Rekisteri- ja tietosuojaselosteet

Tältä sivulla ovat Diakin kaikki rekisteriselosteet.

Diakin kaikista henkilörekistereistä on laadittu rekisteriseloste. Siitä ilmenee

  • kuka on henkilötietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä
  • mitä henkilötietoja rekisterissä on
  • mihin tietoja käytetään
  • minne tietoja luovutetaan
  • mitkä ovat tietojen suojauksen periaatteet.

Moodlerooms-oppimisympäristön käyttäjätietoja koskeva rekisteriseloste

Rekisterin ylläpitäjä

Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy, Kyläsaarenkuja 2, 00580 Helsinki

Rekisteriä hoitava henkilö

  • Nimi: Kari Nevalainen
  • Osoite: Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy, Kyläsaarenkuja 2, 00580 Helsinki
  • Sähköposti: kari.nevalainen@diak.fi
  • Puhelinnumero: +358 400 869 6066

Rekisterin nimi

Diakonia-ammattikorkeakoulun Moodlerooms-oppimisympäristön käyttäjärekisteri

Oppimisympäristön käyttötarkoitus ja tietojen käyttö

Moodlerooms-oppimisympäristöä käytetään Diakonia-ammattikorkeakoulun opetukseen ja ryhmätyöalustana opiskelijoille ja työryhmille yhteistyössä muiden organisaatioiden kanssa.

Rekisterin sisältämät tiedot käyttäjistä

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Käyttäjätunnus ja salasana
  • Käyttäjälle järjestelmään määritellyt käyttöoikeudet
  • Käyttäjän itse lisäämät tiedot (esim. Valokuva, puhelinnumero ja pikaviestiohjelmien tunnukset)

Tietoja käytetään opiskeluun liittyvien asioiden (opetus, tiedottaminen ja arviointi) lisäksi käyttöoikeuksien hallintaan ja teknisten ongelmien ja väärinkäytösten selvittämiseen.

Tietojen lähteet

Käyttäjien perustiedot (nimi, sähköpostiosoite ja käyttäjätunnus) saadaan automaattisesti Diakonia-ammattikorkeakoulun opiskelijarekisteristä. Lisäksi tietoja saadaan käyttäjiltä itseltään.

Pääsyoikeus tietoihin

Pääsyoikeus tietoihin on Diakonia-ammattikorkeakoulun opettajilla, järjestelmän pääkäyttäjillä ja nimetyillä henkilökunnan edustajilla.

Tietojen säilytysaika

Diakonia-ammattikorkeakoulun opiskelijarekisteristä saadut tiedot poistetaan viimeistään opinto-oikeuden loppumista seuraavan lukukauden puolivälissä ellei uutta opinto-oikeutta ole saatu. Manuaalisesti lisätyt tiedot tarkistetaan kolmen kuukauden välein ja poistetaan, jos käyttäjä ei ole kolmeen kuukauteen rekisteröitynyt oppimisalustalle.

Tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Palvelimet, joilla oppimisympäristön käytöstä kertyviä tietoja säilytetään, sijaitsevat Euroopan Unionin alueella.

Suojauksen periaatteet

Käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjä voi käsitellä ja nähdä ainoastaan itseään koskevat tiedot ja niiden henkilöiden tiedot, joita hänen opiskelunsa tai työtehtävänsä vuoksi on tarpeen käsitellä.

Tietojen tarkastusoikeus ja korjaaminen

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26§:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkastyspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja lähetettävä allekirjoitettuna yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Yhden tarkastuspyynnön käsittely vuodessa on rekisteröidylle maksutonta.

Rekisteröidyllä on lisäksi henkilötietolain 29§:n mukaisesti oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot. Kirjallinen korjauspyyntö on lähetettävä yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Moodlerooms-oppimisympäristön käyttöehdot

Lue huolellisesti seuraavat käyttöehdot ennen rekisteröitymistä Diakonia-ammattikorkeakoulun (jäljempänä ”Oppilaitos” tai ”Diak”) Moodlerooms-oppimisympäristöön (jäljempänä ”Oppimisympäristö” tai ”Palvelu”).

