelyn perusteena on oma suostumus, voit perua suostumuksesi ilmoittamalla siitä Diakille.  

Voit myös esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta. Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.   

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin omaan tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella.   

Voit myös olla tarvittaessa yhteydessä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.   

Tietosuojavaltuutetun toimisto 
PL 800, 00531 Helsinki 
tietosuoja(at)om.fi 
029 566 6700 
www.tietosuoja.fi 
Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777