Tietosuojailmoitus: Opiskelijapalvelut

Rekisterinpitäjä

Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy
PL 12, 00511

Yhteyshenkilö ilmoitusta koskevissa asioissa

Liisa Leppänen, tietosuojavastaava
Kyläsaarenkuja 2, 00580 Helsinki
tietosuojavastaava@diak.fi

Tietosuojailmoituksen nimi

Opiskelijapalvelujen tietosuojailmoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

  • Diakiin hakijoiden tietojen hallinta
  • Opiskelijoiden tietojen ja opintosuoritusten hallinta Diakin opiskelijahallintajärjestelmässä ja muissa rekistereissä
  • Viranomaistiedon siirrot
  • Opiskelijan suoritusten vastaanottaminen ja säilyttäminen
  • Opiskelija-arviointien kirjaaminen ja säilyttäminen
  • Opiskelijan opintojen etenemiseen liittyvät sopimukset
  • Opiskelijan suorituksen arviointi
  • Opiskelijan suoritusten seuranta
  • Opiskeluoikeuden jatko-, palautus- ja muutospäätökset
  • Opiskeluoikeuden peruutus
  • Opiskeluvilpin käsittely
  • Opiskelijaa koskevan poikkeavan tilanteen selvitys (vuodesta 2018) Opiskelijan kansainvälisen liikkuvuuden hallinnointi
  • Opiskelijapalautteen kerääminen

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6:n mukaan käsittely on lainmukaista ainoastaan jos ja vain siltä osin kuin vähintään yksi seuraavista edellytyksistä täyttyy:

a) rekisteröity on antanut suostumuksensa
b) käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena
c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
d) käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi
e) käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai käsittely on tarpeen rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
f) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi

Täyttyviä edellytyksiä ovat a, b, c, e ja f.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja henkilötietojen säilytysajat

Käsiteltävät henkilötiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus ja valokuva.

Muita käsiteltäviä tietoja: opiskelijan valintakokeisiin ja opintosuorituksiin liittyviä tietoja

Tietojen säilytysajat: Arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) mukaisesti (löytyy Diakin sisäisestä intranetistä)

Käsitelläänkö arkaluonteisia tietoja (etninen tausta, poliittinen mielipide, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, terveystietoja, seksuaalinen käyttäytyminen tai suuntautuminen. Artikla 9): Kyllä.

Mikäli kyllä, perustuuko suostumukseen?: Kyllä.

Jos arkaluonteisia tietoja käsitellään ilman suostumusta, ilmoita käsittelyn syy: SORA-asiat. SORA-säädösten (ratkaisuja opiskeluun soveltumattomuuteen) tavoitteena on parantaa koulutuksen ja sen jälkeisen työelämän turvallisuutta ja lisätä koulutuksen ja tutkinnon järjestäjien mahdollisuutta puuttua opiskelijan soveltumattomuuteen ja häntä koskeviin turvallisuuskysymyksiin. Opiskeluun soveltumattomuuden tilanteissa tehdään ratkaisuja, jotka koskevat opiskelijaa yksilönä. Kyseessä on opiskelijan asemaan ja tilanteeseen liittyvä julkisen vallan käyttö ja päätöksenteko.

Käytettävät tietojärjestelmät ja järjestelmäkohtaiset tietosuojaselosteet

Tietojärjestelmät:

  • Peppi (MyDiak)
  • Opintopolku
  • Oili
  • Efecte
  • Primus
  • Diakle
  • Fronter
  • Jobiili
  • Muiden korkeakoulujen oppimisympäristöt (esim. Moodle) Mobility Online
  • Dynasty
  • Incy
  • Urkund

Manuaaliset rekisterit (paperi)

  • manuaaliset rekisterit, hakijapalvelut
  • manuaaliset rekisterit, opinto-ohjaus
  • manuaaliset rekisterit, kuraattoripalvelut
  • manuaaliset rekisterit, opintotoimistopalvelut
  • manuaaliset rekisterit, koulutuksen tulosalue manuaaliset rekisterit, kansainväliset liikkuvuuspalvelut

Sähköiset rekisterit (esim. Excel)

  • sähköiset rekisterit, hakijapalvelut
  • sähköiset rekisterit, opinto-ohjaus
  • sähköiset rekisterit, kuraattoripalvelut
  • sähköiset rekisterit, opintotoimistopalvelut
  • sähköiset rekisterit, koulutuksen tulosaluesähköiset rekisterit, kv-liikkuvuuspalvelut

Säännönmukaiset tietolähteet

  • Sympa
  • Oili
  • Opintopolku

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan. Erilaiset viranomaistiedon siirrot: Virta, tilastokeskus, Kela, YTHS

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekistereiden suojauksen periaatteet

a) Manuaalinen aineisto

Onko manuaalista aineistoa? Kyllä.

Mikäli kyllä, miten aineistoa säilytetään ja suojataan? Manuaaliset aineistot säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Aineistot ovat lukitussa kaapissa eri kampuksilla ja aineistoon pääsee käsiksi vain opiskelijapalveluiden henkilöstö.

b) ATK:lla käsiteltävät tiedot

Onko aineistoa sähköisessä muodossa? Kyllä.

Mikäli kyllä, miten aineistoa säilytetään ja suojataan? Aineisto säilytetään Diakin arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) mukaisesti. Sähköinen aineisto perustuu käyttäjän oikeuksiin kyseiseen järjestelmiin (ks. tietosuojaselosteet).

Rekisteröidyn oikeudet ja velvollisuudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot rekisterinpitäjältä toiselle.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritettuun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Tietoja pyydettäessä rekisteröity voi käyttää apunaan Diakonia-ammattikorkeakoulun omaa mallilomaketta ja Tietosuoja-alasivulla olevia ohjeita.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Rekisterissä olevien henkilötietojen perusteella tehdään profilointeja. Profiloinnin tarkoituksena on seurata opiskelijan opintomenestystä, kuten ennaltaehkäistä opintojen keskeytystä ja auttaa opiskelijaa suorittamaan tutkinto loppuun.

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Yhteishenkilö rekisteröidyn oikeuksiin ja velvollisuuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava. Tietosuojavastaavan yhteystiedot ovat selosteen alussa (kohta 2).