Diakonia-ammattikorkeakoulun lähipiirirekisterin henkilörekisteri 

Diakonia-ammattikorkeakoulu, PL 12, 00511 Helsinki

https://www.diak.fi/diak/yhteystiedot/

Tietosuojavastaavan sähköposti: tietosuojavastaava@diak.fi

Lähipiirirekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään, jotta voidaan toteuttaa hyvän hallintotavan mukaista johtamista, seurata mahdollisia lähipiiriliiketoimia ja varmistaa niiden asianmukaisuus. 

Käsittelyn perusteena on osakeyhtiölain (624/2006) 8 luvun 6 § ja kirjanpitoasetuksen (1339/1997) 2 luvun 7b § mukainen lakisääteinen velvoite. 

Rekisteri sisältää tietoa Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy:n lähipiiriin kuuluvista henkilöistä ja yhteisöistä, esimerkiksi hallituksen ja johtoryhmän jäsenistä, heidän perheenjäsenistään ja Diakin omistajayhteisöjen edustajista sekä heidän perheenjäsenistään. 

Perheenjäsenillä tarkoitetaan puolisoa, avopuolisoa, omia tai avopuolison lapsia tai huollettavia ja lasten puolisoita tai avopuolisoita ja jälkeläisiä sekä omia ja puolison tai avopuolison vanhempia, isovanhempia ja heidän vanhempiaan. 

Tiedot kerätään Diakin hallituksen ja johtoryhmän jäseniltä sekä omistajayhteisöjen edustajilta. 

Lähipiirirekisterissä on Diakin hallituksen ja johtoryhmän jäsenistä sekä omistajayhteisöjen edustajista seuraavia tietoja: 

• nimi  
• syntymäaika  
• sähköpostiosoite 
• tieto suhteesta Diakonia-ammattikorkeakouluun 
• muista johto- ja luottamustehtävistä ja 
• sidonnaisuuksista yhteisöihin, joissa henkilöllä on tai ollut määräävä vaikutusvalta sekä näiden yhteisöjen Y-tunnukset. 

Lähipiirirekisterin tietoja säilytetään kuusi (6) vuotta. 

Lähipiirirekisteri on digitaalinen. Sen tiedot suojataan käyttöoikeuksilla, salasanoilla, kaksivaiheisella tunnistautumisella, valvonnalla ja palomuureilla. Diak käyttää asianmukaisia salaustekniikoita ja kulunvalvontaa lukittuihin laitetiloihin. Paperista aineistoa ei kerätä. 

Lähipiirirekisterin tiedot ovat luottamuksellisia eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille lukuun ottamatta tilintarkastajaa tai muuta osakeyhtiön talouden tai toiminnan lakisääteistä tarkastusta. 

Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa tai profilointia. 

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

Tietoja siirretään tai luovutetaan EU/ETA-alueen ulkopuolelle, minne ja kenelle:

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Toiminnan kansainvälisestä luonteesta johtuen Diak saattaa kuitenkin palveluja tarjotessaan käyttää resursseja, sovelluksia ja palvelimia, jotka sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa Diak varmistaa, että tiedon siirrolle on olemassa laillinen oikeusperuste ja että henkilötiedot suojataan esimerkiksi edellyttämällä EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita ja asianmukaisten teknisten ja organisatoristen suojaustoimenpiteiden noudattamista. Lisäksi tällaisen tiedonsiirron yhteydessä toteutetaan tarvittaessa TIA-arviointi sekä seurataan tiedossa olevien tiedonsiirron kohteena olevien maiden yleistä tietosuojan tasoa. Kaikissa tapauksissa tiedonsiirto toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja vain siinä laajuudessa kuin on ehdottoman välttämätöntä.

Sinulla on aina oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit pyytää jäljennöstä itseäsi koskevista henkilötiedoista ja pyytää mahdollisten virheellisten tietojen oikaisemista.

Voit myös esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta. Kaikissa tapauksissa tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai käsittelyä rajoittaa, jos esimerkiksi henkilötietoa käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamisen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisen tai Diakille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että emme käsittelisi niitä ollenkaan. Lisäksi, voit pyytää, että emme tee osaltasi sellaista päätöstä, joka perustuu pelkästään automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn.

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella https://www.vismasignforms.com/form/fa53720e-cc71-4b92-b062-6db43e0d33d3.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Tätä varten voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
Puh. 029 566 6700
www.tietosuoja.fi

Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: Puh. 029 566 6777