Digitaalisten oppimisympäristöjen henkilörekisteri

Diakonia-ammattikorkeakoulu, PL 12, 00511 Helsinki

https://www.diak.fi/diak/yhteystiedot/

Tietosuojavastaavan sähköposti: tietosuojavastaava@diak.fi

Läsnäolon toteuttaminen ja seuraaminen. Oppimistehtävien suorittaminen, palauttaminen ja arviointi. Verkossa toteutuvien opintojaksojen kehittäminen oppimisdatan avulla. Opetukseen osallistuminen, verkossa tapahtuviin ryhmätyöskentelyihin osallistuminen. Opiskelijoiden keskinäisen yhteisöllisyyden ja opetuksen vuorovaikutteisuuden vahvistaminen. 

Käsittelyn perusteena on ammattikorkeakoulun lakisääteinen tehtävä (mm. ammattikorkeakoululaki, valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista ja laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä). 

Digitaalisten oppimisympäristöjen henkilörekisterissä on Diakissa tutkintoon johtavassa ja jatkuvan oppimisen koulutuksissa opiskelevien henkilöiden tietoja. Vierailevien asiantuntijoiden, tutkijoiden ja työelämäkumppaneiden tietoja.  

Rekisterin tiedot on kerätty Diakin käyttämistä tietojärjestelmistä ja opiskelijoilta/asiantuntijoilta itseltään. 

Digitaalisten oppimisympäristöjen henkilörekisterissä käsitellään mm. seuraavia Diakin tutkintoon johtavassa ja jatkuvan oppimisen koulutuksissa opiskelevien henkilöiden henkilötietoja: 

• nimiä ja yhteystietoja,
• opiskeluoikeuden tietoja,  
• opintosuoritustietoja, 
• ohjaustietoja, 
• ryhmätyötietoja, 
• videokuvaa, 
• still-kuvaa, 
• chat-keskusteluja, 
• ryhmätöiden vuorovaikutusta, 
• tietoja osallistumisaktiivisuudesta, 
• tietoa opetukseen ja vuorovaikutukseen osallistumisesta. 

Tämän lisäksi opiskelijat tai järjestelmien käyttäjät saattavat tallentaa tai tuottaa digitaalisiin oppimisympäristöihin tietoja, joita ei ole tässä lueteltu. 

Erilaisilla henkilötiedoilla on erilaisia säilytysaikoja. Ne riippuvat lainsäädännöstä, viranomaisten määräyksistä tai käyttötarkoituksesta. Henkilötietojen säilytysajat on määritelty Diakin sisäisessä tiedonhallintasuunnitelmassa. Osa tiedoista on määrätty pysyvästi säilytettäviksi. Pysyvästi säilytettävät aineistot määrittelee Kansallisarkisto. Järjestelmissä henkilötiedon säilytys saattaa liittyä myös Diakin käyttäjätunnuksen voimassaoloon.    

Digitaaliset aineistot: Digitaalisia tietoja suojataan käyttöoikeuksilla, salasanoilla, kaksivaiheisella tunnistautumisella, valvonnalla ja palomuureilla.   

Paperiaineistot: Paperiset aineistot säilytetään lukollisissa tiloissa ja viedään säilytysajan jälkeen lukolliseen tietosuojasäiliöön (”tietosuojaroskis”) ja lähetetään tuhottavaksi.  

Henkilötietoja ei luovuteta Diakin ulkopuolelle, mutta Diak voi käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja sopimukseen perustuen. Ulkopuolinen käsittelijä voi olla esimerkiksi IT-järjestelmän toimittaja.  

Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa. 

Järjestelmät ei siirrä tietoa EU/ETA-alueen ulkopuolelle. On kuitenkin mahdollista, että henkilötietoa voi siirtyä, mikäli opiskelija käyttää järjestelmiä EU/ETA-alueen ulkopuolella.  

Tietoja siirretään tai luovutetaan EU/ETA-alueen ulkopuolelle, minne ja kenelle:

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Toiminnan kansainvälisestä luonteesta johtuen Diak saattaa kuitenkin palveluja tarjotessaan käyttää resursseja, sovelluksia ja palvelimia, jotka sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa Diak varmistaa, että tiedon siirrolle on olemassa laillinen oikeusperuste ja että henkilötiedot suojataan esimerkiksi edellyttämällä EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita ja asianmukaisten teknisten ja organisatoristen suojaustoimenpiteiden noudattamista. Lisäksi tällaisen tiedonsiirron yhteydessä toteutetaan tarvittaessa TIA-arviointi sekä seurataan tiedossa olevien tiedonsiirron kohteena olevien maiden yleistä tietosuojan tasoa. Kaikissa tapauksissa tiedonsiirto toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja vain siinä laajuudessa kuin on ehdottoman välttämätöntä.

Sinulla on aina oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit pyytää jäljennöstä itseäsi koskevista henkilötiedoista ja pyytää mahdollisten virheellisten tietojen oikaisemista.

Voit myös esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta. Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että emme käsittelisi niitä ollenkaan. Lisäksi, voit pyytää, että emme tee osaltasi sellaista päätöstä, joka perustuu pelkästään automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn.

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella https://www.vismasignforms.com/form/fa53720e-cc71-4b92-b062-6db43e0d33d3.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Tätä varten voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
Puh. 029 566 6700
www.tietosuoja.fi

Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: Puh. 029 566 6777