Tietosuojailmoitus: Justus-julkaisutietojen tallennuspalvelu

Rekisterinpitäjä

Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy
PL 12, 00511

Rekisterinpitäjä ilmoitusta koskevissa asioissa

Liisa Leppänen, tietosuojavastaava
Kyläsaarenkuja 2, 00580 Helsinki
tietosuojavastaava@diak.fi

Tietosuojailmoituksen nimi

JUSTUS-julkaisutietojen tallennuspalvelurekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

JUSTUS – julkaisutietojen tallennuspalvelun (jatkossa JUSTUS-palvelu) kautta korkeakoulut ja valtion tutkimuslaitokset ilmoittavat julkaisutietoja opetus- ja kulttuuriministeriön vuosittaiseen julkaisutiedonkeruuseen.

Tietoja käytetään korkeakoulujen tutkimuksen rakenteen kehityksen seurannassa ja ohjauksessa sekä yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen perusrahoituksen jakokriteerinä. Julkaisutietojen keräämisen tarkoituksena on myös tuottaa tietopohjaa suomalaisen tutkimusjärjestelmän toiminnasta ja yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta. Tietoja hyödynnetään myös oman organisaation tarkoituksia (tilastot, raportit ja julkaisutoiminnan kehittäminen) varten.

JUSTUS-palvelun tiedot julkaistaan ja tietoja voi selailla Tiedejatutkimus.fi- ja JUULI-palveluissa. Niiden tarkoituksena on helpottaa Suomessa tuotetun tutkimuksen näkyvyyttä ja löydettävyyttä. Tutkimusjulkaisun tekoon merkittävän panoksen antaneet tulee mainita sen tekijäluettelossa.

JUSTUS-palvelun kautta käyttäjä voi myös rinnakkaistallentaa julkaisun korkeakoulun tai tutkimuslaitoksen käyttämään julkaisuarkistoon, mikä edistää julkaisujen avointa saatavuutta.

Tutkimusjulkaisun julkaisseella organisaatiolla on oikeus käsitellä, luovuttaa ja julkaista julkaisusta julkisia tietoja. Organisaatioiden ilmoittamia tietoja käytetään opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) vuosittaiseen julkaisutiedonkeruuseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6:n mukaan käsittely on lainmukaista ainoastaan jos ja vain siltä osin kuin vähintään yksi seuraavista edellytyksistä täyttyy:

a) rekisteröity on antanut suostumuksensa
b) käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena
c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
d) käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi
e) käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai käsittely on tarpeen rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
f) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi

Täyttyviä edellytyksiä ovat a, b ja c
Ammattikorkeakoululaki 45 §
EU:n tietosuoja-asetus 6 art kohta 1e

Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja henkilötietojen säilytysajat

a) Henkilön perustiedot:

– etu- ja sukunimi,
– sähköpostiosoite,
– ORCID-tutkijatunniste (ei pakollinen tieto),
– lokitietoja palvelun käytöstä

b) Lisäksi henkilöstä tallennetaan näitä taustatietoja:

– organisaatio,
– organisaation alayksikkökoodi,
– yksilöivä tunniste (Eduuni-ID:n uid-attribuutti),
– organisaatiokohtainen yksilöivä tunniste.

Tietojen säilytysajat:

Julkaisuihin liittyviä henkilötietoja säilytetään toistaiseksi. Julkaisutietoja koskevia käsittelylokitietoja säilytetään viisi vuotta käsittelyvuoden päättymisestä, tekijätietoja koskevia käsittelylokitietoja säilytetään kuusi kuukautta käsittelykuukauden päättymisestä.

Käsitelläänkö arkaluonteisia tietoja (rotu/etninen, alkuperä, poliittinen mielipide, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, terveystietoja, seksuaalinen käyttäytyminen tai suuntautuminen. Artikla 9): ei

Käytettävät tietojärjestelmät ja järjestelmäkohtaiset tietosuojaselosteet

  • Justus-julkaisutietojen tallennuspalvelu
  • VIRTA-julkaisutietopalvelu
  • Vipunen- opetushallinnon tilastopalvelu
  • JUULI-portaali
  • Tiedejatutkimus.fi -tutkimustietovaranto
  • Eduuni-ID

