Helsingin-kampuksen kulunvalvonnan ja avainten henkilörekisteri 

Helsingin kampuksen kulunvalvonnan ja avainten henkilörekisterin tietojen käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa henkilön roolin mukaisesti pääsy eri tiloihin Diakin Helsingin kampuksella. Käsittely mahdollistaa tarvittaessa myös kulunvalvonnan eli sen, että tarvittaessa voidaan tarkistaa, kuka on käynyt tietyssä tilassa ja koska. 

Henkilötietojen käsittelyn peruste on oikeutettu etu. Oikeutettu etu on tilojen ja omaisuuden turvallisuuden ja käytön valvonta. Joissain tapauksissa käsittelyn perusteena voi myös olla sopimus (esimerkiksi kiinteistönhuolto- ja aulapalvelut). 

Kulunvalvonnan ja avainten henkilörekisteri sisältää Diakin henkilökunnan ja yhteistyökumppaneiden (esim. kiinteistönhuolto- ja aulapalvelut) tietoja. Lisäksi rekisterissä on Diakin opiskelijoiden tietoja, jos he ovat saaneet käyttöönsä avaimia Helsingin kampuksen tiloihin. 

Kulunvalvonnan ja avainten henkilörekisterin tiedot saadaan Diakin henkilöstöhallintajärjestelmistä, yhteistyökumppaneilta, henkilöiltä itseltään sekä tarvittaessa opiskelijarekistereistä (jos opiskelija on saanut käyttöönsä avaimia Helsingin kampuksen tiloihin). 

Kulunvalvonnan ja avainten henkilörekisterissä on mm. seuraavia tietoja: nimi, yhteystiedot, Diakin henkilökunnasta henkilönumero sekä mistä ovesta henkilö on kulkenut ja koska. 

Kulunvalvonnan ja avainten henkilörekisterin tietoja säilytetään kulkukortin tai avaimen rekisteröintiajan. 

Digitaaliset aineistot: Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään, johon käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus. Diakin järjestelmiä suojataan käyttöoikeuksilla, salasanoilla, kaksivaiheisella tunnistautumisella, valvonnalla ja palomuureilla.   

Paperiaineistot: Paperiaineistoa ei kerätä, mutta jos sitä syntyy, niin se säilytetään lukollisissa ja kulunvalvotuissa tiloissa ja viedään hävitettäväksi lukollisessa roskasäiliössä (”tietosuojaroskis”). 

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, paitsi viranomaisille pyynnöstä esimerkiksi rikostutkintaa varten. 

Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa. 

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit myös pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja pyytää virheellisten tietojen oikaisemista. Voit myös esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta.  

Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.    

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin omaan tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella.  

Voit myös olla tarvittaessa yhteydessä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.  

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
029 566 6700
www.tietosuoja.fi
Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777