Digitaalisten oppimisympäristöjen henkilörekisteri

Läsnäolon toteuttaminen ja seuraaminen. Oppimistehtävien suorittaminen, palauttaminen ja arviointi. Verkossa toteutuvien opintojaksojen kehittäminen oppimisdatan avulla. Opetukseen osallistuminen, verkossa tapahtuviin ryhmätyöskentelyihin osallistuminen. Opiskelijoiden keskinäisen yhteisöllisyyden ja opetuksen vuorovaikutteisuuden vahvistaminen. 

Käsittelyn perusteena on ammattikorkeakoulun lakisääteinen tehtävä (mm. ammattikorkeakoululaki, valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista ja laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä). 

Digitaalisten oppimisympäristöjen henkilörekisterissä on Diakissa tutkintoon johtavassa ja jatkuvan oppimisen koulutuksissa opiskelevien henkilöiden tietoja. Vierailevien asiantuntijoiden, tutkijoiden ja työelämäkumppaneiden tietoja.  

Rekisterin tiedot on kerätty Diakin käyttämistä tietojärjestelmistä ja opiskelijoilta/asiantuntijoilta itseltään. 

Digitaalisten oppimisympäristöjen henkilörekisterissä käsitellään mm. seuraavia Diakin tutkintoon johtavassa ja jatkuvan oppimisen koulutuksissa opiskelevien henkilöiden henkilötietoja: 

• nimiä ja yhteystietoja,
• opiskeluoikeuden tietoja,  
• opintosuoritustietoja, 
• ohjaustietoja, 
• ryhmätyötietoja, 
• videokuvaa, 
• still-kuvaa, 
• chat-keskusteluja, 
• ryhmätöiden vuorovaikutusta, 
• tietoja osallistumisaktiivisuudesta, 
• tietoa opetukseen ja vuorovaikutukseen osallistumisesta. 

Tämän lisäksi opiskelijat tai järjestelmien käyttäjät saattavat tallentaa tai tuottaa digitaalisiin oppimisympäristöihin tietoja, joita ei ole tässä lueteltu. 

Erilaisilla henkilötiedoilla on erilaisia säilytysaikoja. Ne riippuvat lainsäädännöstä, viranomaisten määräyksistä tai käyttötarkoituksesta. Henkilötietojen säilytysajat on määritelty Diakin sisäisessä tiedonhallintasuunnitelmassa. Osa tiedoista on määrätty pysyvästi säilytettäviksi. Pysyvästi säilytettävät aineistot määrittelee Kansallisarkisto. Järjestelmissä henkilötiedon säilytys saattaa liittyä myös Diakin käyttäjätunnuksen voimassaoloon.    

Digitaaliset aineistot: Digitaalisia tietoja suojataan käyttöoikeuksilla, salasanoilla, kaksivaiheisella tunnistautumisella, valvonnalla ja palomuureilla.   

Paperiaineistot: Paperiset aineistot säilytetään lukollisissa tiloissa ja viedään säilytysajan jälkeen lukolliseen tietosuojasäiliöön (”tietosuojaroskis”) ja lähetetään tuhottavaksi.  

Henkilötietoja ei luovuteta Diakin ulkopuolelle, mutta Diak voi käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja sopimukseen perustuen. Ulkopuolinen käsittelijä voi olla esimerkiksi IT-järjestelmän toimittaja.  

Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa. 

Järjestelmät ei siirrä tietoa EU/ETA-alueen ulkopuolelle. On kuitenkin mahdollista, että henkilötietoa voi siirtyä, mikäli opiskelija käyttää järjestelmiä EU/ETA-alueen ulkopuolella.  

Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit myös pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja pyytää virheellisten tietojen oikaisemista.   

Voit myös esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta. Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.   

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin omaan tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella.   

Voit myös olla tarvittaessa yhteydessä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.   

Tietosuojavaltuutetun toimisto 
PL 800, 00531 Helsinki 
tietosuoja(at)om.fi 
029 566 6700 
www.tietosuoja.fi 
Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777