Säännönmukaiset tietolähteet

  • Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään tai tutkimusjulkaisun tallentaneelta organisaatiolta.
  • Julkaisujen ja niiden tekijöiden tiedot näkyvät tiedejatutkimus.fi-palvelun https://www.tiedejatutkimus.fi sekä JUULI -julkaisutietoportaalin kautta https://juuli.fi/.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

JUSTUS-palvelussa asiakasorganisaatiot päättävät julkaisutietojen luovuttamisesta JUSTUS-palvelusta eteenpäin VIRTA-julkaisutietopalveluun,  jonka kautta tiedot siirtyvät osaksi opetus- ja kulttuuriministeriön vuosittaista julkaisutiedonkeruuta sekä tiedejatutkimus.fi-palveluun ja JUULI-portaaliin. Organisaatioiden toimeksiantoihin perustuen tietoja voidaan luovuttaa myös muihin järjestelmiin.

VIRTA-julkaisutietopalvelun tietojen käsittelytoimet on kuvattu erikseen VIRTA-julkaisutietopalvelun wikisivuilla (Tietojen käsittelyn kuvaus VIRTA-julkaisutietopalvelussa https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=70194551).

JUSTUS-palvelussa julkaisuihin liittyvien henkilötietojen tallennus- ja muokkausoikeudet ovat palveluun liittyneiden organisaatioiden nimeämillä pääkäyttäjillä.

Henkilötietojen käsittelijöitä ovat CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy ja sen alihankkijat.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, eikä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolelta, ellei se ole tarpeen tiedon käsittelyn teknisen toteuttamisen mahdollistamiseksi (esimerkiksi järjestelmien tekninen ylläpito EU:n/ETA:n ulkopuolelta) tai rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvien kansainvälisten toimintojen hoitamiseksi.

Siirtäessään henkilötietoja rekisterinpitäjä noudattaa EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita koskien henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin tai toteuttaa muut asianmukaiset suojatoimet tai varmistaa, että kolmannessa maassa taataan riittävä tietosuojan taso.

Rekistereiden suojauksen periaatteet

a) Manuaalinen aineisto

Onko manuaalista aineistoa? Ei

b) ATK:lla käsiteltävät tiedot

Onko aineistoa sähköisessä muodossa? Kyllä

Mikäli kyllä, miten aineistoa säilytetään ja suojataan?

  • Kirjasto laatii ja ylläpitää henkilöstölle laaditut Justuksen käyttöohjeet (http://libguides.diak.fi/c.php?g=493965&p=4740324)
  • Käyttäjätunnus edellyttää käyttäjän työsähköpostin rekisteröimistä Eduuni-palveluun. Julkaisutietojen tallentaja tunnistautuu palveluun Haka- tai Eduuni-ID –kirjautumisella.
  • Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy huolehtii rekisterinpitäjänä tietosuojan toteutumisesta käyttäessään JUSTUS -julkaisutietojen tallennuspalvelua. Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy noudattaa henkilötietoja käsitellessään lainsäädännön edellyttämää hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja tietojen suojaamista koskevia säännöksiä. Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy toimii tallennetun julkaisutiedon rekisterinpitäjinä omien tietojensa osalta ja vastaa JUSTUS -julkaisutietopalveluun tallentamiensa tietojen sisällöstä, virheettömyydestä ja ajantasaisuudesta.
  • Tietokantoihin ja järjestelmiin pääsyyn sekä rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän tai tämän puolesta ja lukuun toimivien alihankkijoiden työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä rekisterin sisältämiä tietoja. Kullakin rekisteriä käyttävällä käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin.
  • Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.
  • JUSTUS-julkaisutietojen tallennuspalvelussa, Tiedejatutkimus.fi-palvelussa sekä JUULI-julkaisutietoportaalissa henkilötietoja suojataan asianmukaisia teknisin ja hallinnollisin toimin luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä tietoja käsittelevien huolellinen valinta.

Rekisteröidyn oikeudet ja velvollisuudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot rekisterinpitäjältä toiselle.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritettuun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Tietoja pyydettäessä rekisteröity voi käyttää apunaan Diakonia-ammattikorkeakoulun omaa mallilomaketta ja Tietosuoja-alasivulla olevia ohjeita.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Rekisterissä olevien henkilötietojen perusteella ei tehdä profilointeja.

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin ja velvollisuuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava. Tietosuojavastaavan yhteystiedot ovat selosteen alussa.