Alumnitoiminnan henkilörekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Diakin alumnisuhteiden hoitaminen.  

Käsittely perustuu suostumukseen. 

Alumnitoiminnan henkilörekisteri sisältää Diakin alumnien tietoja. 

Alumnitoiminnan henkilörekisterin tiedot kerätään alumneilta itseltään. 

Diakin alumnirekisteri sisältää näitä henkilötietoja: 

• Nimi ja yhteystiedot.  
• Suoritettu tutkinto, valmistumisvuosi ja kampus.  
• Nykyinen työpaikka ja työtehtävät.  
• Alumnitoiminnan kiinnostuksen kohteet.  
• Osaaminen ja toiveet alumnitoiminnasta.  
• Tapahtumailmoittautumiset.  

Alumnirekisterin tietoja säilytetään, kunnes ne pyydetään poistamaan tai kunnes henkilö poistuu postituslistalta.  

Digitaaliset aineistot: Tietojen käyttäminen edellyttää henkilökohtaisia käyttöoikeuksia, jotka on myönnetty vain niille henkilöille, joiden työn suorittamiseen näiden tietojen käsitteleminen liittyy.  Diakin järjestelmät suojataan hallinnollisin ja teknisin keinoin henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, käyttöoikeuksien rajauksilla ja tietoteknisillä toimenpiteillä. 

Paperiaineistot: Paperiaineistoa ei kerätä, mutta jos paperiaineistoa syntyy, niin se säilytetään lukollisissa tiloissa, jossa on kulunvalvonta. Kun käyttötarve on päättynyt, se viedään hävitettäväksi lukollisessa roskasäiliössä (”tietosuojaroskiksessa”).  

Henkilötietoja ei luovuteta Diakin ulkopuolelle, mutta Diak voi käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja sopimukseen perustuen. Ulkopuolinen käsittelijä voi olla esimerkiksi IT-järjestelmän toimittaja. Alumniyhteystietoja luovutetaan lisäksi uraseurantakyselyn toteuttamista varten Tieteen tietotekniikan keskus CSC:lle. Kyselytuloksia käsitellään kuitenkin vain Diakin sisäisesti. 

Rekisteriä käyttävissä järjestelmissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa. 

Järjestelmät eivät siirrä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. On kuitenkin mahdollista, että alumnit hyödyntävät viestejä, tallenteita tai striimauksia EU/ETA-alueen ulkopuolella, jolloin henkilötietoa voi siirtyä. 

Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, miten ja mihin tarkoitukseen henkilötietoasi käsitellään. Voit pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja pyytää virheellisten tietojen oikaisemista.  

Tämän lisäksi voit esittää pyynnön omien tietojesi poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta. 

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä Diakin omaan tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@diak.fi) tai esittää pyynnön Diakin verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella.  

Voit myös olla tarvittaessa yhteydessä tietosuojavaltuutettuun, joka on viranomainen ja valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa.  

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
029 566 6700
www.tietosuoja.fi
Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777