  1. Kirjautumalla Palveluun hyväksyt alla olevat käyttöehdot Oppimisympäristöä käyttäessäsi. Diakilla on oikeus muuttaa näitä ehtoja.
  2. Palvelun käyttäjätunnus on henkilökohtainen eikä sitä saa luovuttaa tai muulla tavoin siirtää toisen henkilön käyttöön. Ryhmätyöskentelyssä kukin ryhmän jäsen käyttää henkilökohtaista tunnustaan. Käyttäjänä vastaat Palvelun asianmukaisesta käytöstä. Mikäli epäilet, että käyttäjätunnuksesi on joutunut toisen henkilön käsiin, sinun tulee ilmoittaa tästä viipymättä Diakin IT-tukeen. Myös muissa ongelmatilanteissa Palvelun käyttöön liittyen voit olla yhteydessä Diakin IT-tukeen.
  3. Käyttäjätunnuksen voimassaolo ja samalla pääsy Oppimisympäristöön päättyy, kun käyttäjä valmistuu ja päättää opintonsa, erotetaan, eroaa itse tai keskeyttää opintonsa.
  4. Tuodessaan palveluun muita kuin itse tekemiään teoksia ja materiaalia, käyttäjän vastuulla on tarkistaa, ettei niiden käyttö tässä Palvelussa riko muiden osapuolten tekijän- tai muita oikeuksia. Käyttäjä ei saa tallentaa Oppimisympäristöön loukkaavaa sisältöä, aikuisviihdettä tai muuta asiatonta materiaalia. Ylläpitäjällä on oikeus valvoa Palvelun käyttöä sekä poistaa kyseinen materiaali.
  5. Kursseilla jaettu aineisto on Suomen tekijänoikeuslainsäädännön alaista ja osa on jaettu opiskelijoiden opiskelukäyttöön opetusalaa koskevan digiluvan perusteella. Tarkempaa tietoa opetusalan digiluvan perusteella sallitusta aineiston käytöstä löytyy osoitteesta https://operight.fi/artikkeli/kopiointi/kopioston-kopiointilupa. Käyttäjällä on oikeus tallentaa aineistoa tarvittava määrä omaan käyttöönsä. Aineiston muokkaaminen ilman lupaa on kielletty.
  6. Kursseilla jaettua aineistoa ei saa jakaa, välittää tai julkaista missään julkisessa palvelussa tai tilaisuudessa. Aineistoa ei myöskään saa ottaa osaksi omaa tuotosta ilman erillistä lupaa tai asianmukaista lisenssiä.
  7. Käyttäjän Palveluun lataaman aineiston käyttäjän pyynnöstä poistamisesta sekä siitä mahdollisesti aiheutuvista kustannuksista vastaa käyttäjä.
  8. Käyttäjän tulee itse tallentaa tarvitsemansa aineistot kursseilta ennen Oppimisympäristön kurssikohtaisen osion sulkeutumista. Arkistoituja kursseja ei avata muuten kuin arvioinnin tarkistamisen osalta virallisten valitusten perusteella. Rästisuoritusten osalta noudatetaan yhteistä Diakissa sovittua toimintamallia, joka ohjeistetaan erikseen.
  9. Oppimisympäristön kautta käytävissä verkkokeskusteluissa on noudatettava hyvää viestintätapaa. Solvaaminen, uskonnolliseen tai seksuaaliseen suuntautumiseen liittyvä syrjintä, nimittely ja vihamieliset, rasistiset ja väkivaltaan yllyttävät kommentit ovat kiellettyjä. Ylläpitäjä pidättää oikeuden editoida ja poistaa asiattomat kommentit.
  10. Oppilaitos pidättää oikeuden päättää aineiston poistamisesta tai poistamatta jättämisestä tapauksissa, joissa käyttäjällä ei ole lupaa tai oikeutta poistaa itse Palveluun lataamansa aineistoa (kuten Oppimisympäristön kautta palautetut tehtävät) esimerkiksi arvioinnin todentamisen, arkistointivelvoitteen tai muun vastaavan syyn takia.
  11. Ylläpitäjä voi poistaa käyttöehtojen vastaisen aineiston ilmoittamatta ja estää käyttäjän pääsyn Palveluun ja poistaa käyttäjätilin, jos tämä rikkoo käyttöehtoja.
  12. Käyttäjä sitoutuu näiden ehtojen lisäksi noudattamaan oppilaitoksen yleisiä sääntöjä ja määräyksiä.
  13. Oppilaitos vastaa parhaansa mukaan Palvelun käytettävyydestä, luotettavuudesta sekä teknisestä toimivuudesta. Diak ei kuitenkaan takaa, että Palvelua voitaisiin käyttää keskeytyksettömästi ja virheettömästi. Diakilla on oikeus keskeyttää palvelun käyttö, mikäli se on tarpeellista esimerkiksi asennus-, muutos- tai ylläpidon vuoksi tai mikäli lait, säädökset tai viranomaiset tätä edellyttävät tai jos tällaiselle keskeytykselle on jokin muu hyväksyttävä syy. Oppilaitos ei vastaa mahdollisesti kadonneista aineistoista ja käyttäjän Palveluun lataamien aineistojen varmuuskopioinnista.
  14. Oppilaitos takaa Palvelun toimivuuden kampustiloissa. Oppilaitos ei vastaa ongelmista, joita käyttäjä saattaa kohdata mm. oman vanhentuneen, päivittämättömän tai suorituskyvyltään huonon laitteiston, ohjelmistojen ja huonojen verkkoyhteyksien vuoksi.
  15. Kaikki Palveluun liittyvät immateriaalioikeudet ja muut oikeudet kuuluvat aina Diakille ja sen lisenssinantajille. Hyväksyttyäsi nämä käyttöehdot Diak antaa sinulle rajoitetun, ei-yksinoikeudellisen, siirtokelvottoman ja peruutettavissa olevan oikeuden käyttää Palvelua henkilökohtaiseen, ei-kaupallisiin käyttötarkoituksiin. Et saa kopioida tai muokata Palvelua tai kääntää tai purkaa sitä lähdekieliseksi, luoda siitä johdannaista versiota tai muuten yrittää päästä käsiksi Palvelun lähdekoodiin, ellei sitä ole nimenomaisesti sallittu lain nojalla. Et saa myöskään yrittää poistaa käytöstä tai kiertää mitään Palvelun käyttämiä suojausmekanismeja. Diak pidättää oikeuden muokata Palvelun sisältöä kokonaan tai osittain harkintansa mukaisesti.
  16. Palveluun rekisteröitymisen ja käytön yhteydessä käyttäjistä voidaan kerätä erilaisia tietoja. Tietoja käsitellään oheisen rekisteriselosteen mukaisesti. Hyväksymällä nämä käyttöehdot vahvistat, että olet lukenut ja hyväksyt kyseisen rekisteriselosteen.

