Tietosuojailmoitus: HR

Rekisterinpitäjä

Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy
PL 12, 00511

Yhteyshenkilö ilmoitusta koskevissa asioissa

Liisa Leppänen, tietosuojavastaava
Kyläsaarenkuja 2, 00580 Helsinki
tietosuojavastaava@diak.fi

Tietosuojailmoituksen nimi

Henkilöstöpalveluiden tietosuojailmoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

  • Työsuhteen elinkaaren aikana tapahtuva henkilöstön henkilötietojen käsittely työyhteisössä
  • Rekrytointiprosessissa kertyvät tiedot
  • Työsuhteen elinkaaren aikana tapahtuva henkilötietojen käsittely
  • Työsuhteen päättymisen jälkeen tarvittavat henkilötiedot (perustiedot, koulutustiedot ja eläkkeeseen vaikuttavat tiedot)

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6:n mukaan käsittely on lainmukaista ainoastaan jos ja vain siltä osin kuin vähintään yksi seuraavista edellytyksistä täyttyy:

a) rekisteröity on antanut suostumuksensa
b) käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena
c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
d) käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi
e) käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai käsittely on tarpeen rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
f) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi

Täyttyviä edellytyksiä ovat b, c, e ja f.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja henkilötietojen säilytysajat

Käsiteltävät henkilötiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus ja valokuva.

Muita käsiteltäviä tietoja: henkilöstön ja työnhakijan osaamisen kuvaamiseen liittyvät tiedot ja henkilöstön työsuhteen elinkaaren hallintaan ja palkanmaksuun liittyvät tiedot

Tietojen säilytysajat: rekrytointiprosessin asiakirjat 2 vuotta; työsuhteisen tiedot aktiivisena työsuhteen ajan, arkistointi arkistonmuodostussuunnitelman mukaan

Käsitelläänkö arkaluonteisia tietoja (rotu/etninen, alkuperä, poliittinen mielipide, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, terveystietoja, seksuaalinen käyttäytyminen tai suuntautuminen. Artikla 9): Kyllä

Mikäli kyllä, perustuuko suostumukseen? Kyllä

Jos arkaluonteisia tietoja käsitellään ilman suostumusta, ilmoita käsittelyn syy: Ammattiliiton jäsenyys

Käytettävät tietojärjestelmät ja järjestelmäkohtaiset tietosuojaselosteet

  • Sympa
  • Personec W
  • Recright
  • Duuri
  • Dynasty
  • ePopulus
  • verkkolevy
  • intranet

Säännönmukaiset tietolähteet

  • Rekisteröidyltä itse (henkilöstö ja työnhakijat)
  • Rekrytointikumppanit

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan:

  • Ulkoistetulle palkkahallinnolle palkanmaksua varten; ja
  • Työterveyshuoltopalvelua varten

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekistereiden suojauksen periaatteet

a) Manuaalinen aineisto

Onko manuaalista aineistoa? Kyllä

Mikäli kyllä, miten aineistoa säilytetään ja suojataan?
– lukituissa kaapeissa
– arkistossa (Kyläsaarenkuja 2)

b) ATK:lla käsiteltävät tiedot

Onko aineistoa sähköisessä muodossa? Kyllä

Mikäli kyllä, miten aineistoa säilytetään ja suojataan? Aineisto säilytetään Diakonia-ammattikorkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) mukaisesti. Ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi valtuutetuilla henkilöillä on pääsyoikeus aineiston. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Rekisteröidyn oikeudet ja velvollisuudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot rekisterinpitäjältä toiselle.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritettuun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Tietoja pyydettäessä rekisteröity voi käyttää apunaan Diakonia-ammattikorkeakoulun omaa mallilomaketta ja Tietosuoja-alasivulla olevia ohjeita.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Rekisterissä olevien henkilötietojen perusteella ei tehdä profilointeja.

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin ja velvollisuuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava. Tietosuojavastaavan yhteystiedot ovat selosteen alussa.