Hankintojen ja kilpailutusten henkilörekisteri

Hankintojen ja kilpailutusten henkilörekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Diakin pienhankintojen ja kilpailutusten toteuttaminen. 

Hankintojen ja kilpailutusten rekisterin käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen (mm. hankintalaki, kirjanpitolaki), sopimuksiin ja oikeutettuun etuun. Oikeutettu etu on päätöksenteon toteuttaminen ja organisaation oikeusturvan varmistaminen. 

Hankintojen ja kilpailutusten rekisteri sisältää Diakin tämänhetkisten ja aiempien työntekijöiden tietoja sekä hankintoihin ja kilpailutuksiin osallistuneiden organisaatioiden edustajien tietoja. 

Henkilötiedot on saatu henkilöiltä itseltään. 

Hankintojen ja kilpailutusten henkilörekisteri sisältää mm. Seuraavia tietoja: Pienhankintoihin tai kilpailutuksiin osallistuneiden yritysten edustajien nimet, yhteystiedot, organisaatiotiedot. Mahdollisten kilpailutuskonsulttien nimet, yhteystiedot, organisaatiotiedot. 

Hankintojen ja kilpailutusten henkilörekisterin henkilötietoja säilytetään valtiovarainministeriön alaisen tiedonhallintalautakunnan antaman suosituksen ja kirjanpitolain mukaisen ajan (6 vuotta) tai (jos aineisto liittyy TKI-hanketoimintaan) hankerahoittajien edellyttämän ajan. Tämä aika on yleensä 15-20 vuotta rahoittajasta riippuen. Osa tiedoista on myös määrätty pysyvästi säilytettäviksi. Pysyvästi säilytettävät aineistot määrittelee Kansallisarkisto. 

Digitaaliset aineistot: Tietojen käyttäminen edellyttää henkilökohtaisia käyttöoikeuksia, jotka on myönnetty vain niille henkilöille, joiden työn suorittamiseen näiden tietojen käsitteleminen liittyy.  Diakin järjestelmät suojataan hallinnollisin ja teknisin keinoin henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, käyttöoikeuksien rajauksilla ja tietoteknisillä toimenpiteillä. 

Paperiset aineistot: Paperinen aineisto säilytetään lukollisissa tiloissa ja kaapeissa. Säilytysajan päätyttyä paperiset aineistot viedään hävitettäväksi lukollisessa roskakorissa (”tietosuojaroskis”). 

Henkilötietoja ei luovuteta Diakin ulkopuolelle, mutta Diak voi käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja sopimukseen perustuen. Ulkopuolinen käsittelijä voi olla esimerkiksi IT-järjestelmän toimittaja. 

Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa. 

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit myös pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja pyytää virheellisten tietojen oikaisemista. Voit myös esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta.  

Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.    

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin omaan tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella.  

Voit myös olla tarvittaessa yhteydessä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.  

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
029 566 6700
www.tietosuoja.fi
Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777