Kirjasto- ja tietopalveluiden rekisteri- ja tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

Laatimispäivä 10.6.2003
Päivitetty 20.4.2016

1. Rekisterinpitäjä

Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot:

Diakonia-ammattikorkeakoulu
Kirjasto- ja tietopalvelut
Kyläsaarenkuja 2
00580 Helsinki
p. 040 821 2000

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Susanna Kinnari

3. Rekisterin nimi

Diakonia-ammattikorkeakoulun kirjaston asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Asiakassuhteen hoito. Kirjasto käyttää rekisteriä lainauksen ja lainausoikeuden valvontaan ja tilastointiin. Asiakasrekisterissä on kustakin lainausasiakkaaksi rekisteröityneestä henkilöstä yksi tietue. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus perustuu Henkilötietolain 8 §:n mukaisiin käsittelyn yleisiin edellytyksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Tietokannassa on lainausasiakkaista seuraavat tiedot: asiakkaan nimi, sosiaaliturvatunnus, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite, tilastointiryhmä ja kirjastokortin numero. Rekisteri sisältää tiedot asiakkaan voimassaolevista lainoista, varauksista ja maksuista sekä palauttamattomaan aineistoon liittyvistä maksuista ja toimenpiteistä. Lainan palautuksen yhteydessä lainaajakohtainen lainaustieto poistuu lainaajarekisteristä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet*

Nimi, sosiaaliturvatunnus, puhelinnumero ja osoitetiedot saadaan asiakkaalta hänen suostumuksellaan rekisteröitymisen yhteydessä. Tietolähteitä ovat myös oppilashallintojärjestelmä ja asiakkaan tekemä muutosilmoitus.

Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta rekisteröitymistilanteen yhteydessä. Muutosten ilmoittaminen on asiakkaan vastuulla. Kirjastohenkilöstö voi tarkistaa osoitetiedot oppilashallintojärjestelmästä sekä julkisista osoiterekistereistä ja muuttaa tiedot lainaajarekisteriin. Tiedot lainoista, varauksista ja maksuista kertyvät käytön myötä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Asiakkaan myöhästymis- ja aineistonkorvausmaksutiedot voidaan siirtää tarvittaessa laskutusta varten Diakonia-ammattikorkeakoulun käyttämälle perintätoimistolle. Henkilö- ja osoitetietoja ei luovuteta muuhun ulkopuoliseen käyttöön.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Asiakasrekisteriä koskeva manuaalinen aineisto tuhotaan heti tietojen rekisteriin syöttämisen jälkeen.

