Helsingin-kampuksen kulunvalvonnan ja avainten henkilörekisteri 

Diakonia-ammattikorkeakoulu, PL 12, 00511 Helsinki

https://www.diak.fi/diak/yhteystiedot/

Tietosuojavastaavan sähköposti: tietosuojavastaava@diak.fi

Helsingin kampuksen kulunvalvonnan ja avainten henkilörekisterin tietojen käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa henkilön roolin mukaisesti pääsy eri tiloihin Diakin Helsingin kampuksella. Käsittely mahdollistaa tarvittaessa myös kulunvalvonnan eli sen, että tarvittaessa voidaan tarkistaa, kuka on käynyt tietyssä tilassa ja koska. 

Henkilötietojen käsittelyn peruste on oikeutettu etu. Oikeutettu etu on tilojen ja omaisuuden turvallisuuden ja käytön valvonta. Joissain tapauksissa käsittelyn perusteena voi myös olla sopimus (esimerkiksi kiinteistönhuolto- ja aulapalvelut). 

Kulunvalvonnan ja avainten henkilörekisteri sisältää Diakin henkilökunnan ja yhteistyökumppaneiden (esim. kiinteistönhuolto- ja aulapalvelut) tietoja. Lisäksi rekisterissä on Diakin opiskelijoiden tietoja, jos he ovat saaneet käyttöönsä avaimia Helsingin kampuksen tiloihin. 

Kulunvalvonnan ja avainten henkilörekisterin tiedot saadaan Diakin henkilöstöhallintajärjestelmistä, yhteistyökumppaneilta, henkilöiltä itseltään sekä tarvittaessa opiskelijarekistereistä (jos opiskelija on saanut käyttöönsä avaimia Helsingin kampuksen tiloihin). 

Kulunvalvonnan ja avainten henkilörekisterissä on mm. seuraavia tietoja: nimi, yhteystiedot, Diakin henkilökunnasta henkilönumero sekä mistä ovesta henkilö on kulkenut ja koska. 

Kulunvalvonnan ja avainten henkilörekisterin tietoja säilytetään kulkukortin tai avaimen rekisteröintiajan. 

Digitaaliset aineistot: Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään, johon käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus. Diakin järjestelmiä suojataan käyttöoikeuksilla, salasanoilla, kaksivaiheisella tunnistautumisella, valvonnalla ja palomuureilla.   

Paperiaineistot: Paperiaineistoa ei kerätä, mutta jos sitä syntyy, niin se säilytetään lukollisissa ja kulunvalvotuissa tiloissa ja viedään hävitettäväksi lukollisessa roskasäiliössä (”tietosuojaroskis”). 

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, paitsi viranomaisille pyynnöstä esimerkiksi rikostutkintaa varten. 

Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa. 

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

Tietoja siirretään tai luovutetaan EU/ETA-alueen ulkopuolelle, minne ja kenelle:

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Toiminnan kansainvälisestä luonteesta johtuen Diak saattaa kuitenkin palveluja tarjotessaan käyttää resursseja, sovelluksia ja palvelimia, jotka sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa Diak varmistaa, että tiedon siirrolle on olemassa laillinen oikeusperuste ja että henkilötiedot suojataan esimerkiksi edellyttämällä EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita ja asianmukaisten teknisten ja organisatoristen suojaustoimenpiteiden noudattamista. Lisäksi tällaisen tiedonsiirron yhteydessä toteutetaan tarvittaessa TIA-arviointi sekä seurataan tiedossa olevien tiedonsiirron kohteena olevien maiden yleistä tietosuojan tasoa. Kaikissa tapauksissa tiedonsiirto toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja vain siinä laajuudessa kuin on ehdottoman välttämätöntä.

Sinulla on aina oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit pyytää jäljennöstä itseäsi koskevista henkilötiedoista ja pyytää mahdollisten virheellisten tietojen oikaisemista.

Voit myös esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta. Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että emme käsittelisi niitä ollenkaan. Lisäksi, voit pyytää, että emme tee osaltasi sellaista päätöstä, joka perustuu pelkästään automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn.

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella https://www.vismasignforms.com/form/fa53720e-cc71-4b92-b062-6db43e0d33d3.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Tätä varten voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
Puh. 029 566 6700
www.tietosuoja.fi

Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: Puh. 029 566 6777