B. Elektronisesti tallennetut tiedot

Rekisterin sisältävä palvelin on CSC – Tieteellinen laskenta Oy:n valvotuissa tiloissa. Palvelimen käyttöoikeus on vain ylläpitohenkilökunnalla. Tietojen teknisessä suojauksessa käytetään standardeja menetelmiä. Asiakasrekisteri on ainoastaan Diakonia-ammattikorkeakoulun kirjaston henkilöstön käytettävissä työtehtävien edellyttämässä laajuudessa.

Tiedot ovat salassa pidettäviä, niitä koskee vaitiolovelvollisuus.

9. Rekisteritietojen tarkistusoikeus

Henkilörekisteriin kirjatulla on oikeus tarkistaa henkilökohtaisen pyynnön perusteella rekisterissä olevien itseään koskevien tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön joko henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kirjaston henkilökunnalle. Tarkastusoikeus voidaan toteuttaa heti, kun pyytäjän henkilöllisyys on varmistettu. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

10. Rekisteritietojen korjaaminen

Asiakastiedot korjataan viipymättä asiakkaan ilmoituksen mukaisesti ajantasaisiksi. Tiedon korjaamisesta asiakasrekisteriin huolehtii kirjaston henkilökunta. Asiakkaan henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa opiskelijahallintajärjestelmästä sekä julkisista osoiterekistereistä. Kirjastohenkilökunta korjaa välittömästi itse huomaamansa virheet.

11. Tietojen poistaminen rekisteristä

Vanhentuneita asiakastietoja poistetaan rekisteristä uosittain. Asiakastiedot säilyvät noin 2 vuotta viimeisestä lainaustapahtumasta.

* HetiL 10 § ei edellytä nimenomaisesti tiedon merkitsemistä, mutta se on tarkoituksenmukaista merkitä rekisteröityjen tiedonsaantioikeuksien kannalta. Se myös kuvaa osaltaan rekisterin tietosisältöä.

Kirjaston sähköisten lomakkeiden tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n  ja 24 §:n mukainen tietosuojaseloste

Laatimispäivä 21.4.2016

Diakonia-ammattikorkeakoulun kirjasto- ja tietopalveluiden sähköiset www-lomakkeet ovat tarkoitettu ainoastaan seuraavia toimintoja varten: asiakkaaksi ilmoittautuminen, asiakastietojen muuttaminen, asiakaspalautteen antaminen, kaukolaina- ja tiedonhakupyynnöt, lainojen uusintapyynnöt, hankintaehdotukset ja pin-koodimuutokset sekä tiedonhaun ohjauksen ajanvaraus.

Rekisterin ylläpitäjä on Diakonia-ammattikorkeakoulun kirjasto- ja tietopalvelut. Yhteyshenkilöinä toimivat Susanna Kinnari (susanna.kinnari@diak.fi, puh. 040 554 4878) ja Hanna Saario (hanna.saario@diak.fi, puh. 040 584 3367). Rekisteri muodostuu sähköisesti lähetetyistä www-lomakkeista, jotka saamme sähköpostimuodossa käyttöömme.

Sähköiset palvelupyynnöt ja palautteet poistetaan heti kun palvelupyyntö on loppuun käsitelty.

Asiakasrekisteriä koskeva aineisto tuhotaan heti tietojen rekisteriin syöttämisen jälkeen. Tiedot ovat salassa pidettäviä, niitä koskee vaitiolovelvollisuus.

Lomakkeilla tietoja annettaessa tiedot kulkevat salatun yhteyden kautta vastaanottajalle.

Lomakkeiden tietoja ei luovuteta muille kuin palvelupyyntöjen ja asiakaspalautteiden käsittelijöille.

Lomakkeen lähettäneellä on oikeus saada tarkistaa lähettämänsä itseään koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Tarkistuspyynnöt ja korjausvaatimukset esitetään rekisterin yhteyshenkilölle Susanna Kinnarille tai Hanna Saariolle.